Não há dúvida de que os avanços na tecnologia - especialmente em termos da Internet - tornaram mais fácil e rápido o intercâmbio de informações com indivíduos em todo o mundo. Infelizmente, também veio ao preço de deixar as graças sociais tradicionais e o bom senso ficarem de lado em nossa pressa de fazer amigos, lançar ideias ou selar um acordo crucial. Aqui está o que você precisa saber sobre o uso de e-mail com sabedoria em sua vida pessoal e profissional.
Monstros no espaço cibernético
A Internet deu origem a uma nova raça malévola de vilões que se enquadram em duas categorias - aqueles que querem prejudicar o seu computador e aqueles que querem prejudicá-lo. Aqueles que querem destruir todos os dados em seu sistema o fazem através de vírus de ação rápida anexados a e-mails que ou tentam você com um gancho intrigante na linha de assunto ("Parabéns! Você acabou de ganhar na loteria") ou fingir para vir de alguém que você conhece ("Hey! Você recebeu minha mensagem sobre o almoço na próxima semana?"). O que é tão insidioso sobre o último é que, aparentemente, o remetente parece ser legítimo, mas, ao abrir o e-mail, o destinatário é instruído a clicar em um link que rapidamente libera a destruição eletrônica. Os e-mails que pretendem alertar sobre problemas com uma conta bancária, uma violação de segurança no PayPal ou qualquer tipo de investigação criminal que solicite a atenção imediata e a cooperação do destinatário devem sempre ser considerados suspeitos. O outro tipo de vilão cibernético se esconde em salas de bate-papo, absorve informações pessoais de blogs e é um visitante regular no Facebook, no MySpace e em sites associados ao namoro. Por causa do anonimato que a Internet fornece aos usuários de email, você não tem idéia se esse cara bonito que você está escrevendo - e chegando perto de uma data real - é realmente um graduado em Harvard, trabalha para a Merrill Lynch, e dirige um Porsche ou é um vigarista desleixado que ataca mulheres confiantes e está prestes a bater em você com uma história triste que envolve dar a ele acesso à sua casa e / ou seus cartões de crédito.
Uso inadequado de equipamentos de escritório
Antigamente, supunha-se que a maioria dos funcionários possuía o bom senso de não grudar no telefone da empresa por horas com seus amigos, furtar suprimentos de escritório para uso doméstico ou usar a máquina Xerox para fazer várias cópias do romance que eles possam ou pode não ter escrito secretamente durante o horário de trabalho. O que se tornou problemático, no entanto, foi que nas ocasiões em que era hora de demitir alguém por roubar uma credenza ou usar o medidor para enviar contas para um negócio baseado em casa, a defesa mais fácil do funcionário acusado era: "Oh, eu não fiz". Não sei que eu não tinha permissão para fazer isso. " Isso deu origem a mais e mais empresas que desenvolvem manuais de procedimentos que identificam, em termos estritos, o que é e o que não é conduta apropriada. A Internet, claro, figura proeminentemente em muitas das diretrizes de hoje. Claro que parece inofensivo o suficiente transmitir uma piada por e-mail, trocar fofocas casuais ou sugerir que talvez o chefe seja um idiota sem noção. Tais comunicações, no entanto, não estão apenas perdendo tempo valioso, mas podem se tornar sujeitas a intimações se a empresa estiver envolvida em uma ação judicial. Além disso, um e-mail de pessoas desconhecidas poderia estar carregando um desses vírus e colocar a empresa em risco significativo.
Informação Privilegiada
A confidencialidade costuma estar comprometida quando escolhemos nos comunicar uns com os outros por meio de email. Ao contrário de uma carta que pode ser trancada ou mesmo queimada após a leitura pelo destinatário pretendido, a correspondência por e-mail pode ser acidentalmente ou intencionalmente acessada por terceiros. Isso é especialmente prejudicial no setor de trabalho se o conteúdo do e-mail for referente a dados confidenciais, registros de pacientes / clientes ou informações sobre a estabilidade financeira da empresa. A segurança também é comprometida se, por exemplo, um indivíduo fornecer informações de cartão de crédito ou um número do Seguro Social no contexto de uma nota de e-mail para um fornecedor, em vez de inserir os dados por meio de um site seguro.
Conversa casual
Como o e-mail parece um fórum informal e descontraído para conversar com as pessoas, elas costumam estender o mesmo nível de familiaridade aos estranhos e, em seguida, se perguntam por que ficam com o pé frio. Um bom exemplo disso seria autores aspirantes que querem lançar seu romance para um editor em uma editora. Ao contrário dos velhos tempos em que tais arremessos sempre tomavam a forma de cartas impressas que eram enviadas por correio, junto com um envelope endereçado e selado, muitos editores passaram a reconhecer que as consultas eletrônicas não apenas matam menos árvores, mas também permitem que elas processar a carga assustadora de submissões muito mais rápido. O que instantaneamente os desativa, no entanto, é o e-mail falador que começa com "Hi, Emily" como se o remetente conhecesse Emily há anos. Considerando que ela provavelmente não conheceria Emily se passasse por ela na rua, é arrogante supor que uma introdução por e-mail seja uma porta instantânea para a amizade ou que o remetente possa divulgar informações pessoais que estão fora dos limites do protocolo profissional. Até que o destinatário o convide a usar seu primeiro nome, é sempre sensato errar do lado da formalidade. Também é prudente formatar a carta na tela do computador, da mesma forma que uma carta que seria impressa e enviada pelo correio. Isso significa salvar as fontes esquisitas e ícones de smiley para os amigos e familiares que já conhecem você.
Soletrando a janela
De acordo com a natureza informal das trocas de e-mail e mensagens instantâneas, parece ter dado a muitas pessoas uma desculpa para não revisar seus conteúdos para erros ortográficos e gramaticais. "Ah, é apenas um email", dizem eles. "Não é como se alguém realmente se importasse ou tivesse tempo para pegar cada coisinha". O que eles não consideram, porém, é que o e-mail é um reflexo do orgulho - ou da falta dele - que eles absorvem em seu próprio trabalho. Como você nunca sabe quantas pessoas além do destinatário pretendido irão vê-lo, cabe a você certificar-se de que ele esteja o mais livre de erros possível antes de apertar o botão Enviar.
Considerações
É um triste comentário sobre a nossa sociedade que tantas pessoas usam a natureza anônima da Internet para enviar e-mails cruéis, nocivos e cruéis. O fato de que eles podem adotar personas "sem rosto" através de múltiplas contas de e-mail deu a eles a capacidade de esconder suas verdadeiras identidades por trás de falsos apelidos e desencadear discursos que eles provavelmente teriam vergonha de dizer pessoalmente. Há uma palavra para o sábio sobre o uso de e-mail em todos: se não é algo que você não estaria disposto a adotar em uma conversa cara a cara, provavelmente não deveria entrar em um e-mail, também. Para mais dicas sobre etiqueta de e-mail - bem como conselhos sobre como manter-se seguro em um meio eletrônico - visite os links listados no final deste artigo.
Insularidade
Por último, mas não menos importante, o email afetou nosso desejo e nossa capacidade de nos comunicarmos através do tempo real. Em vez de organizar um encontro com um amigo para almoçar e conversar, tornou-se menos trabalhoso apenas conversar por e-chat. Em vez de pegar um telefone ou escrever um cartão de felicitações, tornou-se mais conveniente apenas enviar uma mensagem de e-mail. Até mesmo as notas de agradecimento por um presente ou um belo jantar foram suplantadas por mensagens instantâneas. O mais perturbador, no entanto, é que a geração mais jovem se sente mais confortável conversando através de um teclado do que interagindo com outras pessoas em situações sociais. Isso, por sua vez, terá um impacto negativo em suas habilidades verbais, linguagem corporal e auto-estima. Afinal, se você pode assumir qualquer identidade que você deseja na Internet, não há motivo para descobrir quem você realmente é como pessoa.
