As empresas usam planilhas para diversos fins. Os programas podem calcular, classificar e analisar dados para que o gerenciamento possa entender melhor como o negócio está funcionando. As planilhas são configuradas em um formato de grade. Cada pedaço de dados é colocado em sua própria célula para que possa ser usado corretamente. Os dados podem ser números ou palavras. As palavras são ordenadas alfabeticamente e numericamente numericamente. Os números são calculados com adição, subtração, multiplicação e divisão. Fórmulas também podem ser criadas para fazer cálculos mais complicados.
As empresas usam planilhas para rastrear funcionários, produção e finanças. Os dados dos funcionários podem registrar e rastrear horas extras e ausências. As quantidades de produção podem ser coletadas junto com as horas necessárias para completar os produtos. Esse funcionário e os dados de produção podem ser combinados para analisar a produtividade dos funcionários com base em quanto produto está sendo produzido. A gerência pode dividir os dados para mostrar quanto produto está sendo produzido em média em uma hora, quantos dólares são necessários para fabricar o produto e quantos funcionários foram usados.
As planilhas também podem ajudar a rastrear ganhos e despesas reais em relação aos valores orçados. Os analistas financeiros podem inserir dados de orçamento, que é o que a administração espera gastar e ganhar em um ano, em uma coluna em uma planilha. Uma coluna separada pode listar os gastos reais, para que possam ser comparados lado a lado. O total de colunas mostra o que foi feito no acumulado do ano à medida que os meses passam. As somas podem então ser analisadas para decidir se as coisas precisam ser feitas para corrigir grandes variações entre o orçamento e os valores reais. O usuário da planilha pode criar gráficos a partir dos dados para mostrar um exemplo mais visual das despesas ou de outras seções da planilha.
As planilhas podem ser usadas para mostrar informações financeiras na forma de declarações de renda, demonstrações de fluxo de caixa e balanços patrimoniais. Geralmente, eles são configurados para extrair informações de um banco de dados de informações financeiras ou outras planilhas vinculadas a ele. Estas declarações mostram lucros líquidos, ativos versus passivos e como o dinheiro está se movendo dentro da empresa.
Basicamente, as planilhas podem ser usadas para fazer qualquer coisa relacionada a cálculos e são muito úteis quando vários cálculos precisam ser feitos ao mesmo tempo. O preço do produto é um exemplo disso. Um banco de dados de produtos pode exibir um detalhamento de todos os componentes e seus preços. Se o custo de um componente aumentar, ele poderá ser alterado na planilha, e os cálculos e links o alterarão em todos os produtos. Isso refletirá o novo custo de cada produto para que a administração possa ajustar os preços aos clientes.
