Para se tornar um líder da indústria ou simplesmente para avançar em sua carreira, você deve dominar a arte da comunicação, ou o processo no qual os indivíduos interagem, trocam e interpretam significados. Transmitir de forma inconsciente as informações por meio de bate-papo ocioso é fácil. Comunicar eficazmente requer habilidade e delicadeza. Para se comunicar com sucesso, você precisa ser capaz de apresentar idéias de forma eficaz, persuasiva, clara e concisa.
Como dominar a arte da comunicação nos negócios
Como uma qualidade essencial no mundo dos negócios, a comunicação pode fazer ou quebrar sua carreira. Para se tornar um líder da indústria ou simplesmente para avançar em sua carreira, você deve dominar a arte da comunicação, ou o processo no qual os indivíduos interagem, trocam e interpretam significados. Transmitir de forma inconsciente as informações por meio de bate-papo ocioso é fácil. Comunicar eficazmente requer habilidade e delicadeza. Para se comunicar com sucesso, você precisa ser capaz de apresentar idéias de forma eficaz, persuasiva, clara e concisa. A comunicação só é bem sucedida quando o remetente e o destinatário entendem o conteúdo da informação apresentada da mesma maneira. Então, como você domina a arte da comunicação?
Entenda os princípios básicos da comunicação Primeiro, você precisa ter clareza sobre o motivo pelo qual está se comunicando e, em seguida, comunica sua mensagem sem gerar mal-entendidos e confusão. Diminua a frequência de mal-entendidos com uma comunicação clara, concisa, precisa e bem planejada. Considere seus objetivos, pois você deve articulá-lo para alcançá-lo. • O que você quer que seu público se lembre? • O que você quer transmitir? • O que você quer que sua mensagem alcance?
Em segundo lugar, você precisa saber como enviar as informações de tal forma que elas possam ser decodificadas corretamente pelo receptor. O sucesso depende tanto da informação clara quanto da antecipação e eliminação de possíveis fontes de mal-entendidos. A chave: conhecer o seu público. Sua mensagem está sendo entregue aos membros individuais da audiência, e todos entram no processo de comunicação com suas próprias idéias e crenças, o que, sem dúvida, influenciará sua compreensão da mensagem. Além disso, é essencial que você entenda os pontos fortes e fracos dos diferentes canais de comunicação que incluem, mas não estão limitados a, pessoalmente, telefone, email e texto. Certifique-se de usar o canal apropriado para sua mensagem. Por exemplo, dar longas direções pelo telefone provavelmente não é o caminho mais eficaz. Da mesma forma, nem está fornecendo feedback negativo via e-mail. Examine os pontos fortes e fracos de todos os canais de comunicação em relação à sua mensagem para garantir que você escolha o canal que melhor comunicará a mensagem. Seja receptivo ao feedback do seu público, especialmente ao se comunicar pessoalmente ou por telefone. Preste muita atenção às reações verbais e não verbais à sua mensagem para ajudar a avaliar se o público entendeu o significado das informações apresentadas. Outra maneira de aumentar suas habilidades de comunicação nos negócios é remover quaisquer barreiras que possam causar mal-entendidos. Potenciais barreiras à sua mensagem podem ser qualquer coisa, desde que sejam longas, usando o canal de comunicação errado, desorganizadas na apresentação da informação, usando linguagem verbal e não verbal, oferecendo muita informação muito rapidamente, não entendendo a cultura do público e não apresentar uma mensagem simplificada e concisa. Além dessas diretrizes gerais, você pode aperfeiçoar suas habilidades de comunicação concentrando-se em áreas de comunicação mais generalizadas, como criar primeiras impressões eficazes e vinculadas, transmitir linguagem corporal não verbal correta, comunicar-se verbalmente, escutar ativamente, concentrando-se no desenvolvimento de sua redação. habilidades e aprendendo a etiqueta apropriada para se comunicar através de canais tecnológicos.
Crie uma primeira impressão duradoura O objetivo de criar uma primeira impressão duradoura é estabelecer conforto, confiança e rapport com a pessoa que você está encontrando. Basta uma rápida olhada, aproximadamente três segundos, para que alguém o avalie ao se encontrar pela primeira vez. Sua opinião sobre você é rapidamente formada com base em sua aparência, linguagem corporal, comportamento, maneirismos e como você está vestido. Nos negócios, é fundamental que você sempre crie uma impressão de presença profissional. Algumas maneiras fáceis de fazer uma primeira impressão poderosa e eficaz são as seguintes: • Faça contato visual direto e amigável para desenvolver a confiança mútua. • Levante-se e sente-se ereto, pois uma boa postura cria uma impressão instantânea de competência e mostra que você está confortável em situações de negócios. • Mantenha contato visual através do aperto de mão e direcione a pessoa pelo nome. • Chegue de dez a quinze minutos antes do horário marcado. • Vista-se adequadamente para a reunião. Conheça as tradições e normas que você não quer mostrar em um terno de negócios quando todo mundo está vestido casual. • Mantenha uma aparência limpa e arrumada. Faça uma verificação rápida de trinta segundos antes da reunião. • Sorria com calor e confiança. • Seja cortês e atencioso.
As primeiras impressões são todas sobre a geração de uma percepção de presença profissional para estabelecer credibilidade. Use sua linguagem corporal para projetar a confiança e a autoconfiança apropriadas, sorrindo alto para deixar os outros à vontade, fazendo contato amigável com os olhos, cumprimentando-os com firmeza, oferecendo cortesias a todos, projetando entusiasmo e graciosidade genuínos e vestindo-se adequadamente.
Re-enfatize sua mensagem através da comunicação não-verbal Apenas cerca de sete por cento do significado emocional em uma mensagem é composto das palavras reais e outro trinta e oito por cento é comunicado através do nosso tom de voz e inflexão de voz. Isso significa que cinquenta e cinco por cento do nosso significado nas mensagens é transmitido através de comunicação não-verbal, que inclui expressão facial, gestos e postura. Assim, mesmo quando você pode estar dizendo uma coisa, sua linguagem corporal pode estar expressando algo completamente diferente. Profissionais experientes utilizam habilidades de comunicação não-verbal para construir confiança e rapport com clientes e colegas, mantendo sua linguagem corporal consistente e congruente com sua mensagem verbal. Para prosperar no mundo dos negócios, você deve aprender a não apenas transmitir sua mensagem verbalmente, mas também não verbalmente. Use comunicação não-verbal conscientemente e intencionalmente para torná-lo uma fonte de poder e força em suas interações de negócios. Primeiro, entenda os pontos fortes e fracos de sua comunicação não-verbal, depois divida os componentes e pratique uma execução impactante, consistente e natural, começando com o contato visual. Tente começar com o seguinte: • Examine sua entrada em uma sala. Você é notado quando entra em um quarto? • Você oferece sua mão imediatamente ao encontrar alguém, independentemente de raça ou sexo? • Você sempre faz contato visual com outras pessoas durante reuniões e conversas? • Você tende a gesticular de uma forma que pode atrapalhar a capacidade de alguém se conectar com você? • Os sinais não verbais enviados são claros e consistentes com sua mensagem? Ou as pessoas geralmente estão confusas sobre onde estão com você? • Você está ciente de suas reações faciais em diferentes situações?
Nossa presença física é o que os outros percebem quando nos encontram, portanto, certifique-se de exalar energia, ter postura correta, um aperto de mão firme e fazer um contato visual amigável. Aprenda a não apenas dominar sua linguagem corporal inicial, mas também suas reações a outras pessoas, como manter um rosto impassível quando está com raiva. Por fim, aprenda a combinar e espelhar adotando as maneiras e maneirismos da pessoa ou pessoas com quem você está interagindo.Combinar níveis de energia, expressões faciais, tom de voz, vocabulário e ritmo é a maneira mais rápida de construir rapport no processo de comunicação. As pistas não verbais fornecem um contexto para interpretar o conteúdo bruto da comunicação, então você precisa garantir que sua mensagem verbal e não verbal permaneça em sincronia.
Reviver a comunicação verbal A comunicação face a face será sempre o melhor canal de comunicação. Nunca subestime o valor do tom de voz e a emoção transmitida pela linguagem corporal, especialmente ao criticar alguém ou fornecer feedback negativo. Se você está discordando de alguém enquanto suas palavras podem estar expressando sua discordância, seu tom, postura e contato visual podem, ao mesmo tempo, expressar seu valor e respeito pela opinião da outra pessoa. Embora uma conversa telefônica também seja um melhor canal de comunicação, ainda fica distante em relação às interações face a face. Contamos com a riqueza de sugestões não-verbais para interpretar o significado por trás das palavras de outras pessoas e as reuniões face a face ajudam a compensar possíveis barreiras que poderiam interpretar mal a mensagem pretendida. Então, se você estiver em dúvida sobre qual método usar, comunicar-se com alguém cara a cara é sempre o método mais seguro e eficaz de garantir que sua mensagem seja comunicada de forma eficaz. Se tiver dificuldade em se expressar verbalmente, tente algumas das seguintes opções para ajudar a aprimorar suas habilidades de comunicação verbal: • Observe as interações verbais em seu escritório para ouvir como os indivíduos apresentam ideias aos clientes, para ouvir o tom da inflexão de voz e voz usado ao apresentar idéias e como pontos de diferença são debatidos. • Pratique expressar suas idéias para amigos e familiares e peça que critiquem você. Certifique-se de saber se eles entenderam o que você estava tentando transmitir ou não. • Obtenha um trabalho de vendas em meio período para ajudá-lo a ganhar confiança em se expressar e se comunicar verbalmente com outras pessoas. • Utilize histórias, citações e piadas para ajudar a transmitir sua mensagem. • Organize suas idéias de antemão e prepare sua mensagem. • Escolha suas palavras com cuidado. Fale especificamente, de forma concisa e evite linguagem descuidada. • Seja positivo em atitude e na seleção de palavras. • Use linguagem vívida, exemplos, permaneça otimista e use uma variedade de tons de voz para manter o público envolvido. • Tape-se para entender melhor o seu estilo de comunicação único.
Dominar a comunicação verbal desenvolve o crescimento pessoal, bem como melhora as relações e interações de negócios. As palavras têm o poder de criar emoções e levar as pessoas a realizar a ação desejada. Capitalize o poder da comunicação verbal para ajudá-lo a alcançar seus objetivos de carreira.
Conheça o poder da escuta ativa Embora exprimir suas próprias ideias seja importante na comunicação, ouvir ativamente os outros é tão importante quanto dominar a arte da comunicação. Um grande pedaço de comunicação efetivamente envolve ouvir com sucesso. Apenas cerca de 25-50% do que estamos ouvindo é realmente lembrado, o que significa que você deve fazer um esforço consciente para não apenas ouvir as palavras que alguém está dizendo, mas para tentar entender a mensagem total sendo transmitida. Não subestime o poder do silêncio. Concentre-se em ouvir, não pensando no que você vai dizer a seguir, em vez disso, faça um esforço consciente para se concentrar mentalmente e ficar fisicamente alerta. Tornar-se um ouvinte ativo requer tempo, paciência e prática. Utilize os seguintes elementos abaixo para ajudar a melhorar suas habilidades de escuta ativa. • Concentre sua atenção no alto-falante. Preste muita atenção à sua comunicação não verbal. • Mostre que você está ouvindo através de sua linguagem corporal, gestos, sorriso e acenos ocasionais. • Reconheça o que a outra pessoa está dizendo com um aceno ocasional ou “uh huh”. • Forneça feedback positivo parafraseando o que foi dito, fazendo perguntas abertas ou resumindo periodicamente. • Adiar o julgamento até que o orador tenha terminado completamente de apresentar sua mensagem. Não interrompa. • Não permita que seus filtros pessoais, suposições, julgamentos e crenças distorçam as informações que você está ouvindo. Para esclarecer a compreensão, resuma o que foi dito. • Dê à pessoa sua atenção total. Não permita que você se distraia com seu ambiente.
Ouvir é mais do que simplesmente ouvir as palavras sendo ditas. Ouvir ativamente implica concentrar-se no tom de voz, seleção de palavras, linguagem corporal não verbal, inflexão de voz, não tirar conclusões precipitadas e não distorcer o que está sendo dito por nossas próprias percepções. Ouvir ativamente é ser objetivo e aberto ao que alguém está comunicando, sem permitir que nossas crenças pessoais influenciem a mensagem. Crie relacionamentos de negócios melhores e diminua os conflitos de relacionamento, refinando sua capacidade de se comunicar por meio da escuta ativa.
Ilustre a distinção através de uma escrita notável
Como uma forma mais concreta de comunicação, a palavra escrita deixa menos espaço para erros e erros. Em uma sociedade tecnologicamente adepta, onde a comunicação escrita está rapidamente se tornando o método preferido de comunicação, ser capaz de se comunicar efetivamente através da escrita é uma habilidade importante a ser aperfeiçoada. No local de trabalho de hoje, os empregadores procuram ativamente indivíduos que possuam a capacidade de se comunicar efetivamente por meio da palavra escrita. Então, como você pode polir suas habilidades de escrita? • Evite palavras de gíria. • Afaste-se dos símbolos e evite clichês. • Sempre soletre nomes corretamente. • Mantenha frases curtas e simples. • Revise, revise, revise. • Revise os documentos até que estejam claros e concisos. Evite qualquer informação estranha. • Certifique-se de que os documentos estejam organizados logicamente. • Edite sua redação para escolha de palavras e redundâncias. • Use pontuação correta e gramática correta. • Melhore seu vocabulário usando um dicionário para procurar o significado de palavras desconhecidas. • Leia todas as chances que você recebe. Quanto mais você lê, mais você expande seu vocabulário e aumenta sua consciência de uma escrita eficaz.
Aprenda a ver a escrita como uma habilidade que deve ser continuamente aperfeiçoada através da prática e do esforço. Pratique a escrita eficaz em todas as oportunidades, mesmo quando estiver escrevendo e-mails simples para amigos e familiares. A comunicação escrita tem um impacto duradouro e uma presença permanente, por isso tenha sempre um cuidado especial com o que você comunica através da escrita.
Demonstre a etiqueta apropriada na comunicação tecnológica Como o ambiente de trabalho do século XXI se torna mais diversificado e tecnologicamente mais adequado, suas habilidades de comunicação devem ser continuamente refinadas para garantir o sucesso na carreira. Como o antigo modelo de gestão da ditadura é substituído por uma gestão participativa e maior uso de equipes, o antigo método de comunicação que privilegiava a comunicação presencial ou de voz para voz está sendo substituído por métodos de comunicação impessoais como e-mail, fax e correio de voz. Apesar do aumento do uso de tecnologia para comunicação e enquanto eles fornecem uma solução rápida para transmitir informações, tenha em mente que esses métodos deixam mais espaço para mal-entendidos e conflitos. Tente apenas comunicar informações factuais por meio desses canais. Reserve toda a comunicação que envolva qualquer emoção expressa por métodos pessoais, como pessoalmente ou por telefone.
Juntando tudo As habilidades de comunicação exemplares são algumas das qualidades mais procuradas no mundo dos negócios. Como Robert Kent, o ex-reitor da escola de negócios de Harvard, resumiu de forma tão adequada: "Nos negócios, a comunicação é tudo." Sem a capacidade de comunicar de forma eficaz, somos incapazes de transmitir mensagens com precisão, deixar que os outros saibam o que pensamos ou sentimos, construir parcerias, motivar os outros ou resolver conflitos. À medida que você sobe mais alto profissionalmente, as habilidades de comunicação só se tornarão mais essenciais para o seu sucesso. Ser capaz de comunicar com sucesso equivale a uma carreira de sucesso.
