As empresas geralmente exigem papelada para qualquer coisa, exceto as menores compras da empresa. Um pedido de compra geral reduz a papelada. Em vez de, digamos, três dúzias de pedidos de compra de papel de impressora no ano que vem, a empresa usa um contrato de compra geral para encomendar papel de um ano. Isso economiza tempo e dinheiro, mas não funciona em todas as compras.
Dicas
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As empresas usam ordens de compra genéricas quando precisam de um suprimento constante de um produto padronizado. Com um único PO, uma empresa pode comprar um ano de suprimentos de uma só vez. O fornecedor entrega todo o ano sempre que a empresa pede.
Comprando com um cobertor PO
Um pedido de compra geral tem algumas das vantagens de comprar a granel. Como há apenas uma ordem de compra, ela evita que os funcionários tenham que escrever várias ordens de compra para a mesma coisa repetidas vezes. Ao substituir várias compras pequenas por uma grande compra, a empresa pode se qualificar para descontos em massa, mas, diferentemente de uma compra em massa, a empresa não precisa receber nem armazenar a quantidade total. Em vez disso, os compradores simplesmente ligam para o fornecedor quando precisam reabastecer.
Um PO de manta é uma versão mais flexível de um pedido permanente. As empresas usam pedidos permanentes quando precisam de entregas regulares de quantidades específicas. Por exemplo, um fabricante que usa 50 galões de ácido por semana pode preparar uma encomenda: Toda manhã de segunda-feira, o fornecedor de ácido fornece o suprimento de ácido da semana. Se a empresa precisa da mesma quantia, mas em um cronograma mais variável, provavelmente usaria um pedido programado. Dessa forma, o fornecedor não entrega o ácido até que a empresa o solicite.
As ordens gerais e permanentes permitem que uma empresa economize tempo e dinheiro. Não há necessidade de negociar preços com cada remessa ou de procurar um novo fornecedor porque o pedido de compra bloqueia tudo isso.
Usando POs de cobertura
Um pedido de compra geral é uma boa opção se a sua empresa fizer muitas compras repetitivas ou fornecer um produto ou serviço padronizado. Se você pode obter um desconto de quantidade indo cobertor, é um negócio ainda melhor.
Um PO básico é uma má escolha se você não tiver um preço firme para a compra ou se o preço estiver sujeito a alterações sem aviso prévio. É arriscado se você não tiver certeza de que o produto ou serviço é de qualidade suficiente para atender às suas necessidades. Nessas situações, muitas vezes é mais seguro manter várias ordens de compra até encontrar um fornecedor confiável.
O pedido de compra geral deve definir os preços, as quantidades, os termos e as condições de faturamento. Deve indicar quanto tempo dura o acordo e incluir uma cláusula de cancelamento. Mesmo depois de implementar o contrato, monitore suas compras. Se sua empresa acaba pedindo mais do que o contrato cobre, você não terá o preço garantido sobre os bens extras.
