Os memorandos da folha de pagamento fornecem informações aos funcionários sobre novas alterações na política da empresa e lembram os funcionários sobre a política atual. Por exemplo, se os funcionários habitualmente se esquecem de assinar seus cartões de ponto, um breve memorando pode lembrá-los do requisito. Se, por causa de um feriado, os cheques estiverem disponíveis um dia antes, você poderá usar uma nota para notificar os funcionários. Envie apenas memorandos ao pessoal necessário. O departamento de folha de pagamento deve incluir memorandos da folha de pagamento com contracheques ou declarações de ganhos para garantir que os funcionários recebam o memorando.
Escreva o cabeçalho. Inclua a data, os destinatários e o assunto. Por exemplo: 12/01/2020 Para: Todos os funcionários De: Departamento de folha de pagamento Assunto: Early Payday
Escreva o corpo do memorando; esta é sua razão para escrever o memorando. Por exemplo, "Devido ao feriado de Natal, os cheques da folha de pagamento estarão disponíveis no dia 23". Espaço único dos seus parágrafos e, se a sua anotação tiver mais de um, espaço duplo após cada parágrafo.
Escreva seu fechamento. Embora você não precise ser tão formal quanto em uma carta comercial, inclua uma declaração de encerramento e o nome do seu departamento. Por exemplo, "Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com o departamento de folha de pagamento. Obrigado". Inclua um número de telefone se seu departamento tiver sua própria extensão.
Dicas
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Leve em conta, quando você está enviando um memorando para todos os funcionários, lembrando-os da política da empresa, que alguns funcionários estão executando a ação corretamente, de modo que você não queira redigitar o memorando bruscamente. Por exemplo, "Apenas um lembrete rápido da política da empresa de que os funcionários devem assinar seus cartões de tempo. Obrigado!" As notificações de alterações de política devem ser diretas e diretas, mas fornecer suas informações de contato para perguntas. Por exemplo, "a partir de 28/02/12, os funcionários devem entregar seus reembolsos semanalmente. Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com a Susie no ramal 210. Obrigado." Se você enviar uma cópia do memorando para outra pessoa, como o proprietário da empresa, inclua uma linha CC abaixo do assunto para o nome da pessoa. A Texas A & M University recomenda o uso de subtítulos para memorandos com mais de três parágrafos. Use o papel timbrado da empresa em seus memorandos para ajudar o leitor a saber que é um memorando oficial. Receba a aprovação do seu gerente de departamento ou do proprietário da empresa antes de enviar os memorandos.
Aviso
Memos escritos em fontes incomuns podem ser difíceis de ler e não profissionais. Use uma fonte padrão e deixe o texto nivelado com a margem esquerda para facilitar a leitura.Mesmo que o memorando seja uma reclamação, tenha cuidado com as palavras escolhidas ao escrever. Mantenha seu profissionalismo em todos os momentos.
