Desenvolver um orçamento de departamento requer uma compreensão completa do processo e do departamento em questão. Considere um orçamento departamental como um plano de gastos para o próximo ano fiscal. Ao preparar a documentação preliminar, inclua variáveis relacionadas a receitas e despesas, permitindo um amortecimento se os números de renda projetados não se concretizarem. Um orçamento sólido e viável é tão bom quanto os números inseridos pelos arquitetos do produto final.
Definir objetivos razoáveis para o próximo ano fiscal. Os números preliminares devem incluir expectativas para o futuro imediato do departamento. Embora esses cálculos iniciais tendam a fazer fronteira com o lado otimista, faça um esforço para permanecer realista com os números previstos. Lembre-se de que os orçamentos são um trabalho em andamento, que requer ajustes ao longo do ano, portanto é melhor, no longo prazo, apresentar expectativas sensatas.
Procure entrada. Consulte os outros membros do departamento, especialmente aqueles que estão mais familiarizados com a operação do dia-a-dia do escritório, antes de se comprometer com quaisquer números permanentes. Faça dos funcionários um fator essencial do progresso orçamentário. Afinal, eles estão na linha de frente em qualquer ambiente de negócios e geralmente têm uma visão excepcional sobre o que funciona e o que não funciona.
Analise o influxo. Expectativas realistas de renda exigem análise dos orçamentos anteriores. Antes de introduzir os números preliminares, compare os números mês a mês, trimestre a trimestre e ano-a-ano do ano anterior. Se houvesse uma circunstância excepcional relacionada aos números do ano anterior, volte dois anos. Procure tendências que afetam as receitas. Considere os gastos com férias se o negócio for de varejo. Olhe para o primeiro trimestre do ano anterior, se a empresa lida com as declarações de imposto de renda. Seja qual for a área de especialização da empresa, considere fatores específicos da empresa que aumentam ou destroem o fluxo de caixa de entrada. A montagem dessas informações torna o fluxo de caixa do orçamento um processo muito mais simples.
Analise o fluxo de saída. Despesas inesperadas podem prejudicar qualquer orçamento. Para manter os orçadores em um nível mínimo, analise os orçamentos anteriores para determinar tendências. Considere pessoal. Alguém está se aposentando? As demissões são uma possibilidade? Se a contratação estiver prevista, que tal treinamento e outros custos associados a um novo funcionário? Leve a idade do equipamento em consideração ao calcular as despesas. Pergunte se os computadores, impressoras ou copiadoras precisam ser atualizados no próximo período de orçamento. Nesse caso, obtenha estimativas firmes sobre os custos de reposição antes de enviar o produto final para análise. Se o estoque em depósito fizer parte do orçamento do departamento, considere não apenas o custo do estoque, mas também o custo por metro quadrado para alojá-lo e o pessoal e o equipamento necessários para gerenciar o produto. Em suma, analise todos os detalhes para tornar o produto final um que funcione durante todo o ano.
Prepare o orçamento. Como último passo na preparação do orçamento final, consulte os gerentes de outros departamentos. Sua contribuição pode ter consequências para o orçamento do seu departamento. Olhar para o futuro é o objetivo principal de qualquer orçamento. Preparar o orçamento do departamento torna-se uma tarefa simples se as bases necessárias para a sua conclusão forem estabelecidas com antecedência. Também tenha em mente que um orçamento é um documento maleável, consistente com os objetivos da empresa e facilmente ajustado se necessário.
