Preparar um relatório de recursos humanos requer conhecimento de todas as disciplinas no campo de RH, bem como uma compreensão das necessidades, realizações e estratégia de negócios do local de trabalho. Relatórios de recursos humanos podem servir ao mesmo propósito que uma auditoria de RH. Em uma auditoria de RH, os registros de emprego, projeções, tendências e gerenciamento são seções importantes na determinação do retorno sobre o investimento em atividades do departamento de recursos humanos.
Discuta com o diretor de recursos humanos ou diretor executivo da empresa o objetivo de um relatório de RH. Determine se o relatório deve abordar uma área específica, algumas ou todas as funções do departamento de recursos humanos. Pergunte quem receberá o relatório, porque isso pode determinar que tipo de informação confidencial deve ser divulgada.
Solicite dados do censo de funcionários da equipe de sistemas de informações de recursos humanos ou do gerente de TI. Com base no que seu relatório de RH abrange, você pode precisar que os dados sejam classificados de acordo com diferentes variáveis, como posse e desempenho, departamento ou divisão e salário. Se você estiver elaborando um relatório com o propósito de examinar sua política de emprego de oportunidades iguais, será necessária uma classificação adicional baseada em raça, sexo, idade, status de veterano e deficiência.
Revise os dados do funcionário para precisão e integridade. Faça correções e, se necessário, solicite uma versão corrigida do relatório do censo do empregado. Informações como posição do funcionário, mandato, raça, sexo, atribuições de departamento, presença e desempenho devem ser precisas para produzir um relatório abrangente.
Reunir cópias de formulários de emprego. Um abrangente relatório de RH aborda políticas e processos, portanto, revisa os formulários usados para cada tipo de ação empregatícia. Reúna aplicativos, formulários de avaliação de recrutadores, documentos de avaliação de desempenho, relatórios disciplinares e de reclamações, formulários de informações confidenciais dos funcionários e uma cópia do manual do funcionário.
Componha um esboço de áreas de foco. As áreas sugeridas incluem: legislação que afeta as mudanças nos benefícios dos empregados; tendências de emprego referentes à força de trabalho multigeracional; treinamento e desenvolvimento para planejamento de sucessão; oportunidades de desenvolvimento promocional e profissional comprovadamente eficazes no seu local de trabalho; e, análise do volume de negócios da empresa em comparação com outras indústrias e empresas.
Realize pesquisas sobre as áreas que você pretende analisar. Leia artigos, estatísticas, dados e revistas de comércio para obter informações sobre as melhores práticas de recursos humanos para cada área de foco. Prepare um arquivo para cada tópico e coloque sua pesquisa e informações relevantes sobre seu local de trabalho em cada arquivo. Organizar sua pesquisa e dados dessa maneira torna mais fácil se concentrar em um tópico por vez.
Construa uma análise por escrito para cada área de foco - uma área por vez. O ideal seria que sua análise contivesse uma explicação dos dados do local de trabalho, uma comparação dos dados com práticas passadas e tendências atuais de emprego e uma recomendação de melhoria em cada área de recursos humanos e funções de emprego.
Elabore uma introdução ao seu relatório de RH. Explique o objetivo do relatório, a quem o relatório é distribuído e os resultados desejados. Componha seu rascunho com o máximo de detalhes possível, mas mantenha a introdução inteira em aproximadamente três páginas. Um resumo executivo bem construído é geralmente preparado após a conclusão do relatório, da mesma forma que o resumo executivo de um plano de negócios. O leitor deve ser capaz de ler sua introdução e entender o tópico de cada seção do relatório.
