Geralmente, é um custo-benefício para um empregador pedir aos funcionários que dirijam seus próprios carros quando estão no trabalho, em vez de investir em veículos de propriedade da empresa. No entanto, isso impõe um custo ao funcionário. As organizações freqüentemente pagam reembolsos de milhagem para atrair e manter bons trabalhadores. Seguir as diretrizes do Internal Revenue Service para reembolsar os custos operacionais do veículo com base na milhagem fornece ao empregador e ao empregado vantagens fiscais significativas.
Princípios Básicos de Reembolso de Milhas
A cada ano, o IRS publica uma taxa padrão atualizada para o reembolso de milhas dedutíveis. A taxa reflete o custo médio de operação de veículos a motor, como carros, vans e SUVs. Por exemplo, a taxa padrão para 2015 é de 57,5 centavos por milha. O IRS define a taxa em um nível que abrange não apenas a gasolina, mas os custos operacionais normais, incluindo seguros, licenças e manutenção. Os empregadores podem acompanhar as despesas reais do veículo, mas geralmente não, já que o uso da taxa padrão torna desnecessária a manutenção extra de registros. A taxa padrão não cobre itens como taxas de estacionamento ou de pedágio. Os empregadores podem reembolsar esses custos como despesas comerciais, mas devem ser tratados como itens separados.
Viagens de negócios permitidas
Os empregadores só podem pagar os reembolsos de milhas isentas de impostos para a condução relacionada ao trabalho. Isso significa que um funcionário não pode fazer recados pessoais e ainda reivindicar a viagem como despesa comercial. Por exemplo, uma viagem para se encontrar com os clientes é dedutível, mas não é uma viagem para fazer um depósito bancário pessoal. Além disso, dirigir entre o trabalho e a casa todos os dias não é uma viagem dedutível. Às vezes, os empregadores pagam antecipadamente a milhagem, especialmente para longas viagens de negócios. Quando isso é feito, o empregado deve devolver qualquer quantia não utilizada.
Acompanhamento de viagens de negócios
Requisitos de documentação de reembolso de milhagem do IRS são simples quando a taxa padrão é usada. Isso ocorre porque a taxa padrão cobre todos os custos operacionais normais, portanto, não é necessário que um empregador acompanhe os custos, como gás e reparos. Um funcionário deve fornecer um registro das viagens relacionadas ao trabalho. Eles geralmente mantêm um registro de milhagem e devem enviá-lo para reembolso em uma programação regular. Cada entrada de registro deve incluir as leituras do odômetro inicial e final. As inscrições também devem fornecer uma breve descrição do objetivo e do destino da viagem.
Reembolso e Impostos
Se um empregador paga um empregado mais do que o montante permitido, o excesso é uma compensação tributável e deve ir para o empregado W-2 como tal. Caso contrário, o reembolso de milhas é uma despesa comercial dedutível para o empregador. O empregado não tem nenhuma responsabilidade tributária pelo reembolso até a taxa padrão, e o dinheiro não é declarado como remuneração no W-2. Quando os empregadores escolhem pagar uma quantia menor, os funcionários podem amortizar a diferença em suas declarações de imposto de renda.
