Como configurar um escritório. Ao iniciar um novo negócio ou mudar de escritório, a configuração do escritório é um passo crítico. Seu escritório é onde você mantém todos os seus papéis importantes e onde você interage com os clientes. A criação de um escritório organizado permite que você dedique mais tempo à sua empresa e menos tempo se preocupando com problemas no escritório.
Procure por propriedades de escritório disponíveis no local desejado. Entre em contato com agentes imobiliários locais e empresas de administração de propriedades que possuem edifícios de escritórios na área para descobrir o que está disponível para alugar, arrendar ou para possuir. Se você está começando um negócio, alugar ou alugar um espaço de escritório é uma abordagem mais prática.
Veja as propriedades disponíveis. Verifique se as propriedades têm espaço suficiente para o seu negócio.Se você vai se encontrar com clientes no escritório, o prédio precisa ser atraente e ter estacionamento adjacente ao prédio. Verifique os espaços em abundância de tomadas elétricas e tomadas telefônicas. Inspecione os banheiros para ver se eles podem acomodar suas necessidades.
Escolha um local. Sua localização precisa estar de acordo com os padrões de construção da cidade. Entre em contato com o departamento de Inspeções de Edifícios em sua cidade para descobrir os códigos de construção de um prédio comercial. O aluguel e o seguro no local escolhido devem estar dentro do seu orçamento. Lembre-se de que você pode mudar sua empresa posteriormente se as finanças permitirem. Muitas empresas começaram em pequenos escritórios e se mudaram para espaços maiores e mais avançados mais tarde.
Decida exatamente quantas pessoas precisam trabalhar no escritório e quanto espaço elas precisam para fazer bem o trabalho. Se você tem uma pessoa fazendo toda a contabilidade, eles precisam de um escritório maior, com abundância de armários de enchimento para acomodar a papelada. Recepcionista e secretários exigem menos espaço. Se você tiver várias equipes de vendas que trabalham fora do escritório, elas podem compartilhar o espaço do escritório com mesas colocadas lado a lado ou nos cantos da sala.
Configure todos os utilitários e acesso à Internet para o seu escritório. Se você tiver vários computadores, organize um servidor de rede para poder compartilhar informações com outras pessoas no escritório.
Compre equipamentos de escritório e móveis. Se você está com um orçamento apertado, há lojas de móveis de escritório usadas em muitas cidades grandes. Lojas como a Office Depot e a Wal-Mart têm uma ampla seleção de mesas e armários de arquivo mais baratos. Compre telefones com várias linhas para cada mesa, se necessário. Cadeiras de escritório podem ser compradas usadas ou novas. Compre computadores para todos os funcionários que precisam deles. Se você tem vendedores que entram e saem do escritório, compre um computador para eles compartilharem. Você também precisa de uma impressora de rede e de armários para todos os funcionários usarem.
Compra de material de escritório. Empresas como Office Depot e Office Max fornecem contas de crédito para pequenas empresas. As contas oferecem descontos e a possibilidade de comprar on-line com o envio no dia seguinte. Compre muitas canetas, blocos de anotações, papel para impressora, clipes de papel, grampeadores, grampos e outros materiais de escritório de que você precisa.
Dicas
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A Xerox oferece impressoras gratuitas para empresas que imprimem uma quantidade fixa de páginas por mês, se a empresa concordar em comprar tinta de impressora a partir delas por um ano.
