Uma das formas comuns de comunicação nos negócios e na ciência é a elaboração de relatórios. Escrever relatórios técnicos e de negócios exige habilidades de redação e organização, capacidades de pesquisa e a capacidade de interpretar dados e apresentá-los de uma maneira que os especialistas possam apreciar, ainda que um leigo possa entender. Relatórios comerciais e técnicos têm muitos dos mesmos elementos, portanto, a principal diferença entre relatórios de negócios e relatórios técnicos é geralmente o assunto.
Determine seu público e como seus negócios e informações técnicas serão divulgados. Se você está escrevendo para um grupo de especialistas ou compartilhando sua experiência em negócios com um grupo de alunos, saber que seu público ajudará na elaboração de um relatório informativo e bem recebido. Decida se o seu relatório é simplesmente uma forma escrita de comunicação ou uma apresentação multimídia. Se você usa tecnologia que beneficia a apresentação, inclua gráficos, slides, vídeos ou outras formas de ilustrar alguns dos pontos do seu relatório.
Realizar pesquisas sobre tipos de relatórios de negócios e relatórios técnicos. Revise relatórios e modelos de amostra para se familiarizar com o tipo de informação esperado em sua própria comunicação empresarial.
Descreva seu tópico e inclua subtópicos para ajudar no processo de pesquisa. Prepare um esboço para manter seu foco em cada seção e ajudar a evitar meandros, o que pode produzir uma apresentação desorganizada. Negócios típicos ou relatórios técnicos incluem as seguintes seções: introdução; qualificações e antecedentes de tópicos; dados de pesquisa; conclusões; e considerações futuras.
Elabore a primeira seção substantiva do seu negócio ou relatório técnico. Comece descrevendo suas qualificações, interesses e razões pelas quais suas informações são valiosas. Explique como seu público pode utilizar suas informações ou como seus dados devem ser interpretados. Você não está dizendo ao seu público como perceber suas descobertas ou como formar opiniões sobre seu relatório. Em vez disso, seu relatório deve começar com o contexto de suas informações. Por exemplo, se você estiver escrevendo sobre as tendências do local de trabalho em relação ao teletrabalho, explique como as empresas podem usar suas descobertas para formular acordos de telecomutação.
Reúna os resultados e dados da pesquisa. Organizar sua pesquisa é extremamente importante porque seu público questionará sua especialidade se você apresentar descobertas não confiáveis, desatualizadas ou inválidas. Garanta que seus dados sejam especialmente relevantes para o seu tópico e reestruture-os de maneira compreensível.A menos que seu público seja composto apenas por especialistas com profundo conhecimento de jargão técnico e comercial, mantenha sua pesquisa simples. Substitua o jargão por termos familiares ao leigo e resuma sua pesquisa de maneira envolvente.
Prepare uma discussão sobre suas descobertas, incluindo suas conclusões e sugestões de maneiras de incorporar seu relatório aos processos comerciais ou técnicos. Sem ser desarticulado, articule suas descobertas de maneira inovadora e criativa. Negócios e relatórios técnicos às vezes têm a reputação de ser sérios e conservadores. Você pode inspirar o uso criativo de seu relatório mostrando os dados que as audiências com visão de futuro podem usar.
Monte as seções do seu documento em ordem lógica. Escreva uma breve introdução depois de concluir todas as seções. Geralmente, é mais fácil compor uma introdução depois que você tiver a chance de revisar seu rascunho geral. Sua apresentação deve ser concisa - o objetivo de sua apresentação é simplesmente fornecer ao seu público um vislumbre do seu tópico de relatório técnico ou de negócios.
Permita-se tempo para refinar e editar seu relatório. É uma boa idéia deixar o relatório de lado e retornar a ele um ou dois dias depois com um novo conjunto de olhos. Se possível, peça a um colega para revisar seu rascunho. Incorpore qualquer sugestão que você sentir que acrescente à credibilidade e usabilidade de suas informações.
