Comentar o desempenho do trabalho de um funcionário pode ocorrer durante o curso de uma avaliação de desempenho anual, ou os comentários podem ser fornecidos durante conversas informais com um funcionário. Os supervisores que avaliam o desempenho do trabalho dos funcionários devem seguir determinados protocolos e práticas da empresa ao fornecer aos funcionários um feedback sobre seus níveis de desempenho. Os comentários sobre o desempenho do trabalho dos funcionários devem ser feitos de maneira racional e bem documentada, com oportunidades suficientes para que o funcionário forneça informações.
Revise o arquivo pessoal do funcionário. Se você estiver realizando uma avaliação de desempenho anual e pretender fornecer comentários como parte da reunião de avaliação, revise toda a documentação disponível para o período de avaliação. Por exemplo, memorandos de ações disciplinares e corretivas, registros de presença, registros de trabalho, recomendações e autoavaliações de funcionários são materiais que você deve analisar antes de se reunir com o funcionário para fornecer comentários sobre o desempenho. Olhe para o desempenho do trabalho do funcionário em sua totalidade antes de construir comentários para um período de avaliação durante uma avaliação anual.
Agende um horário para se encontrar com o funcionário sobre seu desempenho. Se o funcionário não estava prevendo uma reunião com você para discutir o desempenho, diga-lhe exatamente qual é o assunto da reunião e incentive-a a trazer materiais relevantes e anotações sobre seu desempenho. Lembre o funcionário de que a reunião deve ser uma conversa - não um relatório unilateral sobre seu desempenho, sem comentários ou opiniões de funcionários.
Comece a reunião em uma nota positiva, reconhecendo as contribuições do funcionário, suas qualificações e como a empresa valoriza suas habilidades e qualificações. Forneça comentários e faça backup de seus comentários com a documentação. Atenha-se aos fatos e observações pessoais de assuntos relacionados ao trabalho. Abster-se de usar um tom acusatório quando você fornecer feedback construtivo e não confiar em informações de segunda mão, a menos que haja documentação escrita para substanciar as observações dos outros. Comunicar-se efetivamente com seu empregado durante essa reunião é essencial. A Nolo, fornecedora de informações jurídicas para os empregadores, fornece dicas para dar feedback aos funcionários em sua folha de orientação intitulada "Como conduzir uma avaliação de funcionários". Afirma: "Concentre-se em quão bem (ou mal) o trabalhador faz o trabalho - não nas características pessoais ou traços do trabalhador".
Analise os incidentes específicos em que você observou o funcionário executando suas tarefas. Forneça um feedback equilibrado - em outras palavras, não se concentre em feedback estritamente construtivo ou negativo, mesmo que essa tenha sido a intenção de sua conversa. Dê exemplos de desempenho de funcionários que atendam às expectativas de desempenho da empresa. Identifique as áreas em que você acredita que o funcionário demonstra um excelente desempenho e observe as áreas em que ele poderia melhorar seu desempenho.
Documente sua conversa com o funcionário. Se a reunião for o culminar de uma avaliação de desempenho, forneça ao funcionário uma cópia do documento de avaliação e peça-lhe que o assine. Se esta for uma reunião informal em que você está fornecendo feedback construtivo e sugestões de melhoria, envolva o funcionário em um diálogo sobre como melhorar seu desempenho. Pergunte quais os treinamentos e recursos que ela precisa melhorar e indique quando você seguirá com ela para fornecer as ferramentas que ela precisa. Se a reunião for para discutir o desempenho que excede as expectativas da empresa, diga ao funcionário que você resumirá seus comentários e colocará uma cópia do resumo em seu arquivo pessoal, além de fornecer uma cópia.
