Todas as empresas, independentemente do setor, têm obrigações administrativas que precisam ser gerenciadas para que a empresa funcione com eficiência. Estes deveres são frequentemente desempenhados por um secretário, recepcionista, assistente administrativo, assistente executivo ou gerente de escritório. Em empresas menores, onde essas funções podem não existir, os funcionários devem trabalhar juntos para garantir que as tarefas administrativas sejam concluídas.
Armazenando Informações
Arquivar documentos importantes em locais apropriados de maneira oportuna é um dever administrativo que inclui a colocação de pastas em gabinetes de arquivos ou documentos em programas on-line de gerenciamento de documentos. Sistemas precisos de arquivamento garantem que os funcionários tenham acesso a registros financeiros, registros de clientes e pesquisas.
Encontrando informação
A pesquisa de informações para clientes, gerentes e colegas de trabalho, seja on-line, nos sistemas de arquivamento de escritórios ou em livros, é um dever administrativo essencial que ajuda as empresas a obter as informações necessárias para iniciar e concluir projetos. Esta informação é frequentemente compilada, resumida, distribuída às pessoas necessárias e apresentada num relatório ou numa folha de cálculo.
Atendimento Telefones
Se você possui uma agência de publicidade ou uma lavanderia, os clientes vão ligar com perguntas sobre produtos e serviços, horário de funcionamento, solicitações de informações ou com perguntas sobre preços. Responder a essas chamadas e atender às necessidades dos clientes é um dever administrativo que pode afetar o sucesso ou o fracasso de uma corporação. Uma comunicação ineficiente com clientes em potencial pode deixar uma má impressão da organização. É importante que a pessoa que executa este dever administrativo seja gentil, cortês e bem informada sobre a empresa.
Saudação visitantes
Quando um visitante entra em um escritório, uma recepcionista ou secretária geralmente está sentada à porta para dizer “olá”, dar as boas vindas ao visitante no local de trabalho, ajudar com perguntas e encaminhá-lo para a pessoa apropriada, escritório ou divisão. Seja um entregador deixando um pacote ou um cliente chegando para um compromisso agendado, saudar os visitantes é um dever administrativo essencial.
Compra de equipamentos e suprimentos
Manter salas de suprimentos e armários abastecidos com papel, canetas e outros materiais de escritório é um dever administrativo. As tarefas atribuídas a esses cargos incluem receber pedidos de outros funcionários, rastrear pedidos, dispersar itens na chegada e lidar com faturas, geralmente em conjunto com a equipe financeira.
Criar e gerenciar comunicações escritas
Além de escrever e-mails e cartas comerciais para criar relatórios, planilhas e bancos de dados, deveres administrativos também incluem a criação e o gerenciamento da distribuição dessas comunicações escritas. Quer essas comunicações sejam para colegas de trabalho ou clientes, as tarefas são concluídas usando programas de processamento de texto e planilhas eletrônicas para criar documentos profissionais e concisos.
Preparação para Reunião
A criação de salas de conferência e salas de reunião, a organização de refeições, a organização e a instalação de equipamento audiovisual e a preparação de agendas enquadram-se na categoria de deveres administrativos. Esses deveres essenciais são essenciais quando as empresas realizam conferências ou reuniões com clientes no escritório ou fora dele.
