O autor e colunista Harvey MacKay disse certa vez: "Se você não planeja, planeja fracassar". Em nenhum lugar isso é mais verdadeiro do que no gerenciamento de projetos. Um líder de projeto bem-sucedido deve ser capaz de lidar com muitas esferas enquanto lida com uma equipe diversificada de pessoas, e planejamento estratégico, avaliação e medição estão no centro de tudo isso. Se você montar um plano meticuloso, comunicar-se claramente com sua equipe e medir o progresso ao longo do caminho, o caminho para um projeto bem-sucedido é quase certo.
Defina seus objetivos. Antes de começar a liderar qualquer projeto, você deve trabalhar de perto com seu cliente para garantir que esteja na mesma página quando chegar ao que se espera do produto final e que as expectativas do cliente sejam razoáveis. Criar um documento de definição do projeto que forneça uma visão geral da linha superior, declare os objetivos acordados e inclua o escopo do projeto, quaisquer suposições e riscos, como você planeja abordar o projeto, quais partes de sua organização irão eventualmente trabalhar no projeto e custo estimado e estimativas de duração. Não inicie um projeto sem este documento assinado pelos patrocinadores ou clientes e pelos principais interessados.
Planeje, planeje e planeje um pouco mais. Jack Gido e James Clements, autores de “Successful Project Management”, afirmam que “tomar o tempo necessário para desenvolver um plano bem pensado antes do início do projeto é fundamental para a realização bem-sucedida de qualquer projeto”. Comece seu planejamento dividindo o projeto em uma série de baldes menores, identificando tarefas dentro de cada um. Inclua marcos claros no planejamento, que o ajudarão a avaliar se você está no caminho certo ou não enquanto o projeto avança. Inclua os custos que você incorrerá em cada etapa e as horas-homem estimadas para cada tarefa.
Reúna uma equipe para trabalhar no projeto com base nas horas-homem e nas habilidades necessárias identificadas durante o processo de planejamento. Comunicar claramente as metas gerais, objetivos, escopo e orçamento, bem como suas funções individuais no projeto. Assegure-se de que cada membro da equipe tenha o orçamento e os recursos para realizar o trabalho. Use os gráficos RACI conforme necessário para que fique claro quem é responsável ou responsável por cada marco, bem como quem são os contribuidores e quem precisa ser informado sobre o progresso.
Crie um cronograma para comunicação regular com a equipe. Para projetos de longo prazo, uma reunião formal da equipe por mês pode ser suficiente, mudando para uma vez por semana à medida que o projeto avança. Nas últimas semanas de um projeto, você pode achar que as reuniões diárias são necessárias. Estar sempre acessível a todos os membros da equipe para responder a perguntas.
Meça o progresso do projeto com frequência. Seu trabalho é concluir o projeto no prazo, dentro do orçamento e para as expectativas das partes interessadas. Muitos projetos, no entanto, sofrem de inchaço do orçamento e aumento de escopo. Jason Westland, autor e CEO da empresa de gerenciamento de projetos Method123, diz que o orçamento do projeto deve ser uma parte viva do projeto que você analisa continuamente com a equipe e as principais partes interessadas ao longo da vida do projeto. Se você avaliar o progresso regularmente e se comunicar com sua equipe de maneira eficaz, será possível identificar problemas com orçamento e escopo com antecedência e fazer as correções necessárias.
