QuickBooks: Tipos de Função

O uso de tipos no QuickBooks é uma função frequentemente mal compreendida do programa e, com a mesma frequência, é negligenciada ou mal utilizada. Devido à flexibilidade do uso de tipos, ele é tão vasto que pode ser usado para rastrear qualquer tipo de informação desejada sobre clientes, trabalhos, fornecedores e itens vendidos ou comprados. A escolha dos dados a serem controlados depende do tipo de negócio.

Tipos de fornecedores

O uso adequado de tipos dentro do programa QuickBooks permite gerar relatórios personalizados e listas de discussão usando os dados que são significativos para uma determinada empresa. Os proprietários de empresas têm muitas opções em termos de tipos de fornecedores. Algumas empresas optam por usar o setor de um fornecedor como um tipo. Uma loja de varejo pode configurar tipos de fornecedores que reflitam os produtos que eles vendem. Alguns vendedores vendem produtos de mercearia e outros remédios ou produtos de tabaco. Outras empresas podem ter fornecedores específicos para uma região geográfica quando a entrega do produto é sensível ao tempo e podem criar tipos com base nos locais do fornecedor.

Aqueles no setor de construção podem optar por digitar fornecedores com base no tipo de serviços fornecidos. Por exemplo, uma empresa de construção civil pode usar pintores, cabides de drywall, moldadores e empreiteiros elétricos e de encanamento. Se for necessário criar um subtipo (por exemplo, se uma empresa usar um subcontratado para trabalhos de pintura interna e outro para trabalhos de pintura externa), ele criaria um tipo geral de pintores rotulados e um subtipo para pintores de interiores e exteriores.

Isso é feito através da tela Editar fornecedor ao inserir o tipo no espaço do nome do negócio do fornecedor.

Cliente / Tipos de trabalho

Para as empresas que realizam mais de um trabalho para o mesmo cliente, o QuickBooks permite a criação de trabalhos sob o nome do cliente. Use os mesmos tipos de clientes usados ​​para os fornecedores, embora a região geográfica de um cliente possa não ser tão importante saber quanto é para os fornecedores. Algumas empresas têm clientes de atacado e varejo e, como tal, usam essas designações como tipos. Se não houver designações óbvias usadas para separar clientes, use os tipos para acompanhar como os clientes ouviram falar da empresa. Essas categorias incluem "boca a boca", "páginas amarelas", "anúncio de jornal" ou "mala direta". No final do ano, poderia ser gerado um relatório que mostraria qual campanha de marketing foi a mais bem-sucedida na geração de clientes e vendas. Com tipos de trabalho, as empresas que usariam o recurso "empregos" são semelhantes às empresas relacionadas à construção. Um cliente pode pedir que sua empresa conserte um telhado um dia e resolva um problema de encanamento em outro dia. Criar um tipo de trabalho para cada serviço realizado ajuda a descobrir quais serviços você oferece que geram a maior margem de lucro e os que acabam custando mais dinheiro em despesas do que em receitas.

Tipos de Item

Tipos de item são o único tipo que já está definido pelo programa QuickBooks. Existem 12 tipos de itens predefinidos no QuickBooks. Um item é um serviço ou item físico vendido. Os tipos de itens são os seguintes:

1. Serviço - se o que você vende são serviços, por exemplo, uma empresa de paisagismo, crie um item "Mowing" e torne-o um tipo "Serviço".

2. Inventory Part - no mesmo negócio de paisagismo, se você vender peças para consertar equipamentos de gramado, por exemplo, "Lâminas de corte", essas peças serão inventariadas.

3. Montagem de estoque - uma montagem é composta de várias peças de estoque separadas para concluir um produto inteiro. Por exemplo, se você fosse construir um banquinho, ele seria feito de um assento, quatro pernas com apoio e talvez uma almofada de fezes.

4. Peças sem estoque - Use esse tipo para categorizar itens como suprimentos de escritório e de limpeza. Se você estiver cobrando do seu cliente os itens necessários para concluir um trabalho, esses itens serão considerados peças de não estoque.

5. Ativos fixos - Um ativo que você tem e que é essencial para o funcionamento de sua empresa e é mais ou menos um acessório permanente. Um veículo, um prédio ou computador se qualificaria como um ativo fixo.

6. Outro encargo - Se você cobrar taxas de pagamento atrasado, encargos financeiros ou despesas de envio, elas serão consideradas "outras cobranças".

7. Subtotal - para incluir um subtotal nas faturas de clientes, você deve criar um tipo "Subtotal". Isso adiciona todos os itens e gera um total antes que os impostos sobre vendas sejam adicionados ao total. Isso ajuda quando você está usando o recurso "Desconto" para remover um desconto percentual antes que os impostos sejam adicionados.

8. Grupo - Como uma montagem de inventário, um grupo é composto de itens incluídos em uma oferta "pacote". Por exemplo, um detalhe completo do serviço de relvado pode ser constituído pelos itens de serviço separados, "Ceifa", "Aresta" e "Recorte de Árvore".

9. Desconto - A criação de um item de desconto subtrai uma porcentagem ou um valor fixo do subtotal.

10. Pagamento - Se é comum que um cliente pague uma parte do total devido no momento da venda, crie um item de "pagamento" que reduz o valor devido em uma fatura.

11. Item de imposto sobre vendas - O imposto sobre vendas geralmente é calculado em nível estadual e local. Esse item permite a criação de um item de imposto sobre vendas separado para o estado e para o imposto discricionário local.

12. Grupo de impostos sobre vendas - esse item é composto de dois ou mais itens de impostos sobre vendas separados como um grupo. No seu país, você pode ter um imposto discricionário de 1% e um imposto estadual de 6%. O "grupo de impostos sobre vendas" permite que você tenha um item de linha que controle os dois tipos de "impostos sobre vendas" na mesma transação.