Criar uma planilha de rastreamento para registrar a economia de custos e evitar custos permite que sua organização relate com precisão as economias "rígida" e "flexível". Economias pesadas são mostradas como um custo menor quando comparado ao ano anterior. Economias brandas são menos tangíveis e podem incluir a negociação de um aumento menor no custo de um fornecedor ou treinamento "gratuito" que vem com um aumento da taxa. Desenvolver uma planilha para acompanhar as economias é fundamental para fornecer incentivos aos responsáveis pelas compras.
Itens que você precisará
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Programa de planilha
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Despesas operacionais passadas
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Contratos
Despesas operacionais do grupo em categorias lógicas. As categorias podem ser por tipo, como agrupar todos os utilitários juntos. Se vários funcionários forem responsáveis pela compra, agrupe as despesas pela pessoa responsável.
Digite o título "Despesas" na primeira célula da planilha. Abaixo, insira o nome de uma categoria e liste os nomes de despesas nas células abaixo. Repita para cada categoria.
Na próxima coluna, digite o título da coluna “Reais” e o ano. Abaixo, insira os dólares gastos na célula à direita de cada nome de despesa. Etiquete a próxima coluna “Ajustes” e insira quaisquer aumentos ou reduções contratuais na mesma linha de despesa à qual se aplica. Marque a próxima coluna “Benchmark” e insira uma fórmula para multiplicar os valores reais por um mais o ajuste: (Actual * (1 + Ajuste)).
Identifique a quantidade de itens produzidos no ano passado e a produção planejada para o próximo ano. Na parte superior da próxima linha, digite "Por unidade". Para todas as despesas aplicáveis, como material e mão-de-obra, insira uma fórmula para ajustar a referência às novas quantidades: (referência / quantidade no ano anterior * quantidade deste ano).
Digite "Reais" e o ano atual na linha superior da próxima coluna e deixe em branco até que os valores reais das despesas sejam conhecidos. Título da próxima coluna "Diferença". Para cada despesa, insira uma fórmula subtraindo a despesa real deste ano do número na coluna de referência.
Após cada categoria, insira duas linhas em branco. Na primeira linha, digite "Subtotal". Na célula ao lado, digite uma fórmula para adicionar todas as despesas dessa categoria e copiá-la em todas as colunas da planilha. Após a última categoria, digite "Total" na primeira coluna e, na célula ao lado, insira uma fórmula para adicionar todos os subtotais da categoria. Copie isso em todas as colunas da planilha.
Insira despesas à medida que novos contratos são assinados ou faturas reais são recebidas. Inserir linhas adicionais para quaisquer novas despesas ou registrar economias de custo evitado.
Dicas
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Aprimore a apropriação de custo total decidindo antecipadamente como a economia será recompensada. As principais decisões incluem se os funcionários serão recompensados com a economia líquida de todas as suas despesas e o manejo de economias intangíveis que afetam outra categoria. A coluna de ajuste também pode ser usada para definir metas. Colocar a porcentagem de poupança desejada para cada categoria criará metas de referência para cada despesa. Certifique-se de incluir melhorias de processo que resultem em despesas operacionais mais baixas ou uma redução nas horas de trabalho.
