Se você está imaginando uma carroça carregada com dinheiro, você estaria certo - isso é literalmente dinheiro em trânsito. Lojas de varejo, cassinos e empresas que recebem muito dinheiro frequentemente usam carros blindados para pegar dinheiro e transportá-lo com segurança para o banco. Para a maioria das empresas, porém, "dinheiro em trânsito" significa algo muito mais comum. É simplesmente uma forma de contabilizar o dinheiro que você recebeu e registrou, mas ainda não foi processado pelo banco.
Dicas
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O dinheiro em trânsito é dinheiro e cheques que você recebeu e registrou em sua demonstração de resultados, mas ainda não foi mostrado no extrato bancário devido a diferenças temporárias.
O que é dinheiro em trânsito?
Sempre que o dinheiro deixou o ponto A, mas ainda não chegou ao ponto B, é dinheiro em trânsito. É fácil imaginar o dinheiro em trânsito como dinheiro físico, como quando você sacar dinheiro de suas caixas registradoras e levá-lo ao banco. Na realidade, a maioria das transações de dinheiro em trânsito acontece nos bastidores, como um cheque que está no limbo enquanto o banco o esclarece.
Em termos contábeis, dinheiro em trânsito é qualquer item que você registrar em sua declaração de renda que ainda não tenha aparecido em seu extrato bancário. Por exemplo, você pode ter registrado um pagamento de cliente, mas o cheque ainda está sendo compensado no banco ou você pode ter escrito um cheque para despesas de escritório, mas o destinatário ainda não o descontou. Uma vez que o saldo de caixa reportado no balanço deve representar todo o dinheiro disponível para o seu negócio, seria enganoso incluir dinheiro que o banco ainda não processou. O dinheiro em trânsito é uma forma de ajustar o saldo em dinheiro para contabilizar cheques recebidos ou pagos que ainda não foram liquidados.
Exemplo de dinheiro em trânsito
Para ilustrar o dinheiro em trânsito, imagine que você administra um estacionamento com parquímetros. No final de cada dia, um funcionário desbloqueia os medidores e remove todo o dinheiro dentro. O dinheiro vai para a equipe de contas que conta e registra o dinheiro na declaração de renda, após o que ele é sacado e colocado em um veículo. O veículo leva o dinheiro para o banco, onde o dinheiro é depositado na conta bancária da empresa. Durante a viagem de meia hora, o dinheiro é em dinheiro.
O que acontece a seguir é o banco processará o depósito durante a noite. Assim, quaisquer depósitos feitos pela empresa não aparecerão no extrato bancário até o próximo dia útil. Quando você está reconciliando seus extratos bancários, seu recibo de caixa e depósito bancário não terão a mesma data de transação. Seu dinheiro estava em trânsito por muito mais tempo do que a viagem de 30 minutos - ele estava em trânsito desde o momento em que você registrou em suas contas até o momento em que ele apareceu em seu extrato bancário.
O que é um depósito em trânsito?
Um depósito em trânsito é uma variação do mesmo tema. Ele descreve o dinheiro que você recebeu de clientes na forma de dinheiro ou cheques e registrou no livro financeiro - o que você deve fazer no mesmo dia em que receber o dinheiro -, mas o depósito ainda não apareceu no extrato bancário da empresa. Veja um exemplo: suponha que você receba um cheque de US $ 10.000 de um cliente em 30 de dezembro. Você registra o cheque no seu livro de contas e o deposita no banco no mesmo dia. No entanto, o cheque leva alguns dias para ser processado. Ele não aparece em seu extrato bancário até 2 de janeiro. Até que o cheque seja creditado, você não tem o uso do dinheiro. É essa diferença de tempo que cria um depósito em trânsito.
Como você conta para o dinheiro em trânsito?
Na maioria das vezes, não importa se o banco leva um dia ou dois para processar seu depósito. Se você depositar o dinheiro ou cheque em 5 de junho, por exemplo, ou 22 de setembro, o depósito aparecerá no seu extrato bancário com tempo suficiente para ser reconciliado no final do mês. Mas e se o tempo atrasar você em um novo período contábil? Agora, você tem um pouco de enigma: se você registrar a fatura como paga em dezembro, seu extrato bancário de dezembro não será reconciliado, mas se você registrá-la em janeiro, seu relatório de dezembro não refletirá o pagamento da fatura, e as contas irão subestimar o seu saldo de contas a receber. O que fazer?
Na prática contábil, esses problemas são resolvidos usando uma entrada de conta "cash in transit" ou "depósito em trânsito". Isso é simples, já que tudo o que você está fazendo é criar uma conta de depósito, como uma conta bancária "falsa", na qual você registrará todo o seu dinheiro que estiver viajando entre dois locais. Você pode chamar essa conta do que quiser, como "dinheiro em trânsito" ou "cheque para compensar".
Agora, quando você recebe o cheque de US $ 10.000 do cliente, creditaria uma conta a receber em 30 de dezembro da maneira usual e, em seguida, debitaria o dinheiro em conta de trânsito pelo mesmo valor de US $ 10.000. Quando o cheque é liberado, você registra uma transferência do dinheiro em trânsito para sua conta bancária. Isso zerará a transação de dinheiro em trânsito.
Por que as empresas usam dinheiro em conta de trânsito?
Nada provoca mais dores de cabeça do que uma reconciliação bancária desbalanceada, especialmente se não for imediatamente óbvio o que está errado. Certificar-se de que todo o dinheiro e depósitos em trânsito foram registrados em um livro separado pode evitar muitos problemas, pois você sempre terá um registro preciso de quanto dinheiro você recebeu versus quanto dinheiro você tem em fundos liberados que você pode usar. Agora, quando você executar a reconciliação bancária de final de ano, terá uma conta clara dos US $ 10.000,00 que não aparecerão no extrato bancário em 31 de dezembro porque o banco não havia contabilizado o cheque até essa data, embora o negócio tivesse registrou o recibo em seu livro de caixa na data do depósito.
Faz diferença se você usa um cofre bancário para recibos de clientes?
Se você usar um sistema de cofre bancário operado por banco, os pagamentos das faturas feitas pelos clientes serão encaminhados diretamente para um endereço postal especial mantido pelo banco em vez de ir para a empresa. O que isto significa é que não há cheques para depositar. O banco recupera as cheques recebidos, processa-os e deposita os fundos diretamente na conta bancária da empresa. Em seguida, publica um documento de remessa em um site seguro que a equipe de contabilidade pode acessar para atualizar as contas a receber da empresa.
Quando você usa um cofre, não há pagamento em trânsito. Isso porque o banco atualiza seus registros ao mesmo tempo ou antes, enviando seu aviso de remessa. Se a sua equipe contábil estiver um pouco lenta na contabilização da conta a receber, pode haver até dinheiro reverso em trânsito, onde o banco atualiza os registros antes que a empresa o faça.
