A tentação de executar todas as tarefas sozinho e administrar a empresa por conta própria acena, mas o resultado dessa escolha fala por si. Tente ficar de pé com cada pé em uma carruagem separada enquanto controla 16 cavalos, e com certeza você vai cair. Embora o negócio possa sobreviver ao rescaldo, recomeçar leva imensas quantidades de coração e alma e devora seu precioso tempo.
A escolha preferida requer a queda das rédeas e a escolha entre o design organizacional funcional ou divisional, então pondere os pontos fortes e fracos dos vários tipos antes de tornar sua seleção permanente. Examine os benefícios e desvantagens da função x departamento para ajudar a decidir quem deve desempenhar quais funções na empresa, quem relatará a quem e como agrupar funcionários para obter a máxima eficácia.
Quais são os quatro tipos de estruturas organizacionais?
As estruturas organizacionais fornecem a descrição formal de como a comunicação e a tomada de decisões devem ocorrer em sua empresa. Um organograma mostra quem se reporta a quem e quem tem a palavra final sobre qualquer problema no local de trabalho que possa surgir. Os novos funcionários podem consultar o organograma para perguntar à pessoa certa quais decisões e ações têm aprovação prévia e quais exigem permissão toda vez, como encomendar equipamento de escritório durável ou reembolsar os pagamentos do consumidor por bens e serviços personalizados. Infelizmente, tomar decisões em estruturas organizacionais hierárquicas ou em forma de pirâmide geralmente leva a discussões intermináveis de responsabilidade sem que os membros da equipe tomem qualquer ação decisiva, portanto explore os benefícios e desvantagens de cada estrutura antes de escolher aquela que funciona melhor para seu empreendimento..
Estrutura Organizacional Simples
A estrutura organizacional plana elimina várias camadas de pessoal entre os tomadores de decisão e os funcionários no nível mais baixo do gráfico. Em vez de ter um líder de equipe que se reporta a um gerente de andar que depois se reporta a um diretor e assim por diante até o CEO, equipes de até 15 pessoas se reportam a um único gerente, que, por sua vez, se reporta diretamente ao CEO. No modelo de gerenciamento plano, todos os membros da equipe se comunicam primeiro com o gerente. Os gerentes às vezes conversam uns com os outros antes de falar com o CEO, após o que retornam ao chão de trabalho para compartilhar informações com suas respectivas equipes. Não menos que uma vez por ano e uma vez por trimestre, o CEO pode falar com toda a força de trabalho em um estado do endereço da empresa.
Um organigrama plano assemelha-se frequentemente a um rectângulo ou trapézio, com no máximo duas a quatro camadas entre trabalhadores e o proprietário ou CEO, em comparação com outros mapas organizacionais que podem ter seis ou mais níveis de autoridade. Os membros da equipe têm um pouco de poder de decisão, como quando fazer pausas, mas que mudam para cobrir, quantas horas cada funcionário trabalha e se alguém pode ou não agir sem permissão afirmativa contínua ainda vem do CEO para os gerentes e de lá para os membros da equipe. A maioria das empresas iniciantes enxutas começa com uma estrutura autocrática, mas plana, que eventualmente evolui para um gráfico hierárquico baseado em funções, a menos que as várias equipes evitem, propositalmente, tornarem-se burocráticas.
Relatório de Matrizes
Em uma empresa que atende mais de uma região geográfica, oferece vários produtos, desempenha funções distintas ou atende mais de um grupo de clientes, cada funcionário se reporta a mais de um departamento ou divisão. O organigrama matricial assemelha-se a um diamante: os empregados de nível inferior, os gerentes de um ou mais departamentos no nível seguinte e o chefe da empresa no topo. Essa estrutura de gerenciamento funciona bem com uma indústria de serviços, como atender às necessidades de moradia e emprego das pessoas com deficiência, por exemplo.
Organizações Funcionais
Você já ouviu falar "não é meu departamento" quando precisa de informações ou precisa agir? Você pode ter se juntado a uma empresa que organizou sua força de trabalho por meio de suas funções. Concessionárias de carros costumam usar esse modelo de gestão. Concessionárias típicas têm um grupo de vendas e departamento financeiro trabalhando juntos em cada negócio, um departamento de serviços administrativos que lida com questões de recursos humanos e atendimento ao cliente, uma equipe de serviço e uma seção de publicidade. A comunicação às vezes falha devido a ter que passar mensagens através de tantas camadas de autoridade, mas todos sabem quais são suas responsabilidades, tão pouca ou nenhuma decisão ocorre até que as várias equipes se reúnam para criar estratégias para alcançar suas cotas diárias, semanais e mensais. para vendas e serviços.
Definição da Estrutura Divisional
Em empresas com alcance nacional, continental ou global, a divisão em divisões por marca ou região pode reduzir a duplicação de mão-de-obra e recursos que ocorre quando um sistema de gerenciamento orientado a função cresce demais. Em vez de continuar as operações como uma entidade única e incômoda, a empresa que usa um design organizacional divisional se clonaria primeiro e depois reduziria sua força de trabalho. A administração intermediária leva o impacto inicial, seguido pelos trabalhadores menos competentes ou eficientes, até que apenas os principais produtores e gerentes suficientes para manter as coisas funcionando de forma eficiente permanecem. Neste momento, os trabalhadores mais bem pagos recebem ofertas - muitas vezes incluindo incentivos generosos - para deixar a empresa. Tanto a empresa nova quanto a antiga renomearam-se para refletir as mudanças, às vezes reorganizando-se como Divisão (Nome da Empresa) (Nome ou Número da Região). As duas divisões então continuam como antes até que elas cresçam o suficiente para se separarem novamente.
Holacracy
O desenvolvimento recente do quinto tipo de estrutura organizacional, conhecido como "holacracia", distribui o poder de decisão por meio de papéis e responsabilidades. Os membros da equipe selecionam as funções que desejam preencher e assumem a responsabilidade de realizar as inúmeras tarefas necessárias para atingir os objetivos da empresa. O sistema, criado por Brian J. Robertson, derruba a pirâmide de poder feudal, de cima para baixo, praticada por organizações maiores e mais antigas e transfere a tomada de decisões e a liberdade de ação para todos os funcionários individuais da empresa. Surpreendentemente, cerca de 140 empresas e contadores escolheram a holacracia como sua estrutura organizacional a partir de 2018, incluindo a Zappos e a Mercedes-Benz. Essa estrutura se assemelha a um grupo de balões de palavras sobrepostos.
O que é um gráfico funcional?
Visualize sua empresa como um desenho, com o proprietário ou CEO na posição superior. Esse desenho começa seu gráfico. O presidente e dois ou mais vice-presidentes estão abaixo do CEO. Sob cada vice-presidente, você encontra dois ou mais gerentes de departamento: finanças, atendimento ao cliente, equipe de produção e equipe de pesquisa e desenvolvimento. O gráfico ilustra uma cadeia de comando clara e direta. As informações viajam para baixo do proprietário e do diretor executivo, e raramente nada sobe para além dos gerentes do andar até os chefes de departamento. Quando isso acontece, pode levar meses ou anos até que um determinado funcionário veja alguma de suas ideias implementadas.
O que é uma estrutura organizacional divisional?
Como dito anteriormente, as empresas organizam uma divisão quando a empresa cresce para um tamanho incontrolável. As divisões atendem a uma região geográfica ou representam todo o mercado de uma empresa. Cada loja tem apenas uma marca ou linha de produtos, a menos que a empresa tenha concluído um ciclo de crescimento.
Algumas empresas divisórias existem para comercializar os subprodutos de outras indústrias. Essa abordagem reduz a produção de lixo, ao mesmo tempo em que extrai o máximo lucro de cada linha de produto. Como exemplo, a empresa Procter and Gamble produz sabonetes, cujos ingredientes vêm dos subprodutos da produção de carne. Sua localização em Cincinnati permite que a Procter and Gamble aproveite a concorrência entre os vários produtores de carne em Ohio, mantendo assim os preços baixos. Essa mesma região de Cincinnati também produz álcool de cereais, de modo que o grão que fez um barril de bourbon também alimentou um rebanho de gado. O esterco e a urina produzidos pelos bovinos e suínos da região tornam-se os produtos químicos usados na fabricação de sabão após a digestão e a eliminação. Os animais também produzem fertilizantes para o próximo campo de grãos e combustível para a fazenda, na forma de amônia e metano.
O que é um ambiente de trabalho matricial?
Uma empresa que utiliza a estrutura matricial para gestão e comunicação pode atender crianças, famílias e adultos, oferecendo serviços de descanso, cuidados pessoais e treinamento de intervenção precoce para as crianças e famílias, além de oferecer assistência de prontidão para os adultos. Como tal, esta empresa teria um departamento de garantia de qualidade, assistência habitacional, formação profissional e um departamento de serviços familiares. Os gerentes de programa podem se reportar a três dos quatro departamentos, com o departamento de controle de qualidade auditando independentemente todos os três, ou cada departamento pode se reportar ao seu próprio supervisor e ao especialista em GQ. Enquanto a estrutura matricial aumenta a comunicação entre os departamentos, muitos funcionários ainda não têm o poder de tomar uma decisão espontânea. Os vários programas também têm que competir por dólares orçamentários
Decida como configurar sua estrutura de negócios
Não importa se você escolhe uma estrutura organizacional funcional ou divisional, use uma matriz ou apenas permita que sua empresa opere como um holacracy, certifique-se de que todos os membros da equipe saibam a quem eles relatam e que deveres devem esperar desempenhar. Se você decidir experimentar novas estruturas, traga um treinador que se destaque nesse estilo de gerenciamento específico, em vez de se deparar com um processo desconhecido por conta própria. Procure orientação de suas seguradoras de saúde sobre quais estruturas organizacionais contribuem para o estresse e lesões no local de trabalho e pergunte às seguradoras do seu negócio sobre qualquer probabilidade maior de vulnerabilidades legais de cada tipo de organização.
Como algumas estruturas de gerenciamento funcionam melhor em setores específicos, passeie por algumas empresas semelhantes e sinta-se à vontade para copiar seu estilo, se essa empresa parecer estar prosperando. Passe tanto tempo observando como a empresa funciona como eles permitem. Faça todas as perguntas, mesmo que pareçam desrespeitosas ou intrometidas.
Uma vez que você permita que uma hierarquia baseada em funções se desenvolva, dê a cada pessoa na empresa tempo para se estabelecer em sua posição. Tome nota de quaisquer gargalos ou lutas pelo poder. O problema é a posição ou a pessoa? Não tenha medo de levar as pessoas de uma posição para outra até que tudo corra bem e você comece a fazer as margens de lucro esperadas em seu setor. Se a posição criou o problema, debata quais alterações precisam ocorrer antes de eliminá-lo do gráfico da empresa.
Se você se encontrar levando a mesma pessoa pela empresa sem ver nenhuma melhora em sua produção ou um aumento em sua competência, incentive-a a encontrar uma nova posição em outro lugar. Você também pode ter que poupar uma dor de cabeça e despedi-la imediatamente. É melhor ser aberto e honesto desde o começo, em vez de lutar contra uma funcionária popular e entrincheirada que não se encaixa em seu papel atual. Quanto mais entrincheirado e popular um funcionário ruim se torna, maior o efeito dela sobre o moral.
Mantenha a situação o mais positiva possível, ajudando os funcionários que você precisa para encontrar seu próximo emprego. Forneça-lhes indenização por demissão, por exemplo, ou coloque-os em programas de treinamento como parte de seu processo de separação de empresas. Acima de tudo, se você tiver tempo e recursos, dê aos funcionários a quem você precisa demitir ou demitir uma lista de recursos locais para amortecer as perdas econômicas e ajudá-los a navegar no caminho para sua próxima posição em um setor completamente diferente.
