Folha de pagamento é um aspecto fundamental de qualquer negócio com os funcionários. Para que os funcionários e os impostos sobre folha de pagamento sejam pagos pontualmente e com precisão, o departamento de folha de pagamento deve ser estruturado. Para obter eficiência dentro do departamento, o empregador deve documentar os procedimentos da folha de pagamento. Independentemente de a folha de pagamento ser grande ou pequena, os procedimentos de folha de pagamento gravados são essenciais para uma folha de pagamento bem-sucedida.
Crie formulários de procedimento de folha de pagamento. O departamento de folha de pagamento geralmente trabalha em estreita colaboração com o departamento de recursos humanos para garantir o devido pagamento e o processamento de benefícios aos empregados. Vários formulários são usados neste processo: folhas de ponto / cartões de ponto, formulário W-2, agendamentos de folha de pagamento e / ou calendários, formulários de solicitação de férias, formulários de autorização de depósito direto e fichas de monitoramento. Você pode comprar esses formulários em uma papelaria ou fazer com que uma empresa de impressão os personalize.
Documente os procedimentos de cronometragem. O Departamento de Trabalho dos EUA observa que você pode usar qualquer sistema de cronometragem que desejar desde que esteja correto e completo. Os procedimentos de cronometragem devem incluir prazos de entrega de folha de horas e o método usado para calcular o tempo dos funcionários.
Por exemplo, anote os procedimentos para calcular manualmente os cartões de horas dos funcionários, como arredondar para cima e para baixo até o quarto de hora mais próximo. Se você tiver um sistema de cronometragem que transporte automaticamente socos / furtos de funcionários para o software de folha de pagamento, documente seus procedimentos para fazer edições. Isso pode incluir fazer com que os supervisores enviem as alterações por e-mail antes do prazo final.
Anote os procedimentos de processamento da folha de pagamento. Adapte seus procedimentos de processamento de folha de pagamento para que ele corresponda ao seu sistema de folha de pagamento. Um sistema de folha de pagamento pode ser manual, interno, informatizado ou externo (terceirizado). Indique todos os procedimentos de processamento da folha de pagamento para o seu sistema em particular.
Por exemplo, digamos que você tenha um sistema informatizado interno, no qual o pessoal da folha de pagamento e o software da folha de pagamento são usados para processar a folha de pagamento. Documente como usar o software. Indique como inserir os salários dos funcionários e como processar ajustes de pagamento, depósitos diretos, impostos sobre folha de pagamento, dias de benefícios, garnishments, benefícios de seguro e pagamento de horas extras. Inclua etapas para verificar novamente a folha de pagamento antes de imprimir os contracheques e antes de fechar a folha de pagamento.
Se você tiver várias frequências de pagamento (como semanal e quinzenal), documente como processar cada uma delas. Os procedimentos de processamento da folha de pagamento devem incluir todas as etapas de processamento, desde o início de cada folha de pagamento até o final.
Inclua procedimentos de pós-processamento. Por exemplo, digamos que você tenha um departamento de contabilidade ou uma empresa fiscal externa responsável pelos assuntos fiscais da folha de pagamento da empresa. Indique os arquivos e relatórios necessários que devem ser encaminhados e para qual indivíduo. Indique quem deve receber contracheques / recibos de pagamento para distribuição e incluir outras empresas / indivíduos com os quais você deve interagir. Por exemplo, se o departamento de folha de pagamento encaminhar fundos de contribuição à aposentadoria para o provedor de planos de pensão imediatamente após cada processamento da folha de pagamento, inclua as etapas necessárias.
Procedimentos de manutenção de registros de documentos. O empregador deve manter os registros da folha de pagamento por um período mínimo de três anos, de acordo com o Departamento do Trabalho. Armazenamento de estado e procedimentos de arquivamento para registros de folha de pagamento, W-2s, relatórios de imposto de folha de pagamento, cartões de tempo e outros registros de folha de pagamento.
Dicas
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Atualize seus procedimentos de folha de pagamento sempre que ocorrer uma alteração de procedimento.
