Ter uma pequena empresa muitas vezes significa que menos pessoas estão disponíveis, elas têm menos tempo e muitas vezes precisam realizar várias tarefas diferentes ao mesmo tempo. Definir os procedimentos do escritório pode economizar tempo, estresse e dinheiro para todos os envolvidos. Procedimento padrão significa que todas as partes sabem como proceder em suas atividades diárias e onde está a responsabilidade final.
Questões de Recursos Humanos
Recursos humanos é uma área na qual políticas e procedimentos predeterminados podem eliminar a confusão e o conflito. Deve haver procedimentos claros sobre ausências, uso do telefone, pagamento de doença, pedidos de férias, questões de seguro de saúde e segurança no espaço de trabalho. Muitas vezes é uma boa idéia compilar um manual, não importa quão pequeno seja, para fornecer respostas para vários problemas antes dos problemas. Conflitos de funcionários, roubo, assédio, violência no local de trabalho e outras questões importantes podem ser eliminados com políticas e procedimentos claros para gerenciar essas situações. As revisões e advertências dos funcionários podem ser cobertas, bem como as datas do pacote de benefícios e outras perguntas.
Funções de trabalho
Pequenos escritórios, em particular, podem ter dificuldades em delinear os deveres de trabalho exatos do pessoal. Confusão pode ser eliminada, certificando-se de que os funcionários sabem o que os seus trabalhos implicam e que deveres adicionais eles podem ser chamados a cobrir. Isso pode exigir gráficos organizacionais que indiquem quem assume quando outros estão fora do escritório em dias de folga ou férias. O delineamento claro de quem tem a palavra final em áreas específicas pode ajudar muito a evitar confusões e ressentimentos dentro da rede do escritório. De acordo com Smallbiztrends.com, o gerente do escritório é mais provável que seja o único a assumir um dever adicional, como recursos humanos, compras e preocupações com tecnologia da informação que vão além dos deveres tradicionais de escritório.
Procedimentos Financeiros
Os custos podem sair rapidamente quando administrar uma pequena empresa, portanto, um programa de contabilidade de escritório fácil de usar é crucial para os bons procedimentos de escritório. As operações de contas a pagar e receber no dia-a-dia podem ser facilmente acessadas para garantir que a empresa funcione dentro das restrições orçamentárias. O acesso a dados financeiros pode ser limitado àqueles que precisam saber. Os procedimentos para administrar dinheiro e pequenas compras devem ser claros, com fácil manutenção de registros. Os formulários devem ser padronizados para problemas de compra, estoque, faturamento e manutenção.
