Todas as escolhas feitas ao administrar uma empresa podem afetar os resultados, mas às vezes a mudança é imposta às empresas, e as decisões passam a ser tentar tirar o melhor proveito de uma situação ruim. Nesses casos, o proprietário da empresa pragmática pesquisa para ver quais consequências podem se desenvolver e como diferentes reações podem alterar o resultado. Para fazer isso, eles usam a análise de impacto.
O que é análise de impacto?
A análise de impacto é o proverbial "olhar antes de pular", o "e se" que impede um movimento imprudente que pode vir de reações instintivas à mudança.
Se algum aspecto do seu negócio é interrompido, quais são as consequências? Como isso afetará sua equipe, seu orçamento, seu lucro, suas perdas e seu futuro? Uma análise de impacto é uma forma formal de coletar dados e suposições em apoio aos prós e contras em qualquer alteração ou interrupção de seus negócios. Uma boa análise de impacto ajudará você a identificar estratégias de recuperação, métodos de prevenção ou meios de mitigar os impactos nos negócios.
As interrupções podem ocorrer de várias formas - desde a inundação após um furacão até algo mais simples, como uma loja de fechamento de fornecedores confiável. Quer a interrupção seja grande ou pequena, tudo isso tem impacto. Mas tradicionalmente, a análise de impacto tem sido considerada como “gerenciamento de continuidade de negócios”, uma etapa obrigatória na recuperação de desastres, onde impactos mais significativos são sentidos.
Por que você precisa fazer uma avaliação de impacto nos negócios?
A análise de impacto geralmente é concluída quando há um impacto negativo ou dificuldades que devem ser enfrentadas e resoluções encontradas, geralmente no caso de desastre ou outros impactos repentinos e imprevistos. A recuperação de tais problemas muitas vezes pode ser realizada de várias maneiras, mas se a extensão total das consequências não for conhecida, pode não haver um bom alicerce sobre o qual se possa tomar resoluções. A análise destina-se a alterar as chances, proporcionando uma melhor compreensão geral antes de agir.
Muitas vezes, mudanças imprevistas são forçadas em um negócio, o que significa que não houve preparação para isso. Talvez as leis cívicas mudem em relação ao horário comercial ou ao zoneamento de tráfego. Talvez seja necessária uma mudança de local após um inesperado aumento dramático no aluguel ou um enorme desastre de encanamento. Talvez a cadeia de suprimentos tenha sido interrompida.
Em todos esses casos, a análise de impacto pode ajudar o gerenciamento a entender os verdadeiros custos da situação em que estão e de como avançar.
É ótimo que a análise de impacto ajude nessas situações, mas é uma ferramenta tão útil que não deve ser relegada a apenas ser usada em emergências. Sempre que uma mudança importante está diante de um negócio, a análise de impacto pode ajudar a esclarecer antes de tomar decisões impactantes.
Em última análise, por que você precisa de avaliações de impacto nos negócios, a realidade é que os impactos raramente são sentidos apenas no resultado final. Elas afetam a marca, a confiança, a lealdade, a reputação e outros aspectos que não são em preto e branco, o que pode ter consequências de longa data.
O que procurar em uma análise de impacto
A avaliação de impacto seria mais fácil se se tratasse apenas de dinheiro, mas há muita coisa relacionada a mudanças e recuperação de desastres com sua empresa.
Embora uma análise de impacto nos negócios deva ser algo abrangente, é importante não exagerar e criar uma infinidade de categorias de avaliação. Muitos dados espalhados podem enlamear as águas.
Em vez disso, faça uma visão geral que divida o impacto entre os efeitos "quantitativos" e "qualitativos". Quantitativo é qualquer coisa que afeta o lucro e a perda do ponto de vista do dinheiro dentro / fora do dinheiro. Portanto, isso incluiria a perda de receita, aumentos nas despesas operacionais e quaisquer penalidades, multas ou sanções sofridas como conseqüência do impacto. A avaliação qualitativa é mais sobre o restante - como isso afeta o cliente, como ele muda o sentimento da marca, qualquer dano ou crédito à reputação da empresa e até mesmo se as faturas podem ser pagas prontamente para manter uma boa reputação junto aos fornecedores.
Haverá categorias óbvias que quase todas as avaliações de impacto devem incluir, como aumento de despesas operacionais, perdas de receita e danos à marca ou à reputação. Mas outras áreas estudadas devem refletir a missão central da empresa.
Por exemplo, suponha que seja um consultório médico que sofreu uma inundação. Talvez o escritório possa permanecer aberto apesar dos danos, mas se causar poluição particulada no ar ou comprometer o calor ou o conforto da área de espera, é importante considerar a segurança dos pacientes. Isso é impacto também. Mas fechar por muito tempo e atrasar os serviços pode ser perigoso para alguns clientes - mas esse fator mudaria de impacto durante, digamos, os meses de verão, quando muitos pacientes estão de férias versus em novembro, quando todos estão de volta ao trabalho e à escola raivas.
Os parâmetros de análise de impacto variam muito, dependendo do tipo de negócio envolvido, por isso, é importante entender quais fatores externos podem afetar, de fato, como o seu negócio específico prospera ou falha. Sabendo disso, escolha três ou quatro categorias para cada avaliação de impacto quantitativa e qualitativa e faça anotações detalhadas de acordo. Ao fazê-lo, assegure-se de usar dados atuais ou recentes e colabore com outros gerentes ou funcionários para suas observações ou insights, pois suas contribuições podem ser valiosas para sua estratégia.
Três principais categorias de impacto
Se você tiver um impacto nos negócios, provavelmente será de uma das três categorias:
- Uma é uma perda que afeta um prédio ou loja, que pode ser causada por incêndio, desastre, danos causados pela água e outras situações que causam danos suficientes para a interrupção dos negócios.
- Dois são os dados e as interrupções tecnológicas em que você perdeu sistemas de computadores ou teve grandes interrupções na tecnologia ou no maquinário que ajudam você a realizar seus negócios diários.
- Três é uma perda de pessoal e outros recursos que podem ser causados por, digamos, doença generalizada ou o efeito de uma greve de trânsito em andamento.
Fazendo Avaliações de Impacto Não Emergentes
Às vezes, conduzir análises de impacto após desastres é como aprender a nadar depois de cair de um barco - não é o ideal.
Executar avaliações de impacto antes que ocorram desastres é como dirigir com segurança, onde você deve estar sempre ciente do que o motorista dois carros à sua frente está fazendo, não apenas o que está à sua frente. Ele prepara você, então você está pronto para agir se as coisas acontecerem.
Entender coisas como o custo e o impacto de possíveis interrupções, como enchentes e transtornos na cadeia de suprimentos, permite criar planos de contingência para que você possa entrar em ação em vez de descobrir onde está. Para empresas maiores, a análise de impacto preemptivo pode salvar o dia se as coisas ficarem paralelas na estrada. Instâncias como enchentes, tempestades de gelo e problemas com fornecedores podem ser planejadas com antecedência, e a análise de impacto pode ajudar.
Muitas vezes, os impactos acontecem com algum aviso. Talvez um fornecedor tenha deixado escapar que pode ser incapaz de fornecer uma determinada marca de produto ou um tipo de serviço do qual você depende. Ao realizar uma avaliação de impacto nos negócios, você pode determinar quais ações são ideais se essa alteração ocorrer. Talvez você perceba que não pode aceitar a mudança, para poder contratar um novo provedor e possivelmente negociar com ele. Talvez você saiba que seu fornecedor confiável está encontrando uma alternativa, para que possa avaliar se isso funcionará para você e seus clientes.
Navegando em avaliações de impacto de emergência
Impactos são ameaças ao seu negócio e ter planos de prontidão para ameaças faz parte de ser um dono de negócio inteligente. Mas e se for o que eles chamam de "evento cisne negro" - algo que você não pode prever, que é completamente imprevisível e inesperado? Como você pega as peças e entende o que realmente está em jogo?
Além dos eventos do cisne negro, as outras opções são que você está enfrentando uma crise conhecida e preparada, ou é algo que é conhecido, mas não está preparado para isso.
Seja qual for o caso, você precisará entrar em ação. Você precisará de pessoas de mentalidade firme no leme para poder descobrir o que fazer em seguida.
Todas essas situações significam que o tempo é crítico e que é necessária uma ação para conter a perda de receita e evitar que as interrupções nos negócios sejam mais longas do que o necessário. Com os sistemas em funcionamento para fazer o backup de dados fora do local para manter o acesso a itens como fornecedores, equipe e outros contatos que você precisará durante a recuperação de impacto, é possível que você comece a trabalhar muito mais rapidamente.
Em situações extremas, saiba que alguns especialistas fazem isso para ganhar a vida. Entrar em contato com uma empresa de gerenciamento de crise de negócios pode ajudá-lo a superar o choque inicial e formular um plano de ação mais rápido para fazer a triagem. Pode ser caro, mas você precisará ponderar isso em relação aos custos adicionais que podem ser sofridos se deixar de tentar descobrir por onde começar sozinho.
Análise de impacto: um estudo de caso
Veja um exemplo de uma situação não emergente que beneficia de uma análise de impacto antes de reagir a más notícias.
Imagine que você administra um café em uma esquina movimentada. A notícia é de que as autoridades de trânsito regional aprovaram uma nova linha de ônibus para funcionar paralelamente à frente de sua loja. O plano de construção acima do solo indica que o trabalho pode estar em andamento em vários graus por dois anos. Isso significa que haverá uma barreira de metal em ambos os lados da rua por muito tempo, bloqueando o tráfego na rua por mais de um quilômetro. Aqui e ali, os pedestres poderão atravessar, mas não carros; mas até os pedestres vão lutar. Espera-se que toda a área sofra uma perda de negócios, e muitos de seus colegas de trabalho estão pensando em se mudar.
Então o dilema é: você fica ou vai? Se você ficar, daqui a dois anos terá uma loja privilegiada com mais negócios do que você já teve antes, já que será um hub de trânsito. A parada será bem ali, e um novo supermercado de destino terá terminado a construção do outro lado da rua. Mas, enquanto isso, você enfrentará uma perda dramática nos negócios. Não há mais pessoas dirigindo-parando para o café e muito poucas pessoas além da barreira. Até que ponto o seu negócio vai sofrer?
Por outro lado, mover-se seria caro. Você precisaria fazer uma análise de localização, obter permissões e até mesmo novos cartões de visita e papel timbrado. Você perderia a clientela de longo prazo que confia em você por conveniência ou por hábito. Você precisaria comercializar em um novo bairro. Haveria custos de construção. Por outro lado, permanecer onde você está significaria manter moradores locais - seus principais patrocinadores - e provavelmente ganhar patrocínio daqueles que trabalham na linha de ônibus. Quando o trabalho aumenta, e os negócios diminuem no verão, você pode reformar a loja, já que os negócios ficariam perdidos e, em dois anos, você teria uma aparência nova a tempo para os novos clientes.
Aqui, uma análise de impacto dá uma idéia firme do que você perde versus o que você ganha em ambos os cenários. Talvez você decida que os ganhos se movimentam não superam os custos para fazê-lo e ficar faz mais sentido. Agora você pode formar uma estratégia. Negocie com o locador um desconto de locação por não sair durante a construção, além de um bom contrato de longo prazo para a vida útil da linha de ônibus. Talvez reduza horas, corte pessoal e ajuste o orçamento. Com uma loja menos agitada, seria o momento perfeito para fazer mais campanhas comunitárias ou começar aquela noite de microfone aberto em que você sempre pensou, permitindo que você plantasse a semente para negócios mais diversos quando a construção terminasse.
Análise de impacto é o gerenciamento inteligente
Embora a análise de impacto possa ter nascido inicialmente da recuperação de desastres, a realidade é que ela também pode ser usada para evitar decisões desastrosas. As alterações que você está fazendo levarão a ganhos mínimos enquanto custam dinheiro para serem implementadas? Sua marca e sua reputação sofrerão, neutralizando qualquer economia financeira que as mudanças possam ter?
Ao aproveitar a oportunidade para considerar com mais cuidado as conseqüências e compensações de fazer alterações em seu negócio, ou usar a análise para mitigar os impactos indesejados, você poderá descobrir benefícios inesperados - ou evitar a combinação de uma situação já infeliz. De qualquer forma, a análise de impacto é apenas mais uma arma inteligente no arsenal de qualquer proprietário ou gerente de negócios bem preparado.
