Em comparação com o envio de fax, o envio por email é um método mais conveniente de obter informações de um ponto para outro.Mas você ainda não deve eliminar o aparelho de fax como uma ferramenta essencial para o escritório. Claro, há uma máquina congestionada ocasional, sinal de ocupado e página em falta, mas máquinas de fax valem a pena e têm vantagens: documentos maiores podem ser enviados, algumas pessoas os veem como uma forma mais profissional de comunicação empresarial e assinaturas assinadas em fax são legítimas.
Escreva o nome do destinatário e do remetente do fax nas seções Para e De da folha de rosto do fax.
Escreva seus números de telefone e fax no fax apropriado e no número do telefone. Campos. Isso é útil no caso de o destinatário ligar ou enviar um fax de volta.
Insira o número total de páginas incluídas no fax, incluindo a folha de rosto no Nº total. de páginas ou n º seção da folha de rosto. Isso informa ao destinatário quantas páginas eles devem esperar receber no fax.
Escreva de uma a três palavras descrevendo a finalidade do fax na seção RE da folha de rosto. Inclua um número de referência, se aplicável.
Preencha a caixa apropriada ou circule a descrição da palavra apropriada, indicando a urgência do fax ou a resposta desejada do destinatário.
A maioria dos faxes inclui descritores de resposta, como: Para revisão (nenhuma ação é necessária), Favor comentar (resposta obrigatória), Urgente (manipular imediatamente), Confidencial (somente para determinados olhos) ou Por favor, responda (resposta obrigatória).
Escreva notas ou instruções adicionais que você gostaria que o destinatário lesse ou estivesse ciente na seção inferior em branco (Comentários) da folha de rosto do fax.
Insira a data em que você está enviando o fax na parte superior da folha, depois de revisar o fax e garantir que todas as seções relevantes da folha de rosto estejam completas.
Dicas
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Imprima de forma clara e legível para garantir que a folha de rosto seja legível.
Use tinta azul ou preta caso a folha de rosto seja digitalizada ou fotocopiada.
Aviso
Evite enviar informações confidenciais por fax. Não há como saber quem está do outro lado.
