Juntamente com o recrutamento e retenção, o treinamento é um dos três aspectos-chave do gerenciamento eficaz dos funcionários. Antes de se sentar para decidir o que o seu programa de treinamento de funcionários deve envolver, é útil executar uma análise SWOT de funcionário e examinar os pontos fortes, as fraquezas, as oportunidades e as ameaças da empresa.
Primeiro, monte sua equipe para criar a análise SWOT. Esta pode ser uma equipe multifuncional de gerentes de diferentes áreas da empresa, todos com algum interesse em desenvolver um ótimo programa de treinamento de funcionários. A equipe pode incluir funcionários que passaram pelo treinamento, membros da equipe bem-sucedidos que sabem onde estão as oportunidades ou os especialistas em treinamento da empresa. Ou a equipe SWOT pode ser um grupo menor, talvez apenas uma pessoa, que esteja intimamente familiarizada com os funcionários e com as necessidades de treinamento da empresa. Uma equipe maior geralmente é melhor (sem ficar muito grande), pois mais ideias serão trazidas para a mesa.
Antes de começar, é importante que todos os membros da equipe entendam o que você está fazendo e por que você está fazendo isso. Todos os membros da equipe devem estar familiarizados não apenas com o processo SWOT, mas também com o resultado específico desejado do processo e com a iniciativa geral de treinamento de funcionários. Dê a todos os antecedentes e comece.
A maioria dos grupos SWOT acha mais fácil começar com pontos fortes. Esses são os pontos fortes de sua base atual de funcionários, as coisas que, embora possam sempre ser melhoradas, seus funcionários atualmente se dão muito bem. Se seus funcionários são todos extrovertidos e amigáveis, isso é uma força. Se eles sempre enviarem relatórios obrigatórios no prazo, isso é uma vantagem. Os pontos fortes são itens que provavelmente não precisam receber alta prioridade para treinamento em seu novo programa de desenvolvimento de funcionários, além do que já está sendo feito para treinar essas habilidades. Faça uma lista abrangente dos pontos fortes de seus funcionários e certifique-se de que todos os membros da equipe concordem que esses são realmente pontos fortes.
Depois de forças, o lugar lógico para se mover é fraquezas. Estas são as áreas com maior necessidade de melhoria em seus funcionários, provavelmente as áreas que fizeram com que sua empresa decidisse examinar o processo de treinamento e desenvolvimento dos funcionários. Se uma equipe de atendimento ao cliente não for capaz de atrair o cancelamento de clientes para permanecer no seu negócio, isso é uma fraqueza. Se um gerente de operações não puder ler um relatório de lucros e perdas, isso é um ponto fraco. Pontos fracos são itens que sua equipe eventualmente desejará colocar como prioridades no processo de treinamento dos funcionários. Mais uma vez, crie uma lista abrangente de fraquezas dos funcionários e seja franco.
Nas análises SWOT, onde os pontos fortes e fracos são geralmente internos, as oportunidades e ameaças são encontradas olhando para fora do grupo. Embora pontos fortes e fracos sejam o que você viu no passado e está vendo agora, oportunidades e ameaças são o que você está começando a ver agora, mas verá mais no futuro. Uma oportunidade para uma equipe de vendas, por exemplo, pode ser um novo produto, recurso ou ponto de preço que os representantes poderão vender (o que, nesse caso, obviamente proporcionaria uma oportunidade de treinamento para os funcionários). Uma oportunidade para uma divisão contábil poderia ser um novo software fiscal ou uma nova disponibilidade de arquivamento on-line, o que criaria novamente uma oportunidade de treinamento.
Finalmente, uma análise realista e completa das ameaças externas deve ser considerada para concluir o SWOT. Ameaças são aqueles programas, qualidades ou eventos que se aproximam de seus funcionários e que podem prejudicar a eficácia ou a eficiência dos negócios. Esse novo software fiscal, que foi uma oportunidade para uma contabilidade mais eficiente, também poderia ser uma ameaça, por exemplo; afinal, se os contadores não entenderem adequadamente como usá-lo, isso poderia atrasá-los. Um concorrente que ofereça um novo ponto de preço mais baixo pode criar uma ameaça para os funcionários de vendas, já que eles podem perder vendas se não estiverem adequadamente treinados para vender contra esse preço mais baixo.
Depois de ter o SWOT completamente montado e sua equipe concordar com ele, a parte mais difícil começa: você realmente tem que usar o documento para realinhar e reconstruir seu programa de treinamento. O SWOT parece ótimo no papel, mas é inútil se não for usado adequadamente para alinhar o treinamento dos funcionários com as necessidades mais urgentes da empresa. Pontos fortes são áreas a serem reforçadas, mas não treinadas como prioridade, enquanto as fraquezas podem ser usadas para gerar seus tópicos de treinamento mais importantes. Embora os pontos fortes e fracos mostrem o treinamento que seus funcionários fazem e não precisam agora, as oportunidades e ameaças devem indicar que treinamento deve ser implementado para manter seu negócio em uma função proativa, em vez de reativa.
Aviso
É muito fácil, especialmente em situações de grupo, enfatizar demais os pontos fortes e subestimar os pontos fracos. A importância da discussão franca, de uma avaliação realista das características e atitudes dos funcionários, não pode ser enfatizada o suficiente.
