Apesar dos avanços tecnológicos na comunicação eletrônica, os aparelhos de fax continuam sendo um método importante de divulgação de documentos a partir de 2015. As folhas de rosto do fax desempenham um papel importante no alerta aos destinatários sobre quem deve receber o fax e o que está nele.
Remetente e receptor
Uma das principais funções de uma folha de rosto de fax é identificar o remetente e o destinatário do documento. Embora as folhas de rosto sejam opcionais, a falta de informações básicas de contato pode levar à perda de transmissões. Se o destinatário não receber o fax, o alerta "Destinatário" na folha de rosto ajudará o documento a chegar à pessoa certa. Além disso, um destinatário de fax que reconhece o nome do remetente pode endereçar o documento mais rapidamente. Muitas empresas têm folhas de rosto de fax baseadas em modelos com seus nomes e logotipos já impressos na página.
Detalhes do Documento
Uma folha de rosto de fax típica também possui uma seção pelo motivo pelo qual o fax está sendo enviado ou comentários no gabinete do documento. Esta seção é útil quando um remetente tem dúvidas sobre se alguém levará a transmissão a sério. Se uma empresa enviar uma proposta de lance não solicitada, por exemplo, a folha de rosto pode declarar o benefício para o destinatário da leitura dos materiais. Detalhes sobre os documentos também podem lembrar ao destinatário que os materiais enviados por fax seguem uma discussão ou acordo anterior.
Números de data e página
A data da transmissão e o número de páginas enviadas também são elementos comuns na folha de rosto. Ambos são importantes para a manutenção de registros e precisão. Uma data em um fax permite que um remetente confirme que ele atendeu a um determinado prazo final. O número de páginas no fax é muito importante para proteger contra transmissões incompletas. Uma folha de rosto pode indicar "5 páginas, incluindo folha de rosto". Isso alerta o destinatário de que a transmissão deve conter cinco páginas no total. Se algum estiver faltando, o destinatário pode alertar o remetente sobre o documento incompleto.
detalhes adicionais
Uma folha de rosto de fax também é usada para transmitir privacidade e divulgações de segurança com determinados documentos. Agências governamentais, instituições financeiras e escritórios legais estão entre as organizações que podem ter declarações de confidencialidade ou privacidade em uma folha de rosto. Esta declaração alerta o destinatário sobre a natureza delicada do recinto e ajuda a garantir a responsabilidade na proteção de documentos confidenciais. Os faxes também podem vincular legalmente o destinatário a requisitos contratuais ou regulamentares. Algumas empresas usam transmissões de fax para enviar documentos semelhantes a memorandos e incluem apenas a folha de rosto com um resumo ou uma breve mensagem em uma única página.
