Registros de contas a pagar são documentos importantes para um indivíduo ou empresa. Idealmente, sua empresa deve implementar um sistema de armazenamento ou arquivamento que permita que proprietários e outras pessoas recuperem recibos e registros de ativos e contas, quando necessário. Embora sua empresa não tenha que manter os registros de contas a pagar permanentemente, ela deve mantê-los por pelo menos 10 anos.
Uma década de registros
Por quanto tempo você deve manter seus registros comerciais arquivados depende da ação, despesa ou evento que o documento registra, de acordo com o Internal Revenue Service. Documentos que dizem respeito a transações e pagamentos devem ser mantidos por pelo menos 10 anos, segundo a Financial Web. Tais documentos incluem extratos bancários, contratos, registros de contas a pagar e receber e cheques cancelados.
Rochas eficazes de manutenção de registros
A principal razão para manter registros de contas a pagar é se alguém tiver uma dúvida sobre uma venda ou um contrato antigo. Nesses casos, você precisa localizar itens relacionados à venda ou contrato em tempo hábil. Ter acesso a registros de contas a pagar também é importante caso um cliente ou funcionário processe seus negócios.
Mantenha o IRS feliz
O IRS sugere segurando registros que suportam um item de renda ou deduções em uma declaração fiscal até que o período de limitações para esse retorno se esgote, que é o período de tempo em que você pode alterar sua declaração de imposto para reivindicar um crédito ou reembolso. Isso significa que você deve ter registros de contas a pagar disponíveis para que você possa documentar ganhos ou perdas na venda ou descarte de um ativo pelo período de tempo em que o ativo permanece em serviço. Depois, você deve manter todos os registros e recibos referentes ao ativo por mais três anos, de acordo com o QBalance.com.
Mais do que registros
Para maximizar o espaço e minimizar a possível perda de registros de incêndio, roubo ou destruição, sua empresa pode querer ficar sem papel. Ao transferir registros de contas a pagar para um sistema de arquivamento eletrônico, sua empresa pode reduzir os custos administrativos e o tempo de pessoal. Os programas estão disponíveis online e localmente em lojas de material de escritório. As taxas se aplicam e variam muito dependendo do programa. Os sistemas de contas a pagar automatizadas geralmente fornecem faturamento eletrônico, serviços de pagamento e rastreamento / relatórios on-line.
