Os documentos de políticas e procedimentos de uma empresa são um fator-chave na manutenção da eficiência, consistência e comunicação clara. Algumas empresas optam por criar documentos individuais para procedimentos diferentes, enquanto outras reúnem todas as políticas e procedimentos em um manual que apresentam a cada funcionário. Políticas e procedimentos bem documentados proporcionam benefícios aos funcionários, clientes e à empresa.
Definir expectativas
As políticas da empresa geralmente estabelecem expectativas quanto ao comportamento dos funcionários em tópicos como frequência, pontualidade, código de vestuário, normas de segurança e muito mais. Os documentos normativos e de procedimentos geralmente definem a responsabilidade da empresa com seus funcionários, incluindo contratação de oportunidades iguais, férias e tempo de doença, licença familiar, etc. Os contatos de trabalho e cartas de oferta podem referir-se ao manual de políticas e procedimentos da empresa e declarar que o funcionário concorda em cumprir as regras estabelecidas no manual. Algumas empresas exigem que novos funcionários assinem um formulário indicando que receberam o manual.
Incentivar a eficiência
A maneira mais eficiente de atingir uma meta é a base fundamental dos processos da empresa. Essa pode não ser a maneira mais fácil ou rápida, mas é a maneira menos trabalhosa de atingir a meta sem sacrificar a qualidade, incorrer em riscos ou ignorar quaisquer requisitos regulamentares. Teoricamente, se cada funcionário seguir o procedimento definido para cada tarefa, todas as vezes, a empresa atenderá a todas as metas da maneira mais eficiente possível. Na realidade, o procedimento preferido pode não ser possível toda vez, então muitos processos realmente incluem uma política específica sobre como lidar com tal situação. Isso pode incluir aprovação de um nível superior ou simplesmente documentação adicional.
Incentivar a consistência
Consistência geralmente gera eficiência. Quando as pessoas fazem as coisas da mesma maneira todas as vezes, elas acabam se tornando capazes de concluir o processo em um período de tempo mais curto, o que significa que podem fazer mais trabalho na mesma quantidade de tempo. Consistência também gera confiança. Métodos consistentes garantem aos clientes que a empresa lidará com suas contas com o mesmo cuidado e precisão durante cada interação. Consistência ajuda funcionários e clientes a saber o que esperar quando confrontados com uma determinada situação.
Fique legal
Leis, órgãos reguladores ou seguradoras exigem que as empresas documentem e distribuam alguns processos e procedimentos. Por exemplo, a maioria dos estados exige que as empresas tenham um processo definido para lidar com as reivindicações de compensação dos trabalhadores e para garantir que todos os funcionários saibam como o processo funciona. As companhias de seguros e as agências reguladoras, como a OSHA, exigem que as empresas detalhem as políticas de segurança, especialmente em um ambiente de produção. A inclusão dessas informações em um documento de processo e procedimento permite que a empresa atenda aos requisitos de distribuição.
Comunicar efetivamente
Uma empresa pode ter muitos funcionários, vários locais e / ou funcionários que trabalham em turnos diferentes. Os funcionários deixarão a empresa e novos funcionários ingressarão na empresa. A maneira mais fácil de comunicar expectativas e processos a todos os funcionários sem perder ninguém, deixando as informações de fora ou sendo inconsistente é escrever e distribuir um documento formal de política e procedimento. Garantir que todos tenham acesso às mesmas informações também ajuda a proteger a empresa contra processos de rescisão injustos infundados.
