Muitas pessoas se assustam quando ouvem que precisam participar de uma reunião de negócios. Eles temem que seja um desperdício de tempo que comece tarde e não consiga nada, ou que seja dominado por uma ou duas pessoas. Esses problemas comuns podem ser evitados usando a etiqueta de reunião de negócios adequada. As regras de etiqueta permitem que você execute a reunião de forma mais eficiente e verifique se ela é produtiva.
Agenda
Crie uma agenda antes da reunião e distribua-a para todos que foram convidados a participar. Isso permitirá que as pessoas decidam se realmente precisam estar presentes na reunião. Caso contrário, alguém pode aparecer e descobrir que a agenda não é realmente relevante para ele ou ela. A agenda também é uma referência neutra para manter a reunião focada. Se a discussão começar a vagar, você pode dizer algo como: "De acordo com a agenda, deveríamos estar falando sobre o que precisamos para a introdução do novo produto. Vamos voltar a esse tópico".
Cronograma
Programe tempo suficiente para a reunião permitir que você realize os itens da agenda sem pedir aos participantes que assumam um compromisso de tempo muito grande. Comece a reunião prontamente para recompensar as pessoas que apareceram a tempo. Se você adquirir o hábito de começar tarde, isso recompensará as pessoas que costumam aparecer alguns minutos após o horário de início designado. Se você tem a reputação de começar na hora certa, as pessoas aprenderão a aparecer na hora certa para evitar o desconforto de entrar, uma vez que a reunião já tenha começado.
Encerre a reunião no horário designado. Isso demonstra respeito pelas agendas de outras pessoas, já que alguns de seus participantes podem ter agendado outros compromissos após a reunião. Se houver negócios inacabados, agende outra reunião.
Participação
Incentive a participação de todos na sala e mantenha um ambiente seguro para entrada. As pessoas podem ter medo de falar se acreditarem que um ou dois colegas de trabalho dominantes os abaterão imediatamente. Implemente uma regra de "apenas uma pessoa fala por vez" e a aplique estritamente. Se alguém tentar interromper, diga: "Esta é a hora de Sherry falar. Lembre-se, todos concordamos que ninguém interromperia quando alguém estiver falando". Se alguns participantes ainda relutam em dar sugestões, tente um método como percorrer a sala para obter o feedback de cada pessoa sobre o tópico em questão. Dessa forma, uma pessoa tímida não precisa se preocupar em encontrar o momento certo para falar.
Conclusão
No final da reunião, resuma o que foi discutido e as decisões tomadas. Reconfirme quaisquer itens de ação, as pessoas que devem lidar com eles e os prazos. Isso dá aos participantes a oportunidade de falar se não concordarem com o resumo. Se todos estiverem na mesma página, use o resumo para criar notas da reunião e enviá-las imediatamente. Eles não devem sair até o dia seguinte à reunião.
