Reprogramar grandes eventos de negócios pode ser um pesadelo logístico; Mesmo com as razões mais confiáveis para mudar a data, os clientes e os contatos de negócios ficarão irritados e incomodados. A maneira como você apresenta as informações também terá um grande impacto na impressão que os participantes terão; tome cuidado para parecer apologético e otimista, para que os destinatários vejam o reagendamento como um revés temporário e não como um passo em falso ou como resultado de um mau planejamento.
Insira um pedaço de papel timbrado da empresa na sua impressora; Este é um aviso oficial sobre a reprogramação de um evento que você está hospedando. O tempo é essencial e o papel timbrado capta a atenção do destinatário com mais eficácia do que o papel comum.
Abra o programa de processamento de texto de sua escolha. Comece um novo documento selecionando "Arquivo" e "Novo".
Digite a data e pule uma linha. Use o recurso de mala direta em seu programa de processamento de texto para inserir os nomes e endereços dos participantes.
Comece afirmando que você terá que reprogramar o evento e atualizar suas memórias sobre o que é o evento e quando deveria ter sido realizado originalmente.
Peça desculpas com sinceridade e explique o motivo do atraso. Não se desculpe mais de uma vez ou os destinatários podem ver isso como uma admissão de culpa ou má administração.
Dê detalhes sobre quando o evento ocorrerá. Se a sua empresa está oferecendo uma compensação por suas taxas de re-reserva ou outro incentivo, detalhe como os participantes podem solicitar a compensação. Jogue as boas novas; Se o reescalonamento for uma ocorrência feliz, como reescalonar por um tempo com melhor clima, comente sobre isso.
Agradeça aos participantes pela sua cooperação e forneça a eles as informações de contato para as quais podem ligar caso tenham dúvidas ou dificuldade para reprogramar sua visita.
Assine a carta "Sinceramente" e pule três linhas. Digite seu nome completo e título. Imprima as letras e assine cada uma acima do seu nome digitado.
Envie as cartas com o serviço mais rápido que você pode pagar. Se você não puder enviar um grande número de cartas por correio prioritário, chame primeiro cada participante e forneça as informações básicas sobre a reprogramação do evento. Deixe-os saber que uma carta oficial seguirá.
