O dinheiro é a alma de qualquer empresa, e é difícil ter sucesso sem manter um bom controle de como suas receitas fluem. Parte desse processo está gerando receita suficiente para ser rentável e manter um controle rígido de seus custos. Em um nível ainda mais básico, significa controlar quem tem acesso às contas bancárias da empresa e sob quais condições.
Dicas
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Um titular de conta é a pessoa que aceita a responsabilidade legal por lidar com a conta.
Titular da conta em uma única propriedade
Se você operar como uma sociedade unipessoal, gerenciar sua conta bancária é simples. Você será o titular da conta, assim como faria se fosse sua conta pessoal. Você vai configurá-lo da mesma maneira, com sua identificação pessoal e número da Segurança Social.
Você também fornecerá duas informações adicionais específicas do negócio: seu número de identificação de funcionário da Receita Federal - você precisa disso se tiver funcionários ou pretende tê-los - e, se aplicável, o nome fictício sob o qual você está fazendo negócios. Seu nome está na conta, então você é o titular da conta por definição legal.
Mantenha-os separados
Quando sua empresa consiste apenas em você, você pode ficar tentado a ignorar todo o processo de configuração de uma conta separada para a empresa e usar apenas uma das suas contas pessoais para ambas as finalidades. Não é que você não pode faça isso ou que outras pessoas não faça faça isso, mas é uma péssima ideia.
Tanto você quanto seu contador terão dificuldade em separar suas transações comerciais e pessoais, e isso fará muito trabalho extra para você no final do ano e no tempo do imposto. Não é sustentável se você planeja expandir seus negócios, por isso é mais inteligente fazer as coisas do jeito certo desde o início.
Dando acesso a outra pessoa
Na maioria das empresas, chegará um momento em que você estará ocupado demais para fazer tudo sozinho. Nesse ponto, você precisará conceder a outra pessoa acesso às contas bancárias para que elas possam lidar com pelo menos transações de rotina e pagamentos de contas para você. Essas pessoas não serão titulares de contas como você é, mas você delegará a elas algum grau de autoridade para bancar em seu nome.
Em empresas maiores, as pessoas que você escolhe podem ser gerentes ou membros-chave de sua equipe de contabilidade. Em uma pequena empresa, pode ser tão simples quanto dar sua única autoridade de assinatura de funcionários. Seu banco registrará seus números de identificação pessoal e de seguro social como se fossem titulares de conta.
Titulares de contas em parcerias
Configurar contas bancárias em uma parceria é um processo bastante semelhante. Cada parceiro fornece identificação pessoal, bem como o número de identificação do funcionário da empresa e seu nome fictício. Nesse caso, você também precisará fornecer uma cópia do contrato de parceria e do certificado de registro se for uma parceria limitada.
Qualquer parceiro com mais de 25% de participação e o controlador significativo que assume a responsabilidade principal pela administração da empresa deve fornecer informações adicionais. Em alguns casos, como um grupo de médicos operando em conjunto uma clínica, cada parceiro pode ter uma conta principal separada, mas acesso compartilhado a um número de conta secundário para suas operações coletivas.
Acesso à conta em outras estruturas de negócios
Empresas maiores e incorporadas criam contas bancárias de maneira semelhante, com o controlador significativo e qualquer pessoa que detenha uma participação de 25% ou mais, fornecendo ao banco informações pessoais adicionais.
Nesses casos, a empresa também pode fornecer ao banco um contrato operacional explicando quem é responsável pela administração da empresa e um documento chamado resolução bancária explicando quais pessoas têm autoridade para configurar contas e serviços no banco e sob quais condições. Quanto maior a empresa, maior a probabilidade de que o banco diário e a escrita de cheques sejam feitos por gerentes de nível relativamente baixo ou pela equipe de contabilidade, em oposição aos proprietários ou à alta administração.
Estabelecendo Controles
É importante ter controles sobre o uso de suas contas bancárias e especialmente sobre cheques e autoridade de pagamento. Isso pode ser tão simples quanto manter as verificações físicas da empresa em segredo e restringir as chaves a algumas pessoas confiáveis. Em empresas maiores, isso não é prático, mas você pode optar por configurar seu software de contabilidade para que apenas pessoas específicas possam imprimir cheques. Outro controle comum é exigir uma segunda assinatura autorizada em cheques acima de um determinado valor em dólar, o que reduz o risco de fraude ou desfalque.
