As despesas de viagens de negócios são um dos custos mais controláveis em uma organização, e estabelecer taxas diárias é uma maneira de manter essas despesas em um nível razoável. As empresas podem usar dados do governo dos EUA e outras pesquisas do setor para determinar os custos diários médios apropriados para as refeições dos viajantes. Viajantes de negócios individuais devem sempre estar conscientes das políticas internas de suas empresas quando jantam durante a viagem.
Fontes
A Administração de Serviços Gerais dos EUA define anualmente taxas diárias que incluem despesas com alimentação e alojamento para viajantes em negócios do governo federal. Muitas empresas usam isso como orientação ao definir suas próprias diárias ou taxas de reembolso aceitáveis para viajantes corporativos. Para os custos das refeições, a Administração de Serviços Gerais estuda vários milhares de restaurantes a cada três a cinco anos para informar suas tarifas e analisa regularmente as solicitações dos viajantes para examinar se áreas específicas precisam ser atualizadas nesse ínterim. A partir da publicação deste artigo, essas taxas variam de US $ 46 a US $ 71 por dia no café da manhã, almoço e jantar. Da mesma forma, o Escritório de Subsídios dos EUA estabelece tarifas diárias de refeições para cidades internacionais. Outras fontes para o estabelecimento de diárias de alimentação incluem o Business Travel News, que realiza um estudo de restaurantes por ano para os custos das refeições em 100 das principais cidades de viagens de negócios dos EUA. Essas taxas são mais altas do que as da Administração de Serviços Gerais, já que são responsáveis por refeições e coquetéis em restaurantes de alto padrão. Até a publicação deste artigo, eles tinham em média cerca de US $ 85 por dia.
Geografia
Independentemente da fonte, as diárias per capita tendem a flutuar pela geografia. A Administração de Serviços Gerais, por exemplo, define uma taxa padrão para os Estados Unidos continentais, mas também estabelece taxas separadas em cidades que têm custos de refeição mais altos. Grandes cidades como Nova York, Chicago, Los Angeles e São Francisco ficam no nível mais alto de refeições por dia. Em 2011, por exemplo, o grupo distribui US $ 71 por refeição diária e custos incidentais nessas cidades, em comparação com as tarifas padrão de US $ 46. As cidades de segunda linha geralmente carregam as diárias diárias de refeições no meio desses dois extremos.
Considerações
As empresas têm duas rotas gerais ao cobrir as despesas com alimentação dos funcionários durante a viagem: podem definir e emitir uma diária diretamente ou reembolsar diretamente os funcionários pelas despesas incorridas durante uma viagem. Se optarem por distribuir diárias com base nos padrões da Administração de Serviços Gerais, eles poderão optar por um método simplificado de "alto-baixo" em vez de emitir diárias para cada geografia individual.Neste método, as áreas de alto custo - principais e algumas cidades secundárias - recebem uma taxa diária e todas as outras áreas recebem uma taxa mais baixa. Como os níveis diários de diárias na maioria dos casos não são adequados para cobrir refeições mais caras para executivos, muitas empresas optam simplesmente por reembolsar os custos das refeições, embora muitas vezes também emitem gorros informados por diárias para manter os custos sob controle.
Informação de impostos
As empresas que utilizam a média de diárias de Administração de Serviços Gerais para alimentação e outros custos de viagem ganham uma vantagem no relatório simplificado, de acordo com as leis tributárias do Internal Revenue Service. Embora as empresas que reembolsam precisam manter um recibo detalhado e outros dados para essas viagens, aqueles que usam taxas diárias recomendadas só precisam manter registros da viagem em si, e não recibos de despesas individuais da viagem. Se você trabalha por conta própria, também pode usar as taxas diárias para orientação ao deduzir as despesas comerciais de seus impostos. Você pode deduzir uma parte do subsídio de refeição padrão, geralmente cerca de 50%, como um gasto em vez de manter o controle de cada recibo de refeição.
