A contabilidade seria fácil se você reduzisse as demonstrações financeiras a algumas linhas: dinheiro feito este mês, dinheiro gasto, aqui está o que resta e esse é o valor de nossos ativos. Simples, mas não terrivelmente informativo. Embora alguns dos princípios da contabilidade sejam complicados, a classificação de contas é básica: ao criar contas diferentes para diferentes tipos de dívidas, receitas e ativos, a contabilidade fornece mais informações sobre a empresa. Isso torna os livros contábeis e demonstrações financeiras mais úteis para executivos, investidores e credores.
Gravação em Contabilidade
Na contabilidade, todas as transações, da compra de papel para copiadoras à venda de US $ 1 milhão em estoque, vão para o livro da empresa. O significado de registrar em contabilidade é que o registro de transações mantém as coisas corretas. A administração da corporação pode ver como a empresa está se saindo e se está ganhando mais do que gasta. Investidores e credores podem rever os livros e demonstrações financeiras e decidir se a empresa pode ser confiável com seu dinheiro.
A maneira mais simples de registrar as transações é registrá-las em um diário contábil, ajustando as diferentes classificações de conta de acordo. Se, digamos, um cliente que lhe deva $ 500 paga a conta, isso afeta duas classes, contas a receber (agora $ 500 menores) e dinheiro ($ 500 maiores). Entrando em cada transação como acontece, leva tempo e aumenta a possibilidade de erros. Com o software de contabilidade, os contabilistas podem simplesmente gravar no software quando a empresa recebe uma fatura de fornecedor ou contracheques. O software então debita ou credita automaticamente as classificações de conta apropriadas.
A classificação de contas torna a contabilidade mais complicada, mas também mais informativa e detalhada. De certa forma, torna a contabilidade mais simples no futuro. Suponha que você tenha comprado uma extensa biblioteca de software para os computadores da empresa. Todo o software é um ativo intangível e fixo. Quando você reclama depreciação da perda de valor do software devido à idade, todo o software deve ser depreciado com aproximadamente a mesma taxa. Registrar todos os programas em uma classificação de ativos simplifica a aplicação da depreciação para toda a classe.
Classificação de contas
Classificar suas contas agrega suas finanças em diferentes categorias em seus livros e demonstrações financeiras. Ele divide seus registros em várias classificações amplas.
- Contas de ativos: Esta lista inclui a propriedade e o equipamento da empresa, da terra ao dinheiro, patentes e muito mais.
- Contas de ResponsabilidadeIsso inclui dinheiro que sua empresa deve, mas ainda não pagou, como contas a pagar, hipotecas, empréstimos e outras contas a pagar.
- Contas de capital ou de capital próprio do proprietário: Esta é a participação acionária que o proprietário, proprietário ou acionistas tem no negócio. A participação sobe e desce com o valor dos ativos e o montante da dívida.
- Contas de saque: Isso cobre o dinheiro retirado pelos proprietários do negócio para uso pessoal. Inclui a conta de desenhos em parcerias e a conta de dividendos em empresas.
- Contas de receita: Estes relatórios e acompanhar o rendimento das vendas de bens ou serviços. Eles também incluem receita não operacional, como receita de empréstimos ou investimentos.
- Conta de despesa: Isso inclui salários, aluguel, salários, suprimentos e outras despesas.
Classificação de contas pode entrar em muito mais detalhes. A classificação de ativos, por exemplo, divide as contas de ativos em várias subcategorias:
- Dinheiro: Isso inclui dinheiro em contas correntes, contas de depósito e dinheiro da empresa.
- Recebíveis: A menos que você execute sua contabilidade estritamente em uma base de caixa, você relata dinheiro quando você ganha, não quando você o recebe. Digamos que você venda US $ 1.500,00 em estoque para um cliente, mas você concede a eles 30 dias para pagar. Você relata os US $ 1.500 assim que ganhar. É classificado como receita na demonstração de resultados e contas a receber (um ativo) no balanço patrimonial.
- Inventário: Esta categoria inclui mercadorias para venda, mercadorias parcialmente concluídas e matérias-primas.
- Ativo permanente: Essa classificação de ativos abrange as coisas que você compra que não podem ser facilmente convertidas em dinheiro da maneira que o inventário pode. Os ativos são mantidos a longo prazo, ao contrário, digamos, de material de escritório. Exemplos de ativos fixos incluem computadores, carros, móveis, edifícios e terras.
A classificação também separa ativos em categorias atuais e de longo prazo. Os ativos atuais são os que serão usados no próximo ano. Os ativos de longo prazo duram para além dos próximos 12 meses. Contadores também classificam os ativos tangíveis e intangíveis separadamente. Ativos tangíveis incluem itens físicos, como caminhões, impressoras 3D e estoque. Os ativos intangíveis são de propriedade não física, como patentes, direitos autorais e boa vontade do cliente.
Classificação e Demonstrações Financeiras
Outro significado de registro em contabilidade é que os dados registrados nos registros se tornam a base das demonstrações financeiras. As três demonstrações financeiras consolidam os registros financeiros de uma empresa de diferentes maneiras e classificam as contas de maneiras diferentes.
O balanço patrimonial possui três grandes classes contábeis: ativos, passivos e patrimônio líquido, que é o que restou após subtrair passivos de ativos. A classificação de contas normalmente os divide em itens como lucros acumulados, contas a receber, passivos de curto prazo e passivos de longo prazo. Você não é obrigado a usar todas as possíveis classificações de ativos ou classificações de passivos no balanço patrimonial. Se, digamos, sua empresa nunca teve ativos intangíveis, você não precisa escrever "Ativos intangíveis: US $ 0" para indicar isso. Ao comparar os ativos e passivos da empresa, o balanço mostra um resumo da saúde financeira da empresa.
A demonstração de resultados mostra a rentabilidade: quanto receita a empresa traz em cada mês? As classificações na demonstração do resultado incluem receita de vendas, custo de produtos vendidos e receita não operacional. A receita não operacional pode ser dividida em classes, como juros, aluguel e receita de dividendos. A divisão da classificação da receita dessa maneira distingue entre a receita obtida de sua linha de negócios e a receita obtida com bons investimentos. Qualquer um que esteja pensando em colocar dinheiro em sua empresa quer saber se seus produtos ou serviços ganham dinheiro, por isso ajuda a distinguir essa receita de outras fontes.
As empresas que registram apenas transações em dinheiro não precisam de uma demonstração de fluxo de caixa. As empresas que usam a contabilidade com base em accrual precisam de uma, pois a demonstração de resultados registra vendas e compras, não pagamentos em dinheiro. Rastrear quanto dinheiro entra e sai da empresa mostra se a empresa tem dinheiro suficiente à disposição para fazer pagamentos de empréstimos ou cobrir a folha de pagamento. Se o fluxo de caixa for significativamente menor do que a renda, é possível que a empresa não esteja fazendo um bom trabalho coletando contas a receber. As classificações de fluxo de caixa incluem dinheiro de investimentos, caixa de operações e dinheiro de financiamento.
A classificação de contas nos ledgers ajuda o departamento de contabilidade a criar as demonstrações financeiras. Se a venda e a compra de ativos foram devidamente registradas, isso facilita a visualização das classificações de ativos que você precisa relatar no balanço patrimonial.
O plano de contas é uma parte essencial da conversão de ledgers em demonstrações financeiras. O gráfico é uma lista de todas as contas usadas no razão geral, identificando cada conta por número. Seu software de contabilidade usa o gráfico para identificar as contas, como receita, ações ordinárias, caixa e depreciação que devem ser incluídas no balanço.
Ao elaborar o gráfico para suas contas, configure-o para que você não precise alterá-lo por vários anos. Se, digamos, você não possui nenhum prédio, mas planeja comprar um no próximo ano, vale a pena incluir essa classe de ativo no gráfico. Não inclua aulas que você não tem planos de usar. Se sua empresa fornece serviços e não possui inventário, não há motivos para incluir uma classificação de inventário no gráfico, por exemplo. Se você tiver contas que incluem apenas pequenas quantias, veja se você pode transferi-las para outras classes de conta. Isso evitará que o gráfico fique excessivamente complicado.
