À medida que seu negócio se expande e se torna mais bem-sucedido, seu sistema de arquivamento em papel pode se tornar entediante e impraticável. É por isso que muitos proprietários de empresas optam por usar um banco de dados. Embora os bancos de dados ajudem a tornar as organizações mais eficientes, elas não estão isentas de falhas. Projetar um banco de dados pode ser caro e demorado. Problemas técnicos podem levar a danos extensos. Além disso, uma empresa deve gastar tempo treinando funcionários para usar o novo banco de dados.
Design que consome tempo
A conversão de arquivos em papel para um sistema de banco de dados eletrônico pode ser complexa, difícil e demorada. Várias etapas devem ser seguidas ao alternar para um banco de dados. O líder do projeto deve determinar o objetivo do banco de dados e reunir todas as informações que precisam ser organizadas. O designer de banco de dados deve criar as tabelas necessárias que dividirão as informações, especificarão as chaves primárias, configurarão relacionamentos de tabela, refinará o design e aplicará regras de normalização que evitam a manutenção de informações redundantes em vários locais. Dependendo do nível de habilidade, projetar o banco de dados pode levar vários dias a várias semanas.
Problemas técnicos
Ocasionalmente, o banco de dados pode encontrar erros que danificam praticamente todas as informações contidas nele. Ao contrário dos arquivos em papel, se um erro é feito no banco de dados, ele pode ter um efeito dominó. Pequenos erros de cálculo podem levar à necessidade de uma grande revisão do sistema. Backups regulares são críticos para limitar o potencial de danos.
Dispendioso
A conversão para um banco de dados pode ser muito cara. O proprietário da empresa incorrerá em vários custos. Quanto mais complicado o design do banco de dados, mais ele custará. A empresa deve comprar o pacote de software que oferece a máxima flexibilidade para bancos de dados personalizados e permite o crescimento. Em muitos casos, o proprietário da empresa terá que contratar um profissional para garantir que o trabalho seja feito corretamente. Ela deve investir o suficiente no planejamento da estrutura do banco de dados para garantir o melhor desempenho.
Treinamento exigido
A conversão para um banco de dados significa que o proprietário da empresa deve treinar os funcionários para usar o novo software. Os funcionários devem tirar tempo de suas funções normais de trabalho para serem treinados. O proprietário da empresa também pode ter que contratar instrutores para liderar as aulas de treinamento. Alguns funcionários podem ser resistentes à nova tecnologia. As sessões de treinamento podem levar de várias horas a vários dias, e a adoção total da tecnologia pode levar muito mais tempo do que isso. Dependendo do tempo que os funcionários demoram para aprender como navegar no sistema, o treinamento e a adoção podem diminuir a produtividade.
