Estruturas de controle são necessárias nos negócios para garantir que os procedimentos sejam seguidos e as metas alcançadas. Uma estrutura de controle individual reflete políticas e procedimentos para a organização específica e leva em consideração fatores como a saúde financeira da empresa, a conformidade com regulamentações externas e a comunicação da empresa. Cinco estruturas básicas de controle ajudam as organizações a identificar pontos fortes e identificar áreas para melhoria.
Meio Ambiente
A estrutura de controle mais importante em qualquer empresa é o ambiente geral. No ambiente de controle interno, as decisões refletem as prioridades que os proprietários de negócios e a gerência sênior dão a cada função dentro da empresa. Os controles em uma indústria altamente regulamentada serão mais rigorosos do que em uma indústria que tenha intervenção mínima do governo. Seja altamente formal ou descontraído, o ambiente de uma empresa deve ser bem planejado e comunicado dentro da empresa. Grandes empresas tomam decisões ambientais em múltiplas áreas, como departamentos jurídicos, recursos humanos e financeiros.
Auditar
Uma estrutura de controle importante é uma auditoria periódica. Seja realizada por um departamento dentro da organização ou contratada para um fornecedor externo, as auditorias garantem que os funcionários estejam seguindo as políticas da empresa e que os procedimentos sejam apropriadamente definidos e compreendidos. Alguns proprietários de empresas contratam assistência de auditoria externa para obter uma avaliação objetiva da empresa.
Comunicação
Cada empresa deve transmitir informações aos funcionários. Portanto, a comunicação é um elemento crucial da estrutura de controle em qualquer organização. As aulas de treinamento e / ou os manuais dos funcionários são formas eficazes de comunicar a estrutura de controle. Uma empresa deve decidir, com base em regulamentos e nos desejos da gerência sênior, se o treinamento será formal ou informal. Para empresas menores, no entanto, as aulas de treinamento podem não ser viáveis ou necessárias.
Riscos
A avaliação de risco é uma estrutura de controle essencial. Os riscos legais e financeiros para uma empresa podem ser catastróficos. Uma empresa precisa determinar situações potenciais nessas áreas e quais ações serão tomadas se um caso se desenvolver. A avaliação de riscos inclui uma auditoria periódica da escrituração contábil, bem como a conformidade com todas as questões legais e regulamentações do setor.
Atividades de controle
As atividades de controle garantem que as políticas e procedimentos que possam afetar os riscos financeiros e legais sejam compreendidos e seguidos. Essas atividades são exigidas pela alta administração para garantir que cada faceta da organização esteja legal e financeiramente protegida e adere aos padrões e regulamentos. Exemplos de atividades de controle incluem orçamentos anuais de todos os departamentos ou um ponto de verificação legal para correspondência do cliente. As atividades de controle variam em escopo e prioridade, dependendo da organização individual e do setor em que participa.
