A segurança dos registros de folha de pagamento e a equipe que trabalha com eles é uma consideração contínua para administradores de folha de pagamento e gerenciamento corporativo. A segurança da folha de pagamento inclui a implementação e manutenção da confidencialidade e segurança dos registros da folha de pagamento, do departamento de folha de pagamento e da folha de pagamento. O gerente de folha de pagamento, o gerente contábil ou o gerente de recursos humanos podem assumir a responsabilidade pela segurança da folha de pagamento em conjunto com a alta administração. Criar um ambiente de folha de pagamento altamente seguro e eficientemente organizado deve ser o objetivo de todo departamento de folha de pagamento.
Organização
A organização do departamento de folha de pagamento, equipe e processos é vital para a segurança da folha de pagamento. Uma cadeia de comando clara, um organograma do departamento lógico e uma delegação clara das responsabilidades da folha de pagamento é necessária para a administração segura da folha de pagamento. Um gerente, um processador de folha de pagamento, um especialista para situações especiais de folha de pagamento, como pedidos de salários e licenças FMLA e de trabalhador, funcionários de registros de funcionários e qualquer outro funcionário da folha de pagamento devem estar organizados no departamento para processamento de folha de pagamento confidencial, eficiente, seguro e legalmente compatível.. Todos na folha de pagamento devem ter responsabilidades claramente definidas para evitar e eliminar brechas de segurança e brechas no processamento da folha de pagamento.
Controle de acesso
Todo o acesso a documentos de papel de folha de pagamento, arquivos de armazenamento físico, computadores e relatórios de computador e qualquer outro tipo de acesso deve ser estritamente controlado e aplicado para proteger as informações confidenciais da folha de pagamento. As responsabilidades de cada funcionário da folha de pagamento devem ser analisadas pelo gerente da folha de pagamento para determinar o nível de acesso necessário. O acesso a documentos de folha de pagamento física, como planilhas de horas, autorização de aumento, documentação de bônus e comissões e outros documentos de folha de pagamento com informações financeiras sigilosas e confidenciais, deve ser restrito apenas àqueles que processam as transações. Armários de arquivos e computadores com informações, dados e arquivos de folha de pagamento devem estar localizados em áreas seguras, onde apenas aqueles com autorização de segurança podem visualizar e trabalhar com eles. Por exemplo, os funcionários do quadro de horários que só inserem horas de trabalho no sistema de folha de pagamento do computador não devem ter acesso aos processos de envio final ou à documentação de salários e benefícios.
Procedimentos Documento
Os procedimentos de folha de pagamento devem ser cuidadosamente documentados e aplicados para garantir a segurança do processo e do pessoal da folha de pagamento. As responsabilidades de cada funcionário da folha de pagamento devem ser claramente definidas em sua descrição de cargo, nos procedimentos de folha de pagamento que desempenham e em um manual de operação padrão para o departamento de folha de pagamento. Os procedimentos devem ser seguidos, revisados quando algo muda e revisado pelo menos anualmente, se não mais frequentemente, para proteger a integridade dos processos e evitar quaisquer falhas na segurança.
Segurança física
A segurança física de registros, arquivos, dados e sistemas de folha de pagamento, assim como instalações de pagamento e equipe é vital. A segurança e a confidencialidade da folha de pagamento não devem ser comprometidas para economizar dinheiro ao processar a folha de pagamento na recepção ou ao fazer com que um funcionário da folha de pagamento desempenhe suas obrigações sem uma dupla verificação. Armários de arquivos devem ser bloqueados com acesso limitado. Escritórios, quadros principais e computadores desktop com software de dados e processamento da folha de pagamento não devem estar localizados em áreas comuns, mas em locais seguros que possam ser facilmente trancados. A equipe da folha de pagamento deve ter um ambiente de trabalho seguro contra o tráfego de funcionários e visitantes e deve ter meios fáceis de proteger com êxito as informações com as quais trabalham, para que não fiquem sujeitos a funcionários com raiva ou emocionalmente. Quaisquer erros de folha de pagamento, discrepâncias e queixas devem ter processos claros e serem abordados pelos gerentes ou supervisores, não diretamente com o pessoal da folha de pagamento.
