Em algum momento de sua carreira, você provavelmente terá que escrever um relatório de negócios. Um relatório comercial geralmente aborda um projeto ou componente específico da empresa, apresenta suas descobertas e faz recomendações para o leitor pretendido.
Planejar e redigir um relatório de negócios adequado que atinja seu público-alvo e motive seus leitores a planejar, pesquisar e comprometer-se com o sucesso do relatório. Embora o estilo de redação do relatório de negócios específico que você usa deva refletir seu estilo de redação pessoal e personalidade, bem como a personalidade da empresa, há algumas dicas úteis de redação de relatórios que qualquer pessoa pode usar.
Esclareça o propósito do relatório
Poucas dicas de redação de relatórios são tão importantes quanto definir e esclarecer a finalidade do relatório. Faça isso o mais cedo possível no relatório, para não perder tempo e energia com problemas desnecessários. Reúna todas as informações necessárias para criar um relatório confiável. Às vezes isso pode significar conversar com as pessoas envolvidas, ou pode estar tão envolvido quanto conduzir um projeto de pesquisa.
Exemplo:
Este relatório aborda as técnicas de marketing que usamos nos últimos cinco anos para adquirir novos clientes. Com base em uma análise das técnicas, do dinheiro gasto e de quantos clientes novos adquirimos de cada um, gostaria de recomendar três tipos específicos de marketing daqui para frente.
Organize todas as informações relevantes
Certifique-se de limitar suas informações ao propósito do relatório de negócios. Não deixe o escopo do relatório se expandir, pois isso pode prejudicar o formato do relatório de negócios. Se o objetivo do relatório é recomendar três tópicos específicos de técnicas de marketing, mantenha o foco nessas três técnicas e informações relevantes.
Exemplo:
Como você verá com base em minha pesquisa, essas são as três principais técnicas de marketing que recomendo. Eles são os mais econômicos para atrair o maior número de novos clientes.
Conheça o público-alvo do formato de relatório de negócios
Você precisa entender para quem você está escrevendo e determinar como melhor abordar esse público. Defina o tom, atitude e ênfase que é voltada para seus leitores. Embora você deva sempre ser profissional em seu estilo de redação de relatórios comerciais, o nível de detalhes que você inclui pode variar dependendo de quem está lendo o relatório.
Se você está escrevendo para executivos corporativos de alto nível, você pode querer incluir números mais definitivos e pesquisas e ser mais detalhado em suas descrições. Se você estiver escrevendo para a equipe de marketing que entende de linguagem de marketing, use um formato de relatório de empresa que tenha um tom mais descontraído e fale com as técnicas que você usou no passado.
Motive sua audiência
Componha o relatório de negócios usando palavras fortes que motivarão seu público. Crie frases eficazes e bem organizadas, mas permaneça fiel ao seu estilo de redação de relatórios comerciais pessoais. Alguns de seu público podem apenas digitalizar o relatório, então escolha um formato de relatório de negócios com pontos com marcadores, muito espaço em branco, boas manchetes e legendas e parágrafos curtos.
Exemplo:
Três técnicas de marketing de assassino
Podemos ganhar 35% mais clientes e economizar dinheiro usando as três técnicas de marketing a seguir:
- Boletins mensais por e-mail que fornecem conteúdo útil.
- Promoções trimestrais na loja.
- Publicidade no jornal local.
Revise antes de enviar
Uma das dicas mais importantes para redigir relatórios é revisar, editar e revisar antes de distribuir o relatório. Ter um segundo conjunto de olhos lido sobre o relatório é uma excelente maneira de garantir que sua mensagem seja clara. Deixe-se bastante tempo para editar e revisar o relatório antes da data de vencimento. Não apresse este passo. Quando você distribuir o relatório, verifique se todos os documentos e anexos estão incluídos e se todos os recebem.
