Embora empresas de quase todos os tamanhos possam usar um sistema empresarial, na maioria dos casos, uma empresa se refere a uma organização de 500 ou mais computadores conectados à mesma rede. Independentemente do tamanho da empresa, todos os sistemas empresariais têm uma coisa em comum: reduzem o esforço exigido pelos gerentes e funcionários no gerenciamento de informações. Os sistemas corporativos integram as informações e os processos usados em toda a organização e, idealmente, os tornam acessíveis em um só lugar.
Três tipos diferentes de sistemas corporativos estão disponíveis hoje:
- ERP: Enterprise Resource Planning
- CRM: Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente
- SCM: Supply Chain Management
Entendendo uma plataforma de software corporativo
Qualquer pessoa que tenha um computador ou um telefone celular já está familiarizado com dois tipos de software: sistemas operacionais e aplicativos. Sistemas operacionais, como o Microsoft Windows, Linux, Android e Apple iOS, acessam o hardware e fornecem uma plataforma na qual os aplicativos podem ser executados. Os aplicativos ou aplicativos, são o software que você usa para jogar e fazer o seu trabalho.
Em um ambiente de negócios, os computadores geralmente são conectados em uma rede por meio de um ou mais computadores poderosos chamados servidores. O servidor pode estar localizado em seu escritório, ou pode estar em outro lugar, que você acessa pela Internet. Aplicativos localizados no servidor, que todos na empresa podem usar ao mesmo tempo, são chamados de software corporativo. Uma empresa pode usar software corporativo para fazer coisas como controlar estoque, gerenciar vendas e pagamentos e armazenar informações de clientes e registros de funcionários.
Dicas
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Quando as pessoas falam sobre a nuvem, elas estão se referindo a um servidor ou a um grupo de servidores que são acessados pela Internet.
ERP: Enterprise Resource Planning Systems
Quando você tem várias funções comerciais que deseja acessar em um sistema corporativo, um pacote de software ERP geralmente faz mais sentido.Assim como a Microsoft reúne seus aplicativos de desktop como Word, Excel e Powerpoint em um único pacote, que pode trabalhar em conjunto, o software ERP agrega aplicativos corporativos em um único pacote que também pode funcionar em conjunto. Esses aplicativos, geralmente chamados de módulos, podem ser comprados em pacotes e, quando você precisar de mais funcionalidades, módulos adicionais podem ser adicionados.
Os sistemas ERP geralmente podem incorporar sistemas de relacionamento com o cliente e de gerenciamento da cadeia de suprimentos em seus módulos.
CRM: Customer Relationship Management Systems
O software CRM é semelhante ao ERP, mas, como o próprio nome indica, está focado nos dados do cliente. É mais usado para vendas, atendimento ao cliente e marketing. Quaisquer detalhes sobre seus clientes podem ser inseridos no sistema CRM, que é disponibilizado para qualquer outra pessoa em sua empresa. Informações pessoais de contato para diferentes pessoas na organização do cliente podem ser armazenadas, bem como histórico de compras, reclamações e devoluções. Depois que esses dados são inseridos, o sistema CRM pode ser usado para prever vendas e ajudá-lo a identificar oportunidades de marketing.
CSM: Supply Chain Management Systems
O software CSM gira em torno dos recursos e da logística necessários para levar os produtos aos seus clientes. Uma cadeia de suprimentos comum inclui o suprimento de matérias-primas de fornecedores, o pedido e o rastreamento de remessas, o acompanhamento dos itens produzidos pelo processo de fabricação, o armazenamento em um depósito e o envio aos clientes. Adequadamente otimizado, um sistema CSM pode fazer pedidos automaticamente com os fornecedores antes que as matérias-primas sejam necessárias, bem como rastrear a eficiência de cada departamento quando ele está sendo fabricado.
Explorando diferentes tipos de módulos ERP
Os diferentes módulos podem acessar esses dados e apresentá-los aos funcionários conforme necessário. Sem esse sistema, um departamento de contabilidade pode usar um sistema, o departamento de vendas outro sistema, enquanto o depósito usa um terceiro sistema. As informações de cada departamento permaneceriam no próprio silo, inacessíveis aos outros departamentos.
Suponha, por exemplo, que você possuísse uma empresa que fabricasse botas de chuva. Sem um sistema corporativo, cada departamento seria executado independentemente um do outro. Se o departamento de vendas conseguisse um novo cliente, teria que entrar em contato com a contabilidade para obter o cliente configurado e aprovado para crédito. Uma vez aprovado, o departamento de contabilidade teria que notificar o departamento de vendas de que o primeiro pedido poderia ser processado. Então alguém teria que coordenar com o armazém e o departamento de produção, enquanto o departamento de compras e os departamentos de recursos humanos precisariam ser trazidos para garantir que houvesse suprimentos e funcionários suficientes para processar o pedido. Cada uma dessas etapas envolveria e-mails e telefonemas em toda a empresa, bem como para o cliente até o envio do pedido.
Usando um sistema corporativo, através de vários módulos, tudo isso pode ser feito automaticamente e muito do mesmo sem qualquer interação humana, o que acelera o processo e reduz o erro humano.
Módulo de vendas: Seu representante de vendas conquista um novo cliente, uma cadeia de lojas de varejo localizada no Canadá, que deseja comprar 1.000 botas do mesmo design e tamanhos variados. Ela insere as informações do cliente no módulo de vendas.
Módulo Contábil: O departamento de contabilidade recebe a notificação de que um novo cliente foi adicionado. Eles verificam as informações do cliente e executam uma verificação de crédito. Depois que o pedido do cliente é aprovado, o representante de vendas recebe a confirmação, incluindo o preço de venda e o desconto do cliente.
Módulo de Inventário: Como o representante de vendas confirma o pedido, o sistema informa que há 200 dessas botas em estoque, que podem ser enviadas imediatamente. As botas restantes precisam ser fabricadas e podem ser enviadas em duas semanas.
Módulo de Produção: Quando o pedido é confirmado, o gerente de produção é notificado de que ele precisa ter 800 botas dos tamanhos necessários.
Módulo de Recursos Humanos: Com o último pedido, os recursos humanos são notificados de que atingiram um novo limite e, com base na previsão atualizada de vendas para o trimestre, mais dois funcionários devem ser contratados.
Módulo de Compras: Os novos pedidos de botas acionam automaticamente um pedido para o fabricante de borracha da empresa para manter o estoque em seu limite mínimo.
Módulo de Acompanhamento de Pedidos: O novo cliente canadense pode entrar no site da sua empresa para ver quando o pedido será enviado. O sistema também exibe outros produtos que varejistas semelhantes solicitaram no último mês.
Módulo de Suporte à Decisão: Você vê que as encomendas para o Canadá têm crescido, dando-lhe os dados que você precisa para decidir se deve ou não contratar um representante de vendas para esse país. Olhando para os estilos específicos que estão vendendo lá, você percebe que pode haver mercados para botas de estilo semelhantes para este novo mercado.
Benefícios e falhas de sistemas corporativos
Selecionar o software empresarial certo pode melhorar a produtividade, diminuir os custos, aumentar as vendas e tornar as decisões de gerenciamento muito mais eficientes. Em uma época de comércio global, se seus concorrentes já estão usando soluções corporativas para simplificar o fluxo de informações, não ter uma plataforma corporativa pode torná-lo menos competitivo e colocar sua empresa em risco.
Por outro lado, adotar uma solução corporativa é muito parecido com colocar todos os seus ovos de dados em uma cesta. Um problema com a instalação poderia paralisar todos os departamentos. Em uma pesquisa de 2015, 21% dos entrevistados descreveram o lançamento de sua solução de ERP como uma falha. Problemas podem incluir:
- Treinamento inadequado da equipe para operar o novo sistema.
- Não entender os requisitos do pessoal.
- Configuração incorreta dos dados necessários para o sistema acessar.
- Falha em proteger dados confidenciais de serem acessados por hackers.
Enquanto alguns problemas podem causar dores de cabeça por apenas algumas semanas, outros podem durar vários anos. Historicamente, as implementações de empresas pobres são conhecidas por derrubar corporações bilionárias. Um estudo de caso clássico em uma má implementação de ERP já causou a falha da Hershey em levar o chocolate ao mercado de varejo a tempo para o Halloween, fazendo com que os preços das ações caíssem drasticamente. Nos últimos anos, a entrada mal-sucedida da Target no Canadá também foi atribuída a uma implementação de ERP mal organizada.
