As funções de guarda-livros para uma creche não são completamente diferentes das de um contador para qualquer outro negócio baseado em serviços, mas as responsabilidades são consideravelmente maiores. Uma vez que as creches são obrigadas a fornecer os recibos totais do ano aos pais dos filhos para fins tributários, é preciso ter maior cuidado para registrar as transações com precisão.
Obrigações relacionadas a impostos
Devido à natureza única do negócio de creches, especificamente com os pais deduzindo do final do ano a quantia que pagam pelo cuidado das crianças de seus impostos, o contador deve obter os valores pagos por cada cliente corretos. Se a creche oferece antes e depois do atendimento escolar, um registro deve ser mantido de todos os valores pagos apenas por esse serviço, e os recibos são enviados.
Obrigações da Folha de Pagamento
Ao preencher a papelada da folha de pagamento, os guarda-livros de creches usam o software de contabilidade fornecido ou as tabelas de impostos encontradas nos sites do IRS e do estado. O contador terá que usar o Serviço de Contribuinte Federal Eletrônico e para cada período de pagamento preencher um pagamento 941 (isto é para as contribuições da empresa para a Previdência Social, Medicare e Retenção Federal junto com as contribuições do funcionário também). O contador usa o site, www.eftps.com e insere o número EIN e PIN da empresa.
Em uma base trimestral, um guarda-livros de creche terá que fornecer um formulário 941 e enviá-lo para o IRS. O Formulário 941 será um total de 941 pagamentos feitos em cada período da folha de pagamento e deve ser assinado e enviado por correio em cada trimestre. O contador também deve fazer os pagamentos calculados do software de contabilidade e enviar o Imposto Federal de Desemprego (FUTA) a cada trimestre. Além desses requisitos, a cada trimestre, o contador deve também preencher o formulário para o imposto de desemprego do estado. (SUTA)
Obrigações do dia-a-dia
Um contador em uma creche deve manter o controle de todas as contas a receber para garantir que todos os clientes estejam pagando a tempo e todas as contas a pagar para garantir que o prédio, os serviços públicos e outras contas mensais sejam pagas a tempo. A cada mês, as contas do banco e do cartão de crédito devem ser conciliadas comparando as declarações bancárias e de cartão de crédito com o software de contabilidade e garantindo que as declarações do banco / cartão de crédito estejam de acordo com o software contábil.
Cheques cancelados, cópias de faturas de fornecedores e recibos de despesas são arquivadas semanalmente para garantir que todas as cópias impressas estejam disponíveis para inspeção e auditorias.
Requerimentos legais
O contador concluirá uma análise da receita por criança, tendo em mente as proporções legais de crianças para professores. As proporções variam em cada estado de acordo com a lei estadual. O contador deve usar essas informações para elaborar um plano para contratar mais professores ou executar uma análise de custos por sala de aula.
Compromissos financeiros
Deveres adicionais incluem a coleta de todos os cheques e pagamentos em dinheiro, registrando-os como contas a receber e preenchendo os recibos de depósito para o proprietário da creche, que irá verificar novamente todos os totais, para entregar ao banco. Recibos para pagamentos feitos serão impressos e dados a cada cliente mensalmente.
Imprimindo relatórios financeiros mensais, incluindo o Demonstrativo de Resultados, Balanço e Previsão de Fluxo de Caixa, mantendo os registros para o fundo de caixa e mantendo recibos para reembolsar o fundo para todas as despesas pagas também são geralmente parte do trabalho.
