Se você passar horas procurando um determinado documento ou arquivo, talvez seja hora de revisar o sistema organizacional do seu escritório. Se você tiver muitos arquivos e pastas, poderá levar algum tempo para organizá-los. No entanto, no final, valerá a pena, porque você saberá exatamente onde encontrar tudo. Se você se sentir sobrecarregado lidando com o escritório inteiro de uma só vez, tente passar por apenas uma área por dia até terminar.
Itens que você precisará
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Caixa de entrada / saída
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arquivos
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Pastas
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Rótulos
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Armário de arquivo / caixa de arquivo
Coloque uma caixa de entrada e uma caixa de saída em um canto da sua mesa. Mantenha todas as contas de saída, avisos e outros itens a serem enviados por correio ou distribuídos na caixa de saída. Despache esses itens diariamente. Coloque arquivos, documentos e emails recebidos na caixa de entrada. Além disso, diariamente encaminhe ou arquive esses itens; assim, eles não se tornarão desordem.
Crie categorias para seus arquivos e pastas. Estes irão variar, dependendo do seu tipo de negócio. Algumas categorias podem ter rótulos óbvios, como clientes, informações fiscais, fornecedores e projetos futuros. Concentre-se em classificar todos os seus documentos nessas grandes categorias.
Divida as grandes categorias em subcategorias menores, se aplicável. Por exemplo, se sua empresa tiver clientes, crie uma pasta para cada cliente. Se os documentos de um cliente forem numerosos demais para caber em uma pasta, divida ainda mais essa categoria. Separe o arquivo do cliente em pastas diferentes para diferentes tipos de documentos.
Etiquete todos os seus arquivos. A CNN Money recomenda rotular os arquivos de acordo com a maneira como você provavelmente os procurará. Por exemplo, em vez de rotular um arquivo obscuro “Formulário 27G-28A”, identifique-o como “Faturas” ou uma categoria semelhante aplicável. Isso facilita encontrar documentos rapidamente.
Coloque todos os seus documentos em um arquivo, caixa de arquivo ou receptáculo similar. Se você tiver muitos arquivos, mantenha aqueles que você usa com mais frequência ao lado de sua mesa. Se você ficar sem espaço no escritório, mantenha os arquivos que você pode usar apenas uma vez por ano em um compartimento de armazenamento separado ou em outra sala.
Mantenha uma pilha separada de documentos designados para a lixeira enquanto você classifica seus arquivos. A destruição intempestiva de documentos antigos e irrelevantes é a chave para manter um escritório organizado. Se você não tiver certeza se pode dispor de um documento, designe uma pasta para possível lixeira e mantenha o documento arquivado ali até que você possa fragmentar.
