A contagem de imagens para empresas de fotografia, portanto, a apresentação de faturas de fácil leitura e bem documentadas adquire uma importância adicional. Reforçam seu profissionalismo e, quando organizados e precisos, facilitam o processo de aprovação do cliente. Nenhum formato oficial existe e você pode adaptar o seu para atender a diferentes tarefas. No entanto, os principais elementos pertencem a todas as faturas de fotografia, independentemente do layout. Incluí-los protege você e seus clientes e torna sua contabilidade mais eficiente.
Crie o título
Uma das palavras mais importantes para se fazer uma fatura é "Fatura", que o Hallmark Institute of Photography recomenda colocar no topo da página para que não seja esquecido nos outros e-mails do cliente. Inclua seu logotipo para reconhecimento. Para receber o pagamento, inclua o nome da empresa, o número de identificação do empregador ou o EIN e informações de contato, como endereço, números de telefone, e-mail e website.
Adicionar identificadores de transação
Sua fatura deve indicar o número do pedido de compra, o nome e a data do cliente. Numere suas faturas e facilite o rastreamento e evite confusões. Seu sistema de numeração pode atribuir um número seqüencial a um código de cliente ou ser baseado em data. Outra ferramenta de rastreamento, o número do trabalho atribuído ao projeto, pertence a essa seção. Observe a data de vencimento e sua política de pagamento, como "a pagar no recebimento" ou "saldo devedor após o recebimento de imagens" e quaisquer descontos para pagamento antecipado.
Condições de licenciamento de estrutura de tópicos
Os fotógrafos possuem suas imagens. Inclua uma seção que estipule o direitos de uso e propriedade de imagem que você concede ao cliente como estes podem desencadear taxas de licenciamento e criatividade. A Sociedade Americana de Fotógrafos de Mídia recomenda o uso do Sistema de Licenciamento de Imagens Universal - PLUS - ordem de idioma e categoria para um clichê, ou declaração, que cobre permissões de mídia, palavreado de crédito de foto exigido e os direitos que estão sendo comprados. Para atribuições mais simples, use uma frase como "Publicidade, publicidade e uso colateral de 40 imagens em perpetuidade".
Despesas de detalhe
A carne da sua fatura é a descrição detalhada do trabalho e suas cobranças. A descrição da tarefa, que lidera esta seção, aborda detalhes como localização da filmagem, assuntos fotografados, número de imagens e requisitos especiais atendidos. Por exemplo, a descrição de uma sessão de fotografia de brochura da empresa pode ler "Filmagens de três dias de instalações e funcionários no complexo Racine, Wisconsin, para 40 imagens de retratos a serem entregues em formato digital. Lançamentos, acessórios e cabelo / maquiagem fornecidos pelo cliente e estilo de guarda-roupa."
A ordem na qual você lista as despesas de reembolso deve refletir a que foi usada na sua estimativa. Os custos de viagem, suprimentos, aluguel e qualquer pessoa contratada para auxiliar nas filmagens vão nesta seção, assim como as taxas de preparação para arquivos digitais, CDs e galeria na web ou provas. Separe as taxas das despesas e reconheça quaisquer pagamentos e créditos recebidos até o momento. A WonderfulMachine sugere este pedido para o seu resumo de faturamento.
Honorários:
- Taxas de licenciamento, criativo e de pessoal listadas separadamente com qualquer custo por dia aplicável
- Provas
- Imagens processadas para reprodução e taxa por imagem Taxas totais
Despesas:
- Pessoal
- Equipamento
- Passagem aérea
- Alojamento
- Refeições
- Aluguer de carros
- Refeições e Misc. Total de despesas
Anexar Recibos
Organizar seus recibos por categoria de despesas reduz o tempo que um cliente precisa aprovar e pagar sua fatura. Guarde seus recibos originais e forneça cópias para apoiar sua fatura. Considere a digitalização de cada grupo de recibos para criar um documento.pdf que você possa editar para maior clareza. Adicione um título, destaque o total de despesas da categoria e repita o total da página como uma nota de rodapé no canto inferior direito. Liste as despesas sem recibos, como milhagem e gorjetas, em um registro de caixa pequeno e digitalize isso. Seu cliente pode comparar o total de recibos de aluguel de equipamentos com aquele item de linha na fatura.
