Relatórios mensais são valiosos como um registro de eventos e resultados em um departamento e como uma contribuição para um negócio como um todo. Na educação, eles também fornecem informações úteis de diferentes departamentos sobre o progresso e os resultados. Eles são um registro que pode ser reunido em documentos maiores para fornecer uma visão geral de uma empresa ou faculdade.
Escreva uma introdução sobre o assunto, indicando por que você está solicitando a apresentação de relatórios mensais. Mostre boas razões pelas quais elas são necessárias e a contribuição que elas vão dar ao negócio, faculdade ou universidade como um todo.
Descreva os benefícios para os destinatários, pois a maioria das pessoas considerará isso como um trabalho extra. Um relatório mensal pode ser uma oportunidade para elogiar e demonstrar onde as coisas correram bem. Também pode ser uma oportunidade para mencionar áreas onde o suporte é necessário ou algo precisa de acompanhamento. Também pode ser um relatório sobre o andamento de um projeto específico. Destaque a importância dos relatórios para planejar e focar a mente do indivíduo nos esforços de seu departamento.
Dê datas e prazos para o ano em que os relatórios mensais serão necessários. Enfatize por que eles precisam estar no prazo, pois geralmente são uma contribuição para um relatório maior e isso pode ser adiado se os relatórios mensais estiverem atrasados.
Forneça um modelo, se possível, que contenha os principais pontos que você deseja incluir no relatório mensal. Isso facilita a conclusão dos questionários e economiza tempo a cada mês. Eles podem alterar o modelo quando necessário. Alternativamente, dê orientações em sua carta para ajudar os redatores do relatório. Departamentos diferentes fornecerão informações diferentes - por exemplo, algumas financeiras e algumas vendas - para que possam ser necessários modelos diferentes. Peça ao autor do relatório para listar categorias em folhas separadas.
Divida cada seção da carta em parágrafos. Indique as razões pelas quais o relatório mensal é obrigatório no primeiro parágrafo. Descreva os benefícios para os destinatários no segundo. Mencione datas e prazos no terceiro parágrafo, ou forneça uma lista separada com as datas. Mencione o modelo ou as diretrizes no quarto parágrafo. Inclua uma nota de agradecimento no parágrafo final para a ajuda do destinatário. Seja conciso e agradável.
Dicas
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Escrever uma carta comercial requer certas formalidades. Se você começar a carta com o nome de alguém, ela deve terminar "Sinceramente". Se você começar com "Dear Sir or Madam", ele deve terminar "Yours fielmente". Abaixo da saudação deve ser uma linha de detalhe de referência ou assunto, neste caso "Relatórios Mensais".
Aviso
Escreva a carta como um pedido, mas seja firme que os relatórios serão necessários todos os meses.
