Se você já trabalhou em uma posição administrativa, pode ser seu trabalho transcrever os minutos. Pode ser mais difícil do que você pensa em transcrever minutos. Transcrever minutos significa obter o equilíbrio certo entre reproduzir muito pouco e muitas notas que você tirou na reunião. Além disso, você deve exercer não apenas habilidades de escuta afiada, mas também uma boa sensibilidade editorial. Seguindo o guia abaixo, você pode produzir uma transcrição profissional de minutos.
Faça sua transcrição assim que puder depois da sua reunião. Você será capaz de lembrar facilmente o que aconteceu na reunião.
Dê um direito ao seu documento de minutos. Anote os participantes da reunião, o (s) objetivo (s) da reunião e a data / duração da reunião. Você também deve incluir uma chave que lista as iniciais dos participantes juntamente com seus nomes completos, porque cada vez que um participante fala, você pode começar suas declarações com suas iniciais.
Transcreva a reunião em sua ordem cronológica. Divida as discussões / conversas por tópico, se mais de um tópico foi discutido na reunião. Por exemplo, se a discussão mudou de preocupações orçamentárias para recursos humanos, inicie a próxima conversa da seguinte forma: "A discussão que mudou para as considerações do departamento de recursos humanos …"
Distinguir entre as discussões importantes e sem importância na sua reunião. Por exemplo, você certamente não quer transcrever os momentos em que alguém saiu do assunto e falou sobre assuntos pessoais. Em vez de mencionar que a discussão saiu do curso, escreva as reticências "…" ou algo assim, "Depois de uma hora de conversas não relacionadas …"
Salve seu documento no seu disco rígido (ou unidade flash) antes de imprimi-lo. Uma transcrição de minutos registra a maioria das principais decisões de uma empresa, por isso é essencial que essas decisões sejam salvas para referência futura.
Dicas
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Sempre verifique sua ortografia e gramática antes de enviar sua transcrição de minutos para seu chefe. Pergunte ao seu chefe se existe um modelo que você pode usar para transcrever seus minutos. Se não, pergunte se há transcrições de minutos anteriores que você pode consultar enquanto escreve suas próprias.
Aviso
Seja extremamente cuidadoso ao registrar qualquer explosão em uma reunião. Não mencione a pessoa por trás do desabafo, mas diga algo como: "Foi fortemente encorajado que …" Se você se sentir inseguro quanto a associar um nome a uma discussão, consulte o presidente da reunião.
