Se você está fazendo um pedido de pizza, uma encomenda de algo de um anúncio de televisão, peças de carro ou um sistema de transporte, o processo para fazer um pedido não muda. Ser educado e reunir todas as informações necessárias para realizar o pedido completa a transação de maneira profissional e promove a satisfação do cliente. O processo de obtenção de pedidos pode determinar se um cliente faz um pedido repetido.
Identifique-se e seu local de trabalho quando atender o telefone. Por exemplo, "ABC123 Company, esta é Sally, como posso ajudá-lo hoje?" Nunca coma ou beba quando estiver ao telefone e fale de forma clara e devagar para que o cliente possa entendê-lo. Mantenha sua voz em um nível uniforme; Se você tiver uma tendência a falar em voz alta, reduza essa tendência quando estiver ao telefone no trabalho e mantenha um tom amigável em sua voz. Use a gramática correta e evite gírias.
Peça o nome do chamador e use-o durante o curso da conversa. Não chame um cliente pelo primeiro nome, a menos que ela o instrua a fazê-lo; use seu título formal. Nunca coloque o cliente em espera ou o viva-voz sem primeiro pedir sua permissão e aguardar sua resposta.
Ouça atentamente o cliente e anote todas as informações pertinentes. Peça-lhe para repetir, se necessário. Não confie na sua memória. Nunca aja como se estivesse com pressa, o cliente mais importante é aquele que está no telefone. Mantenha sua maneira paciente e útil.
Certifique-se de obter todas as informações necessárias para fazer o pedido, incluindo o item exato, especificações, tamanho e qualquer outra informação pertinente. É melhor ter mais informações do que você precisa para fazer o pedido corretamente do que muito pouco. Sempre repita o pedido do cliente de volta para ela para verificação. Certifique-se de que ela esteja clara sobre o preço do item encomendado para evitar que o cliente receba uma surpresa desagradável quando receber a fatura.
Peça ao cliente seu número de telefone para que você possa ligar para ele se tiver alguma dúvida sobre o pedido mais tarde. Sempre termine a conversa agradecendo ao cliente pelo seu negócio. Espere que ele desligue o telefone primeiro para que ele não ouça o barulho do telefone desligado.
