Uma proposta departamental é geralmente usada para obter recursos para um programa novo ou expandido, um novo serviço ou uma maneira diferente de fazer negócios atuais que exigirão aprovação para gastar a alocação orçamentária do departamento. Ele precisa ser breve o suficiente para respeitar o tempo do tomador de decisão, mas abrangente o suficiente para obter aprovação. Uma proposta pode ser uma resposta a uma Solicitação de Proposta (RFP) ou pode ser não solicitada.
Preparação de Propostas
Faça sua pesquisa. Leia a RFP ou o guia de proposta departamental completamente. Saiba o que eles estão pedindo (formato, tamanho, número de seções). Siga as instruções com precisão; não improvise.
Saiba a quem você está apresentando a proposta para: o CEO, o conselho de administração ou um gerente de departamento. Você precisará lançar a proposta ao ponto de vista deles. O CEO precisará de uma visão mais estratégica, enquanto o gerente exigirá mais detalhes processuais. O conselho de administração será composto por ambos, portanto, ambos os objetivos devem ser bem documentados.
Leia o plano estratégico do departamento ou equivalente. Você precisará mostrar como sua proposta atende a um objetivo estratégico ou a um resultado-chave. Leia qualquer outro documento departamental pertinente, particularmente aqueles que fazem referência à área em que você está trabalhando.
Desenvolvimento de Propostas
Comece com um histórico do problema que você resolverá ou serviço que você renderizará. Descreva a necessidade ou forneça uma análise de necessidades. Mostre sua compreensão da estrutura departamental e onde esta proposta se encaixa.
Identifique os benefícios da sua proposta - quantitativamente, se possível. Destaque os pontos fortes e as oportunidades de maneira quantitativa e mostre soluções para pontos fracos e ameaças. Descreva opções e alternativas possíveis em termos de custos e benefícios relativos. Faça uma análise de risco; incluir considerações legais e identificar soluções para os riscos identificados. Indique sua opção preferida e mostre o motivo.
Identifique os recursos humanos e materiais que serão necessários para a opção recomendada, em termos de número e custo. Certifique-se de que todas as suas reivindicações são precisas e você tem os recursos para fornecer os resultados que você está prometendo.
Indique claramente o prazo do trabalho. Inclua uma estrutura analítica básica de trabalho ou um gráfico de Gantt, que são ferramentas de gerenciamento de projetos. Se você não estiver familiarizado com eles, encontre um colega que seja. Certifique-se de incluir os nomes de quaisquer colegas que forneçam ajuda significativa, seja verbalmente ou na proposta.
Antes de enviar a proposta, reserve por 24 horas. Leia-o cuidadosamente e identifique quaisquer pontos fracos; Aperte a gramática. Peça a alguém em quem você confie para revisar e reescreva, se necessário.
Crie um resumo executivo. Em uma página ou menos, indique as partes importantes da proposta. Coloque isso como a primeira página. A segunda página deve ser um índice ou índice acurado.
Dicas
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Se você for apresentar pessoalmente, pratique sua apresentação na frente de um espelho, ou apresente a um colega como uma corrida a seco.
Nunca prometer o que você não pode entregar ou fazer afirmações que são infundadas ou falsas.
