Quando uma empresa paga a um funcionário por horas trabalhadas conforme a necessidade, a empresa tem um trabalhador por dia. Em vez de pagar salários por hora fixos ou um salário semanal fixo, o negócio compensa o trabalhador por cada dia ou turno trabalhado. Do ponto de vista fiscal, o IRS trata os salários per diem muito como os salários regulares.
Deduções por salários pagos
O IRS considera os salários pagos aos empregados por dia como despesas comerciais dedutíveis, assim como os salários por hora ou salários regulares seriam. No entanto, o IRS insiste que todos os salários devem ser razoáveis e devem ser pagos pelos serviços prestados pelo empregado. Pagar uma taxa diária a um indivíduo apenas pela sua disponibilidade, e não pelo seu trabalho, seria uma despesa não dedutível para o negócio.
Despesas de negócios relacionadas
Além dos salários pagos ao empregado por dia, uma empresa pode deduzir benefícios adicionais, como o custo do seguro de saúde fornecido ao empregado, bem como pagamento de férias, prêmios e gratificações. O custo de uniformes, veículos, equipamentos e materiais de escritório fornecidos pela empresa também seriam deduções legítimas. Por outro lado, se um funcionário de diárias fornecer seu próprio vestuário ou equipamento relacionado a negócios e não for reembolsado, ele poderá deduzir essa despesa em sua declaração de imposto de renda individual.
Empregados vs. Empreiteiros
Uma empresa deve considerar cuidadosamente se seus trabalhadores de diárias são contratados ou empregados independentes. O IRS fornece várias regras e diretrizes que governam essa escolha, o que acarreta importantes implicações fiscais. Enquanto os salários, honorários ou comissões pagas aos contratados ainda são dedutíveis, o empregador não tem que reter imposto de renda ou imposto de renda e não está vinculado às regras ordinárias de salário mínimo ou horas extras. O dinheiro pago a um contratado independente é relatado em um 1099-MISC, não em um W-2, e o contratado é responsável por enviar as informações de pagamento ao IRS em seu retorno pessoal.
Per Diem e Per Diem
Confusão pode surgir quando também usar o termo "per diem" para o reembolso fornecido a um funcionário para refeições e despesas de hospedagem durante a viagem. O IRS tem taxas de reembolso padrão por dia calculadas para cada região do país; estes não têm nada a ver com salários pagos a um empregado por dia. O idioma oficial usado nos regulamentos do IRS refere-se ao reembolso de diárias, e não aos "empregados por dia", que é um uso informal do termo.
