Um plano de pagamento pré-aprovado, também conhecido como PAPP, oferece conveniência aos seus clientes, bem como ao seu departamento de faturamento. Ao autorizar sua empresa a transferir uma quantia especificada de fundos de uma conta corrente ou de poupança em uma data pré-determinada, seus clientes não precisam lidar com o incômodo de fazer pagamentos periódicos. Da mesma forma, o acordo libera o departamento de faturamento da emissão de faturas e do processamento de alguns pagamentos. Como você precisa de autorização por escrito para acessar uma conta mantida por outro cliente, você deve garantir o acesso à conta por escrito usando um formulário PAPP.
Colete informações básicas do cliente. Formate as seções no formulário para que os clientes insiram seu nome, número de telefone da empresa e endereço de cobrança no formulário PAPP. Inclua um campo para todas as informações do cliente que seu departamento de faturamento mantém para cada cliente.
Colete informações sobre a conta corrente da qual o cliente autoriza o pagamento. Colete o nome e o endereço do banco da empresa, seu número de roteamento - o primeiro número de nove dígitos localizado no canto inferior esquerdo de um cheque - e o número da conta bancária - a série de números que seguem o número do roteiro. Os bancos criam seus próprios sistemas de numeração de contas, de modo que eles podem ter qualquer tamanho.
Colete um cheque cancelado do cliente para confirmar as informações da conta corrente.
Forneça uma declaração por escrito que autorize sua empresa a fazer retiradas da conta especificada, conforme necessário. Se a data de faturamento e o valor faturado permanecerem constantes, deixe os espaços em branco para o cliente ou a agência de faturamento concluírem. Um exemplo de declaração dizia: "Autorizo (nome da empresa) a debitar minha conta por $ ** _ no** _ de cada mês. Certifico que tenho autoridade para autorizar débitos da conta listada acima e concordo com os termos e condições apresentados por este contrato."
Forneça um espaço para que os clientes assinem e datem a declaração para autorizar sua conta.
Inclua todos os termos e condições que você possa precisar em uma seção de “Termos e Condições”. Esses itens podem incluir cláusulas que exijam que o cliente assuma a responsabilidade por quaisquer taxas devolvidas ou negadas e forneça uma notificação da alteração dos detalhes da conta uma semana antes da data de faturamento, bem como delineie disposições para sua empresa ou o cliente cancelar o contrato. com aviso por escrito.
Aviso
Embora você deva manter a cópia original do contrato PAPP, ela deve ser mantida em um local seguro, a fim de manter as informações financeiras de seus clientes protegidas daquelas sem autorização para usá-las.
