Existem várias razões pelas quais um funcionário pode precisar de provas de que trabalha para você. Normalmente, é porque alguém - um senhorio, por exemplo - quer a confirmação de que seu empregado tem um emprego e uma renda estável. Funcionários estrangeiros podem precisar de uma carta de verificação para obter um visto. Escrever a carta não é complicado, desde que você tenha cuidado para não revelar nenhuma informação confidencial.
Modelos e Formulários
Verifique se o seu departamento de recursos humanos tem um modelo padronizado para cartas de verificação. É uma prática comum, particularmente em empresas maiores. O modelo torna mais rápido para o escritor terminar, e o RH não precisa se preocupar com a carta dizendo algo errado. Se a carta for qualificar o funcionário para algum tipo de benefício do governo, a agência envolvida pode ter um formulário padronizado. Cabe ao funcionário trazer o formulário, após o qual você o preenche.
Mantê-lo formal
Uma carta de verificação não é amigável e não é escrita criativa. É puro negócio, então envie-o no papel timbrado da sua empresa, escrito em formato padrão de negócios. Assine como qualquer outra carta comercial. Uma linha de assunto - "Verificação de emprego para Jane Doe" - permite que o destinatário conheça o tópico. O texto é onde você diz ao destinatário que Jane Doe realmente trabalha para você, e qual é seu salário, se necessário. Ao escrever para a imigração, talvez seja necessário incluir detalhes sobre quanto tempo ela trabalhou para você e quais são suas obrigações profissionais.
Siga as regras
Verifique com seu departamento de recursos humanos não apenas os modelos disponíveis, mas também quaisquer procedimentos que você precise seguir. Pode ser uma regra da empresa, por exemplo, que, antes de enviar informações a funcionários, o funcionário tenha que autorizá-las por escrito. Confine a carta aos fatos nus que você pediu: se a carta não pedir informações sobre salário, não forneça nenhuma. Evite comentários falsos sobre a personalidade ou o desempenho de um funcionário que podem voltar a incomodá-lo.
Coisas para prestar atenção para
As cartas de verificação soam rotineiras, mas decisões importantes - o seu funcionário recebe um apartamento ou uma apólice de seguro? - pode depender deles. Não jogue fora respostas: pegue os fatos sobre as datas de emprego ou salário dos registros da empresa antes de colocá-los no papel. (Revise a carta antes de enviá-la, ou faça com que o RH o faça. Digitar US $ 50.000 quando o salário de seu empregado for de US $ 60.000 pode afetar se ela conseguir o apartamento.
