Você está fechando sua empresa. Talvez você esteja se aposentando ou entrando na oportunidade para um empreendimento diferente. Todas as empresas geram documentos e, uma vez encerrado seu negócio, a questão de por quanto tempo manter esses documentos deve ser abordada.
As razões para manter registros
Agências governamentais, como a Receita Federal e os departamentos de tesouraria do estado, são as entidades mais prováveis que poderiam solicitar vários documentos comerciais anteriores. Manter todos os tipos de registros relacionados a negócios será valioso se houver necessidade de fundamentar reivindicações, transações e informações arquivadas nas declarações fiscais. Embora haja um estatuto de limitações em muitos assuntos de negócios em certos casos, como uma investigação de fraude ou outras ações civis ou criminais movidas contra uma empresa, registros de negócios passados podem ser necessários, independentemente de há quanto tempo os eventos ocorreram. Você nunca sabe quando os registros de negócios antigos podem ser úteis, por isso é aconselhável manter todos os registros de negócios, desde que seja viável. Dito isto, há diretrizes gerais quanto ao período de tempo para manter documentos comuns.
Períodos específicos de retenção de item
A partir da data do depósito, mantenha cheques cancelados, boletos bancários, extratos bancários e extratos de crédito por pelo menos três anos. Segure extratos bancários, registros de estoque, faturas, registros de vendas, fitas de caixa registradora, W-2s, 1099s e outros documentos de declaração de impostos por pelo menos seis anos. Se sua empresa foi criada como corporação, mantenha as demonstrações financeiras corporativas mensais e trimestrais por pelo menos três anos.
Registros para manter indefinidamente
Armazene pagamentos relacionados ao pessoal e documentos associados, como a remuneração do trabalhador, os registros previdenciários e as retenções de imposto de renda do empregado, pelo tempo que for possível. Se um funcionário passado da empresa pedir subsídio de desemprego, se candidatar a um novo emprego ou tiver dúvidas desde o seu tempo de trabalho, ter esses registros acessíveis será mais valioso. Todos os documentos corporativos devem ser mantidos indefinidamente, mesmo que a corporação não esteja mais no mercado. Tais documentos incluem o certificado de incorporação, atas de reunião do conselho de administração, contratos de trabalho, transações de ações, patentes e marcas registradas e quaisquer documentos relacionados ao tribunal. Registros de ativos corporativos e contas a receber e a pagar devem ser mantidos.O prazo de prescrição do IRS é de três anos a partir da data de apresentação dos formulários fiscais para auditoria de devoluções. Como mencionado, no entanto, manter registros que provem renda e deduções deve ser retido indefinidamente, se possível.
Entidades que podem solicitar registros anteriores
As agências federais com maior probabilidade de solicitar informações de documentos anteriores são a Receita Federal, o Departamento do Trabalho, a Administração da Previdência Social, a Comissão de Oportunidades Iguais de Emprego e a Imigração e Naturalização. Registros para órgãos estaduais, como a divisão de tributação e os municípios locais também devem ser mantidos o maior tempo possível, mesmo depois que o negócio tiver cessado a operação. Armazene os arquivos em um local seguro, de preferência em um local protegido contra incêndio, inundação, roubo e outras perdas. Alguém além de você também deve saber onde esses registros importantes são mantidos.
