As teleconferências fornecem uma solução conveniente para reunir sua equipe para discutir um projeto, receber informações atualizadas e obter consenso. Muitas empresas contrataram empresas de serviços de conferência e essas empresas podem fornecer números de telefone dedicados e códigos de acesso para o pessoal, juntamente com um utilitário da Web que agenda e notifica as reuniões de teleconferência. Um número de teleconferência atribuído fornece flexibilidade para realizar teleconferências a qualquer momento, e as notificações de reunião podem ser enviadas por e-mail aos participantes. Orçamento ou serviços de chamadas em conferência gratuitas para pequenas empresas atribuem um número de teleconferência no momento do agendamento, portanto, agendar uma reunião on-line requer um planejamento mínimo.
Linha de Conferência Dedicada
Abra uma nova mensagem de email ou uma solicitação de reunião (se o seu aplicativo de email tiver esse recurso, como o Microsoft Outlook). Digite os endereços de e-mail dos participantes na seção "Para" ou "Participantes". Digite o tópico da reunião na linha "Assunto".
Digite as seguintes informações no corpo do e-mail ou use os campos automáticos na solicitação de reunião: Data da reunião Hora de início da reunião (incluir fuso horário) Horário de término da reunião (incluir fuso horário) Número de chamada (número de telefone da conferência dedicado) Código da conferência (se aplicável, para que os participantes acessem a conferência)
Abra a seção de agendamento de solicitações de reunião e use o menu suspenso ao lado de cada participante para designar se são participantes obrigatórios ou opcionais (a maioria dos programas tem participantes padronizados conforme necessário). Se os horários estiverem disponíveis on-line, verifique se os participantes necessários estão disponíveis durante o período e a data desejados.
Anexe uma agenda ou materiais de reunião clicando no botão "Anexo" na sua barra de ferramentas de e-mail. Se desejar, digite uma mensagem no corpo do seu e-mail, após os detalhes da teleconferência. Clique no botão "Enviar" para transmitir o aviso da sua reunião.
Programar uma chamada em conferência usando o utilitário da Web
Faça login na sua conta de serviço de conferência, como Conferência de Premiere, Ir para Reunião ou Conferência Gratuita.
Clique na opção "Agendar conferência". Selecione a data da reunião, hora de início e término (ou duração) e o número esperado de participantes. Digite o assunto da sua reunião no campo "Tópico". Selecione o tipo de conferência telefônica, clicando na opção "Conferência gratuita" ou "Conferência de discagem direta".
Revise a precisão das informações e clique no botão "Agendar". Imprima a página de confirmação dos detalhes da teleconferência ou salve as informações no seu computador.
Clique na opção para enviar uma notificação por e-mail aos seus participantes. Digite os nomes dos participantes e os endereços de e-mail nos campos correspondentes. Clique no botão "Enviar" para transmitir uma notificação aos seus participantes com instruções de discagem e uma confirmação para o seu endereço de e-mail.
Dicas
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Peça aos participantes para confirmar que eles ingressarão na chamada em conferência - eles podem responder afirmativamente à sua mensagem de email ou clicar no botão "Aceitar" na notificação da solicitação de reunião. Envie um lembrete por e-mail e qualquer informação suplementar no dia anterior à sua reunião. Ao agendar uma teleconferência usando a ferramenta da web, estenda a duração ou a hora de término e aloque mais um ou dois participantes do que o planejado, para obter flexibilidade. O serviço de conferência geralmente cobra apenas pelo número de participantes e pelo número real de minutos usados.
Aviso
Evite confusões verificando os detalhes da reunião antes de enviar sua notificação. Alguns aplicativos de email registram todas as solicitações de reunião no calendário e reuniões conflitantes ou atualizadas são adicionadas (não substituindo o compromisso desatualizado).
