Para os proprietários de empresas com empresas on-line, não faz sentido cobrar dos clientes nada além de um e-mail com fatura. Mesmo os proprietários de empresas de tijolo e argamassa estão descobrindo que as faturas por e-mail são uma grande melhoria em relação à versão tradicional em papel para correspondência. A pessoa média verifica seu e-mail cerca de 15 vezes por dia, e cerca de dois terços das pessoas checam logo que saem da cama pela manhã. Isso dá à sua fatura um lugar de prioridade em sua mente sobre qualquer conta de papel que chegue dias depois em sua caixa de correio. Na maioria dos casos, isso pode resultar em pagamentos mais rápidos e mais consistentes.
As vantagens das faturas de email
Se você já cobrou clientes por e-mail no passado, pode ser difícil ver as vantagens de mudar para o faturamento on-line. Em primeiro lugar, o faturamento sem papel é melhor para o meio ambiente, salvando milhões de árvores da destruição, além de inúmeros galões de combustível em veículos de entrega de correspondências. Se ser verde é importante para seus clientes, o faturamento online pode impressioná-los com sua dedicação ao meio ambiente. Além desse benefício óbvio, há muitas outras vantagens no faturamento online.
- O envio de faturas on-line é muito mais barato. Em vez de pagar por papel, envelopes e selos, você simplesmente envia uma mensagem digital pela internet.
- As faturas digitais podem ser mais seguras. Independentemente das histórias de horror dos hackers de negócios, ainda é fácil para os ladrões roubarem da sua caixa de correio, pois é o seu e-mail.
- Dá opções aos seus clientes. Eles podem pagar as contas enquanto estão fora da cidade, no meio da noite ou em qualquer outra situação que seja conveniente para eles.
- Os e-mails são muito mais oportunos do que o correio em papel. Se você quiser entrar em contato com um cliente, poderá fazê-lo instantaneamente em vez de esperar dias para que um envelope seja entregue.
- O faturamento sem papel permite simplificar todo o processo comercial. É possível colocar todas as informações e programas do seu escritório em um único laptop ou tablet, tornando sua empresa verdadeiramente portátil.
Usando o PayPal para enviar uma fatura
O PayPal é um negócio de transferência de dinheiro projetado para ser uma alternativa eletrônica para cheques e ordens de pagamento. Suas primeiras raízes começaram em 2000 e cresceram rapidamente o suficiente para permitir uma oferta pública em 2002. A popularidade do eBay e outros sites que permitem que pequenas empresas prosperem fizeram do PayPal o parceiro financeiro perfeito para inúmeros proprietários de pequenas empresas.
Hoje, o PayPal permite transferências financeiras entre pessoas ou entre empresas e indivíduos.Os usuários podem enviar e receber fundos por meio da interface do PayPal, permitindo que as pessoas enviem dinheiro on-line sem fornecer informações financeiras a estranhos. Como intermediário financeiro para milhões de transações, o PayPal pode tornar o faturamento e a escrituração contábil muito mais fáceis do que com opções de fatura individuais.
Para usar o PayPal no envio de faturas, você precisará configurar uma conta comercial no site. Depois que sua conta for aprovada, o que geralmente leva um dia ou dois, você poderá criar e enviar faturas a partir de sua área de trabalho ou do aplicativo em seu dispositivo móvel. O PayPal enviará a fatura por e-mail para seu cliente com um link de pagamento, e seu cliente poderá pagar usando sua conta do PayPal ou seu cartão de débito ou crédito. O PayPal permite que você personalize suas faturas com os logotipos e informações da empresa, tornando-a uma opção profissional para até mesmo os menores negócios.
Simplifique usando uma empresa de fatura
Dependendo de suas necessidades financeiras e de negócios, você pode encontrar uma grande variedade de empresas de faturas que se encaixam em seus planos de faturamento. Essas empresas oferecem diferentes níveis de preços, dependendo do tipo de benefícios que eles incluem, e todos eles têm pelo menos um modelo básico de fatura para você usar.
Invoicamente
Invoicely é uma das muitas empresas que oferecem uma versão básica gratuita para você experimentar. Sua versão básica permite que você envie e-mails ilimitados, sem limite de tempo, mas é curto nos sinos e assobios os planos mais caros incluem. Suba um nível ou dois, e você pode adicionar recursos como declarações recorrentes, recebendo pagamento em outros formulários além do PayPal e mais do que o branding básico.
Vencimento
O Due é quase universalmente considerado nos cinco principais de todos os serviços de faturas on-line. Eles são conhecidos por sua segurança exagerada, que é um bônus para qualquer pequena empresa. Eles oferecem processamento de pagamento internacional, pagamentos através de cartões de débito ou crédito e seu próprio sistema de carteira digital segura. A Due oferece até um livreto em faturamento para freelancers e outros proprietários de pequenas empresas.
SimplyBill
O SimplyBill se orgulha de que é o sistema online de faturas mais fácil. Eles oferecem cerca de 40 modelos de faturas diferentes para vários tipos de empresas, além da possibilidade de incluir taxas nas suas faturas. Isso é fundamental se você estiver vendendo produtos em todo o país. Cada fatura tem um rastreador que informa quando o cliente o abriu, e o programa de planilhas oferece um ótimo instantâneo da sua empresa mês a mês ou ano a ano. Como uma das opções de faturamento menos dispendiosas on-line, o SimplyBill custa apenas US $ 5 por mês para seu plano básico após um teste gratuito de duas semanas.
Onda
O Wave é único não em seus serviços, mas em sua estrutura de preços. Eles oferecem todos os seus serviços de faturamento gratuitamente. Você pode criar e enviar faturas de seu site, incluindo faturas recorrentes e aquelas para planos de pagamento mensal. As faturas são totalmente personalizáveis para dar uma aparência profissional. Você pode até mesmo faturar em qualquer lugar com o aplicativo deles. A única vez que você é cobrado pelo Google Wave é quando você aceita pagamentos por meio deles. Eles oferecem serviços de cartão de crédito e transações bancárias através de seu site e cobram uma porcentagem da sua fatura como taxa de transação. Para aqueles que cobram especificamente através do PayPal ou outros meios, a fatura da Wave pode ser uma alternativa atraente.
Desvantagens dos emails de fatura
Embora o envio de faturas por e-mail possa parecer a coisa mais natural a ser feita para a maioria das empresas, pode haver desvantagens na eliminação do antigo método de faturamento de papel. Em primeiro lugar, muitas empresas preferem ter uma cópia em papel de todas as transações para seus registros. Embora você possa imprimir e-mails para salvar em seus arquivos, pedir a seus clientes que façam o mesmo pode ser visto como uma imposição para algumas pessoas.
Usar faturas on-line pode resultar em uma taxa de pagamento menor. Pode ser mais fácil para a sua conta enganar a mente dos clientes, se eles não tiverem um pedaço de papel na mão como um lembrete. Reduza esse perigo implementando um sistema de lembretes por e-mail quando os pagamentos atrasarem.
Os pagamentos eletrônicos geralmente chegam mais rápido do que os enviados pelo correio, mas isso é somente se o cliente vir sua fatura. Todos os sistemas de e-mail têm filtros de spam embutidos que capturam e retiram e-mails desconhecidos e indesejados. Se a sua fatura for pego em um filtro de spam, as chances são de que seu cliente nunca a verá. Você pode reduzir as chances de isso acontecer pedindo que eles o adicionem à lista de endereços aprovados, mas isso ainda pode acontecer.
Usar faturas on-line para faturar clientes pode resultar em pagamentos mais rápidos, mas você pode pagar um preço com taxas de transação. Seu banco ou instituição financeira provavelmente não cobra uma taxa quando você deposita um cheque, mas todos os serviços financeiros on-line cobram uma porcentagem para transferir dinheiro da conta do cliente para a sua. Você pode cancelar as taxas como custo de fazer negócios, mas é algo que você deve considerar ao decidir se vai usar o faturamento online.
