O uso de memorandos de funcionários para solicitar voluntários para o planejamento festivo do escritório é uma boa maneira de envolver muitos funcionários e fazê-los sentir-se incluídos na equipe do escritório. O uso efetivo de funcionários voluntários pode fazer com que eventos como festas de Natal sejam interrompidos sem problemas. Os memorandos também garantem que uma mensagem ou anúncio chegue a todos os destinatários pretendidos. Ao planejar festas de Natal e outros eventos do escritório, você precisa ter certeza de que todos os convidados para participar estejam cientes da data e hora.
Itens que você precisará
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Lista de possíveis voluntários empregados
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Informações de contato para todos os voluntários em potencial
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Data, local e hora do evento
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Lista de tempo voluntário e requisitos de serviço
Determine o tipo de festa de Natal que seu escritório terá. Decida se o evento será realizado no escritório ou fora do local. Defina um orçamento. Determine o número de pessoas a serem convidadas, incluindo os cônjuges ou convidados dos funcionários. Decida se o álcool será servido e se deve fornecer bebidas de cortesia ou uma barra de dinheiro. Mantenha uma lista detalhada dos parâmetros da festa para guiar seus voluntários na configuração.
Determine quantos voluntários de funcionários você precisará para organizar e facilitar a festa. Na maioria dos casos, pelo menos 10 voluntários serão obrigados a cobrir todas as funções. Escolha um líder voluntário para supervisionar os outros funcionários voluntários. Discuta os detalhes da organização diretamente com o voluntário principal. Certifique-se de que cada voluntário em potencial tenha tempo e capacidade de participar antes de atribuir funções.
Crie um memorando para todos os voluntários em potencial declarando sua necessidade de ajuda com a festa do escritório. Forneça o nome do funcionário selecionado para atuar como contato voluntário. Certifique-se de que todos os voluntários entendam que, além de você, uma pessoa adicional estará disponível para trabalhar na logística da organização da festa. Peça a todos os destinatários do memorando que entrem em contato com você dentro de uma semana para informá-lo se puderem se voluntariar. Mantenha uma lista de todos que concordaram em ajudar.
Envie um segundo memorando para as pessoas que se voluntariaram. Atribuir tarefas e responsabilidades do partido a indivíduos específicos ou pequenos grupos. Por exemplo, coloque um grupo encarregado de selecionar o menu de comida; um segundo grupo responsável pela circulação de convites; um terceiro grupo encarregado de decorações, lembrancinhas e presentes. Continue dividindo as tarefas até que todos os aspectos da parte estejam cobertos. Talvez você precise recrutar voluntários adicionais se o seu grupo for grande, formal ou mais complexo do que uma reunião informal no consultório.
No segundo memorando, anuncie uma agenda de reuniões de comitês de voluntários, semanais ou mensais, para organizar e preparar. Agende a primeira reunião pelo menos quatro a seis meses antes do evento. Isso ajudará a garantir que nenhum detalhe seja esquecido e que todos os voluntários entendam suas responsabilidades e compromissos de tempo. Programe as reuniões durante o horário da empresa, no local, mas certifique-se de que elas não afetarão negativamente o trabalho diário dos voluntários. Peça a todos os voluntários que informem se vão participar da reunião de abertura.
Use notas para acompanhar regularmente todos os voluntários durante o processo de planejamento. Indique em cada nota o que foi discutido na última reunião e o que será discutido na próxima reunião. Peça aos voluntários para se comunicarem com todo o grupo se tiverem idéias, sugestões, perguntas ou preocupações para que todos estejam plenamente cientes de como o processo de planejamento está progredindo.
Antes do evento, envie um memorando para todos em seu escritório ou empresa, agradecendo aos funcionários voluntários pelo trabalho na preparação da festa. Essa expressão de gratidão é importante para os voluntários.
Dicas
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Use a linguagem tradicional de negócios ao redigir memorandos, mesmo para eventos divertidos, como festas de Natal. Evite usar gírias, palavrões e linguagem questionável ao compor memorandos.
Aviso
Não permita que os voluntários usem as reuniões de planejamento partidário como desculpa para evitar as tarefas diárias.
