Começar ou administrar um negócio é uma aventura empolgante que traz consigo uma série de tarefas, como acompanhar a saúde financeira de sua organização. Há mais de uma abordagem para a gestão financeira, portanto, escolher a base certa de contabilidade para sua organização é crucial para obter uma imagem precisa das tendências financeiras e fazer projeções para sua empresa. O método de contabilidade que você decide também pode afetar quando seus ativos são fluidos. Quer você use um contador ou controle as receitas e despesas, escolha apenas um método de contabilidade e atenha-se a ele com consistência e precisão.
Base de Contabilidade
Os dois tipos de contabilidade que a maioria das empresas usa são o método de base de exercício e de caixa. Algumas empresas usam o método de base modificada, que combina princípios dos métodos de acréscimo e de regime de caixa.
Embora cada método contábil registre ativos, passivos e patrimônio líquido, eles diferem em quando cada um é registrado, impactando, assim, o instantâneo financeiro de um negócio em qualquer ponto determinado.
Os três componentes principais da fórmula contábil básica (que deve ser equilibrada em todos os momentos) são os seguintes:
- Ativos: Ativos referem-se a ativos tangíveis e intangíveis de um negócio, como caixa, terrenos, estoque, edifícios, contas a receber, investimentos e outros itens financeiramente viáveis. Ativos passivos iguais mais patrimônio líquido.
- Responsabilidades: Obrigações referem-se às obrigações financeiras de uma empresa para pagar seus credores por contas a pagar, vencimentos e empréstimos.
- Capital próprio: O patrimônio líquido ou patrimônio líquido do proprietário refere-se aos lucros disponíveis. Patrimônio líquido mais passivo igual a ativo.
Método de acumulação de contabilidade
O regime de competência contabiliza as receitas na demonstração de resultados quando elas são recebidas e corresponde às despesas relacionadas quando a despesa ocorre, não quando as contas são pagas. Acúmulo de resultados contábeis em uma declaração de renda que fornece uma representação precisa da lucratividade de seu negócio por um período específico. Por exemplo, se um representante de vendas fizer uma grande venda em 15 de dezembro, mas não esperar receber o pagamento até 15 de janeiro do ano civil seguinte, o método de acumulação registrará a venda como receita em dezembro.
Da mesma forma, se um grande projeto exigir materiais de pedidos este mês, o método de acumulação contabiliza a fatura como uma despesa, em vez de esperar até que ela seja paga. Esse método ajuda a controlar o dinheiro que você precisa reservar para pagar a fatura. Também ajuda a evitar erros quando você acidentalmente compra algo com dinheiro já designado para outra finalidade.
Se as despesas forem incorridas devido à receita recebida, como suprimentos necessários para instalar móveis de um cliente encomendado, essas despesas serão correspondidas e registradas com a receita, em vez de listadas separadamente, fornecendo uma imagem razoavelmente precisa do capital disponível após a conclusão do projeto. Isso é útil porque mantém ativos e passivos inflados, o que pode acontecer quando são registrados separadamente. Ele também torna o rastreamento das margens de lucro simples e rápido porque as receitas e despesas do mesmo projeto são rastreadas juntas.
Embora a manutenção de uma perspectiva ampla e de longo prazo sobre as finanças seja útil na contabilidade das empresas, o método de acumulação não é isento de suas desvantagens. A contabilidade de acréscimo requer mais estimativas e adivinhações do que a contabilidade de caixa, que lida apenas com receitas e despesas à medida que elas ocorrem. Por exemplo, é possível contar a renda antes que ela realmente esteja em sua conta bancária e, em seguida, gastá-la, enviando uma nova empresa para o vermelho ou mesmo para a falência.
O método de acumulação também leva mais tempo e é melhor supervisionado por um contador profissional que conhece os detalhes de como usar o método de contabilidade de exercício com precisão. Uma área complicada de contabilidade que é melhor deixar para os profissionais é estimar a dívida ou renda que provavelmente não virá. Enquanto sua empresa provavelmente tem clientes confiáveis que pagam suas contas prontamente, haverá quem pague suas contas tarde ou não pague. Um contador profissional sabe estimar essas perdas para lhe dar uma imagem relativamente precisa da saúde financeira da sua empresa.
Bases de caixa de contabilidade
A base de caixa da receita de registros contábeis quando o dinheiro é recebido e as despesas quando elas são pagas. Por exemplo, imagine que sua empresa adquira 75 unidades de conduíte para um próximo projeto de construção, mas a fatura não chega até um mês após o recebimento da mercadoria. Sua conta bancária é um pouco pequena e você espera mais uma semana para pagar a fatura depois que ela é recebida. Você não registra a despesa até esse momento, mesmo que sua empresa já tenha colocado o conduto no projeto de construção. Para uma pequena empresa, pode parecer um alívio não ter que registrar uma despesa até que ela seja paga, mas também pode fazer com que você gaste o seu orçamento acidentalmente e acabe incapaz de pagar o dinheiro que deve a um credor imediatamente.
Os mesmos princípios se aplicam à receita. Por exemplo, você assina um contrato com um novo cliente que concorda em pagar à sua empresa vários milhares de dólares após a conclusão de um grande projeto, que levará alguns meses para ser concluído. Enquanto isso, sua empresa deve comprar materiais e concluir o trabalho, o que é uma despesa. Usando a base contábil, você só tem os fundos que estão atualmente em sua conta bancária disponíveis para comprar suprimentos. Enquanto você não vai acidentalmente ir para o vermelho com o banco, você terá uma imagem inflada das despesas agora e uma imagem inflada de sua renda em dois meses, quando o projeto estiver concluído. Isso torna qualquer registro de dinheiro disponível para o seu negócio impreciso e não confiável.
Embora o método contábil baseado em regime de caixa não seja tão preciso quanto o regime de competência no longo prazo, uma vantagem é que ele não requer tanto espaço de manobra quanto o regime de competência. A estimativa exigida pelo regime de competência é usada com mais segurança por uma empresa que é lucrativa, com alavancagem financeira suficiente para cobrir as despesas antes que a receita seja recebida. Sua empresa pode começar com o método contábil à base de caixa e depois, com a ajuda de um contador profissional, passar para o regime de competência à medida que seu patrimônio aumenta.
Base monetária modificada de contabilidade
A base de contabilidade de caixa modificada combina os pontos fortes da provisão e da base de caixa da contabilidade. Nesse método, a receita é documentada conforme é obtida, usando o método de acumulação. Ao mesmo tempo, as despesas são documentadas quando são pagas, como no método de contabilidade de caixa. Embora o método de base monetária modificado não esteja de acordo com os princípios contábeis geralmente aceitos ou com o GAAP, alguns proprietários de empresas acreditam que ele reúne o melhor dos dois principais métodos contábeis.
Por exemplo, se você contratar para construir uma casa em outubro que será concluída em janeiro, a receita será registrada em outubro. Os materiais de construção que são comprados para a conclusão do projeto são registrados gradualmente ao longo do projeto.Dessa forma, sua empresa mantém um registro preciso de receita e vendas, além de ter a flexibilidade de manter o fluido dos ativos o maior tempo possível durante o próprio processo de construção. Conseqüentemente, a base de contabilidade de caixa modificada pode ser útil para algumas pequenas empresas que têm grandes projetos entrando, sem que a grande conta bancária corresponda.
A desvantagem mais significativa do método de contabilidade de caixa modificado é quando um agente ou auditor externo examina os registros financeiros de sua empresa. Como esse método não está em conformidade com o GAAP, você terá que voltar e converter todos os seus registros para o método de base de caixa ou para o método de contabilização pelo regime de competência. Esse excesso de trabalho custaria à sua organização tempo e dinheiro a longo prazo.
